Gestión de compras y ventas - Sistema de administración

COMPRAS--OBJETIVOS DEL SISTEMA

Administrar la gestión de abastecimiento de bienes y servicios para el normal funcionamiento de la organización. Emisión de documentación Pedido de cotización Orden de compra Informe de recepción Actualización de registros Cuentas corrientes Cuentas documentadas Stocks Generación de subdiarios

Aspectos a tener en cuenta

Parametrizable Administración de usuarios Multimoneda Inclusión de adicionales Cumplimiento automático de la orden de compra con la captura del informe de recepción o factura

Archivos / Tablas de la base de datos

Maestro de proveedores Solicitudes de compra y pedidos de reaprovisionamiento pendientes de cumplimiento Saldos en cuenta corriente y documentadas Artículos y existencias físicas (sistema de stock) Estadísticas de últimas compras Entre muchos otros.

Estructura del sistema - módulos Versión de 6 módulos:

Administración de proveedores Administración de solicitudes de compra y pedidos de reaprovisionamiento Pagos y cuentas corrientes Cuentas documentadas Subdiarios y contabilidad Estadísticas y operaciones especiales

MOD 1 Administración de Proveedores

Administración de datos fijos de los proveedores Operaciones ABM de proveedores Mantenimiento y control del archivo maestro de proveedores Listados y reportes principales Padrón de proveedores Altas de proveedores en un periodo. Modificaciones de proveedores en un periodo Bajas de proveedores en un periodo. Precios de últimas compras Etiquetas

Mód 2 – Adm. sol. de compra (SC) y ped. de reaprovisionamiento (PR)

Calcular y emitir los comprobantes que se originan durante la gestión de abastecimiento a partir de la carga de las SC y PR (pedido de cotización, orden de compra, informe de recepción, etc.) y mantener actualizados los registros relativos al procesamiento de pedidos de compra y su estado. Operaciones Control formal de los pedidos de compra (SC y PR) Selección de proveedores Evaluación de proveedores Adjudicación de la compra Recepción de la compra Listados y reportes principales Pedidos de cotización Planilla de evaluación de propuestas Orden de compra Informes de recepción Ordenes de compra pendientes de cumplimiento Ordenes de compra cumplidas Informes de recepción pendientes de factura de proveedores Etc.

Módulo 3 – Pagos y cuentas corrientes

Administrar las cuentas corrientes acreedoras de la empresa, manteniendo actualizado sus saldos y su composición en función de los comprobantes pendientes de cancelación. Operaciones Emisión y procesamiento de ordenes de pago Captura de datos necesarios para su funcionamiento desde el módulo de administración de solicitudes de compra y pedidos de reaprovisionamiento Actualizar las cuentas corrientes de los proveedores Listados y reportes principales Ordenes de Pago Certificado de retención de IVA y/ o ganancias Ficha de cuenta corriente de proveedores ( o resumen de cuenta) Analítico de cuenta corriente de proveedores Antigüedad de la deuda (vencida y a vencer) Proyección de pagos

Módulo 4 – Cuentas documentadas

Administrar las carteras de documentos a pagar (parecido a pagos y cuentas corrientes) Operaciones Emisión y procesamiento de ordenes de pago con pagaré Captura de datos necesarios para su funcionamiento desde el módulo de administración de solicitudes de compra y pedidos de reaprovisionamiento y el de pagos y cuentas corrientes Actualizar las cuentas documentadas Listados y reportes principales Inventario de pagarés emitidos con su fecha de vencimiento Ficha de cuenta documentada ( o resumen de cuenta) Analítico de cuenta documentada Proyección de egresos de fondos para el cash flow

Módulos 5 – Subdiarios y Contabilidad

Capturar las operaciones realizadas en los otros módulos del sistema (fundamentalmente las referidas a las compras y a los pagos) Operaciones Listar los subdiaros correspondientes a compras y pagos Emitir los asientos de diario y armar el archivo necesario para su transferencia al sistema contable Clasificar operaciones y emitir listados para cumplir con los requerimientos impositivos Listados y reportes principales Subdiaro de compras y de IVA compras Subdiario de egresos Asiento resumen de diario

Módulos 6 – Estadísticas y Operaciones especiales

Capturar las operaciones realizadas en los otros módulos del sistema a fin de generar estadísticas útiles a los distintos niveles de la empresa (fundamentalmente las referidas a la Gerencia Media) Operaciones Generación de gráficos Exportación de datos para trabajarlos en planillas de cálculo Listados y reportes principales Compras (por sector, por gerencia, por tipo de compra, en comparación con el presupuesto, etc.) Pagos (ordenes de pago, atrasos, evolución, etc.) Saldos pendientes de pago Otros

VENTAS

Administrar la gestión comercial de la empresa. Esto se traduce en: Emisión de la documentación que ampara tales operaciones: remitos – facturas Actualización de los registros que se ven afectados por ellas: cuentas corrientes, cuentas documentadas y stock En base a los mismos generar subdiarios, más el respectivo asiento resumen para el libro diario

Aspectos a tener en cuenta

QUE EL SISTEMA ADMITA MONEDA NACIONAL Y EXTRANJERA. INTEGRACION DE SUS MODULOS COMPONENTES. OPCIONES DE FACTURACION EN LINEA O EN LOTE. FACTURAR SIN NOTA DE PEDIDO. QUE SE PUEDAN INCLUIR FLETES,IMPUESTOS Y ALTERNATIVAS DE VENTA. GENERAR INFORME PARA LA GESTION LIQUIDACION DE COMISIONES A VENDEDORES. CONSIGNAR DOMICILIOS DE ENTREGA DIFERENTE AL COMERCIAL DEL CLIENTE.

Estructura del sistema

Versión de 9 módulos: MODULO 1 ADMINISTRACION DE CLIENTES MODULO 2 ADMINISTRACION DE PRECIOS DE ARTICULOS. MODULO 3 ADMINISTRACION DE VENDEDORES. MODULO 4 ADMINISTRACION DE PEDIDOS Y FACTURACION. MODULO 5 COBRANZAS Y CTAS,CORRIENTE. MODULO 6 CUENTAS DOCUMENTADAS. MODULO 7 CHEQUES DIFERIDOS. MODULO 8 SUBDIARIOS Y CONTABILIDAD. MODULO 9 ESTADISTICAS Y OPERACIONES ESPECIALES.

Módulo 1 – Administración de clientes

ADMINISTRA LOS DATOS FIJOS DE LOS CLIENTES TALES COMO: CODIGO DE CLIENTE. APELLIDO Y NOMBRE O RAZON SOCIAL. DOMICILIO, TELEFONOS, MAIL. NUMERO DE IDENTIFICACION TRIBUTARIA Y/O PREVISIONAL. DOMICILIO DE ENTREGA DE LA MERCADERIA. VENDEDOR QUE LO ATIENDE. NOMBRE DEL CONTACTO ARCHIVOS: POCO VOLATILES OPERACIONES BASICAS A-B-M DE LOS DATOS. LISTADOS: PADRON DE CLIENTES. ALTAS – BAJAS Y MODIFICACIONES. ETIQUETAS .

Módulo 2 – Administración de precios de artículos

ADMINISTRA LOS DIVERSOS ATRIBUTOS DE LOS ARTICULOS. PRECIOS,IMPUESTOS DATOS DE LAS ULTIMAS COMPRAS O PROCESOS PRODUCTIVOS. FUNCIONES: ALTAS , BAJAS Y MODIFICACIONES. ARCHIVOS: ARTICULOS,STOCK,LISTA DE PRECIOS. LISTADOS : MAESTRO DE ARTICULOS LISTA DE PRECIOS PRECIOS DE LAS ULTIMAS COMPRAS LISTADOS POR EXCEPCION.

Módulo 3 – Administración de vendedores

OPERACIONES QUE REALIZA: ALTAS ,BAJAS Y MODIFICACIONES CONDICIONES CONTRACTUALES LIQUIDACION DE COMISIONES. ARCHIVO: MAESTRO DE VENDEDORES. LISTADO E INFORMES: COMISIONES POR VENDEDORES COMISIONES LIQUIDADAS EN DETERMINADOS PERIODOS MAESTRO DE VENDEDORES ALTA ,BAJA Y MODIFICACIONES.

Módulo 4 – Administración de pedidos y facturación

CALCULA Y EMITE LOS COMPROBANTES REMITOS ,FACTURAS,NOTA DE DEBITO Y NOTA DE CREDITO Y POSIBILIDAD DE ARMADO DE HOJA DE RUTA. OPERACIONES MAS IMPORTANTES: CONTROL FORMAL CONTROL DE CREDITOS CONTROL DE STOCK EMISION DE LOS FORMULARIOS SEÑALADOS ADMINISTRACION DE LAS CTAS.A COBRAR NO TRABAJA CON ARCHIVOS MAESTROS UTILIZAARCHIVOS DE TRANSACCIONES

Módulo 4 – Administración de pedidos y facturación

INTEGRACION CON OTROS MODULOS: ACTUALIZA LUEGO DE LA EMISION DE COMPROBANTES LOS ARCHIVOS DE LOS MODULOS. CUENTAS CORRIENTES ADMINISTRACION DE ARTICULOS DOCUMENTOS: REMITO,HOJAS DE RUTAS , FACTURAS, FACTURAS PROFORMA, NOTA DE DEBITO Y NOTA DE CREDITO. LISTADO DE OPERACIONES REALIZADAS: ITEMS FACTURADOS PEDIDOS PENDIENTES PEDIDOS DESPACHADOS REMITOS PENDIENTES DE FACTURACION.

Módulo 5 – Cobranzas y cuentas corrientes

ADMINISTRA LAS CTAS .CTES.DE LA EMPRESA. RECIBE FLUJO DE INFORMACION DEL MODULO ADMINISTRACION DE PEDIDOS Y FACTURACION, SOBRE FACTURAS, ND Y NC EFECTUA TRES OPERACIONES BASICAS EMISION Y PROCESAMIENTO DE RECIBOS OFICIALES CAPTURA DE DATOS DEL MODULO 4 ADMINISTRAR LAS CTAS A COBRAR EN CTAS,CTES DE LA EMPRESA. SALIDAS RECIBO OFICIAL. FICHA O RESUMEN DE CTAS.CTES. ANALITICO DE CTAS.CTES. RESUMEN DE CTAS CTES. ANTIGUEDAD DE DEUDAS. PROYECCION DE COBRANZAS EN FUNCION DE LAS FECHAS DE VTOS.

Módulos 6 y 7 – Ctas documentadas y cheques diferidos

SUELEN PRESENTARSE COMO MODULOS ADICIONALES. ADMINISTRA LA CARTERA DE DOCUMENTOS A COBRAR Y CHEQUES DIFERIDOS. FUNCIONAMIENTO SIMILAR AL DE CTAS CTES. SALIDAS REFERIDAS AL INGRESO Y EGRESO DE DOCUMENTOS CLASIFICADOS POR DISTINTOS ATRIBUTOS. PROYECIONES FINANCIERAS

Módulos 8 – Subdiarios y Contabilidad

CAPTURA INFORMACION DE OTROS MODULOS. ARMA LOS ARCHIVOS NECESARIOS PARA TRANSFERENCIA AL SISTEMA DE CONTABILIDAD. EMITE LOS SOPORTES DE INFORMACION CORRESPONDIENTES. SUBDIARIOS DE VENTAS DE I.V.A. SUBDIARIOS DE COBRANZAS. RESUMENES PARA EL IMPUESTOS A LOS INGRESOS BRUTOS.

Módulos 9 – Estadísticas y Operaciones especiales

TRABAJA A BASE DE INFORMACION DE LOS OTROS MODULOS. ESTADISTICAS QUE DEBEN SER DEFINIDAS PREVIAMENTE. EJEMPLOS VENTAS REALIZADAS EVOLUCION EN EL TIEMPO COBRANZAS REALIZADAS COBRANZAS PENDIENTES VARIOS.