Gestión de Compras, Pagos y Existencias: Proceso Detallado

El Proceso de Compras y Documentación

Los justificantes: Es necesario que las operaciones que realiza la empresa queden debidamente reflejadas en soportes materiales para que exista constancia de los hechos, y que las personas encargadas de su registro puedan demostrar las operaciones que se han realizado. Muchos de los documentos que se producen en una empresa no son independientes, sino que guardan relación entre ellos. Podemos agruparlos según se generen en las siguientes fases temporales:

1. El cliente solicita bienes, servicios, o ambos, mediante un documento denominado pedido.
2. Recepción del pedido. La empresa vendedora pondrá el producto a disposición del cliente o le prestará los servicios solicitados. Emitirá un documento en el que dejará constancia de esa entrega: albarán o nota de entrega (no tiene por qué incluir precios).
3. El proveedor entregará al cliente el documento en el que se muestran las cantidades y conceptos de los albaranes, se ponen los precios convenidos y se especifica el modo de pago. Se trata de la factura.
4. Conforme a la fórmula de pagos pactada, el cliente deberá hacer efectivo el importe de la factura, referente al pago.

El Pedido

Es una solicitud en firme de materiales que realiza la empresa a un proveedor después de haber valorado las ofertas recibidas de un conjunto de proveedores. La mayoría de las empresas exigen que para dejar constancia de la solicitud se realicen por fax. El pedido puede ser firmado. La numeración de los pedidos se debe anotar su número en la copia del boletín de compra archivada por orden numérico, así como en el libro de registro de compras. Del pedido deben enviarse dos copias al suministrador para que devuelva una firmada y sellada en señal de aceptación.

Tipos de Pedidos

Según el objeto de la solicitud:

• Pedido de servicios u obras: se solicita alguna prestación del tipo personal o por la realización de un trabajo determinado.
• Pedido de materiales: los realizados por solicitudes de materiales.

Según el destino del material:

• Pedido para consumos extraordinarios: pueden ser materiales que existen en el almacén, pero que por necesitarse para consumos extras hayan sido solicitados expresamente con este fin.
• Pedidos de reposición: son aquellos cuya iniciativa parte del almacén. Se refieren a materiales sobre cuyas existencias se han fijado un stock mínimo.

Según la forma:

• Pedidos normales: las cantidades solicitadas se han ajustado en función de la política de aprovisionamiento.
• Pedidos programados: pueden abarcar uno o varios materiales. Se producen como consecuencia de un estudio realizado sobre los materiales. El estudio se realiza para obtener el consumo estimado en un periodo de tiempo, que será el que abarque el pedido. Inconveniente: consiste en determinar la cantidad total a solicitar, es conveniente que sea algo inferior a la prevista, para no correr el riesgo de aumentar excesivamente el stock. Ventaja: reducir los costes de gestión y los precios de adquisición.
• Pedidos abiertos: se parte de un grupo de materiales y se analizan los consumos históricos y los previstos, los stocks mínimos y las existencias y las cantidades de dichos materiales pendiente de suministro. Una vez realizado el estudio, se solicitan las correspondientes ofertas y que se refieren a los siguientes aspectos:
  • (a) Cantidades solicitadas: las cantidades indicadas en el pedido, no existe compromiso de compra nada, las cantidades previstas para cada material lo son a título indicativo.
  • (b) Plazos de entrega: pueden adoptar varias formas, los plazos más frecuentes suelen ser muy cortos.
  • (c) Existencias del suministrador: consiste en exigir al suministrador que disponga de las cantidades fijadas como stock mínimo de cada material.
  • (d) Forma de expresar la necesidad: varias formas: teléfono, fax.
  • (e) Importe del pedido. Pueden adoptar dos posiciones: establecer precios fijos durante todo el tiempo de vigencia del contrato, o aceptar las subidas de los precios de estos materiales que ocurran durante la duración del pedido. Ventajas: reducen stock inmovilizado, permiten que las existencias de estos materiales en almacén sean bajas, producen mayor rotación de los materiales, reducen los costes de gestión, reducen los precios de adquisición, reducen los plazos de aprovisionamiento, disminuye el número de facturas, reducen en un gran porcentaje el número de boletines de reposición. Inconvenientes: elevan el número de recepciones, exigen un estudio previo a la realización.

Impreso de Pedido

A cada tipo de pedido anterior le corresponde un impreso diferente.

Control de Pedidos

Con la finalidad de llevar un control sobre los pedidos efectuados, es conveniente tener un libro de registro para hacer su seguimiento.

Recepción de las Mercancías

Es la aceptación, que se realiza al proveedor para que este pueda enviar la factura. Para otorgar el consentimiento, lo normal es firmar una copia del albarán suministrada por el proveedor. Los vigilantes de la empresa deberán saber adónde deben dirigirse los pedidos. Una vez pasado ese control se pueden presentar dos variantes:

• Que el transporte sea una agencia, exigiendo la firma del destinatario en el albarán del transporte.
• Que el transportista sea directamente el suministrador, el recepcionista del almacén firmará dicho albarán.

Una vez se encuentre el pedido en el almacén se procederá a su análisis, por lo que se deberán comparar albarán y pedido y compararlas. Dará lugar a los siguientes pasos:

• Pales: comprobar que la mercancía venga lo necesariamente protegida.
• Recepción cualitativa: por los técnicos de empresa. El sistema de comprobación se trata de observar que la mercancía recibida reúna las características exigidas.
• Recepción cuantitativa: por los encargados del almacén. Se harán las siguientes comprobaciones: que el material tenga grabado la marca solicitada, que sea igual al existente, que sea correcto el catálogo, si existe.

Factura

Documento que justifica legalmente una operación de compraventa. Será emitida por el vendedor de los bienes. En la factura aparece una serie de datos con carácter obligatorio, como son: datos del proveedor, fecha de factura, número de factura, datos del cliente, número de unidades entregadas de cada bien, diversos conceptos relacionados con la operación, importe total de la operación, condiciones de pago.

Normas

Cuando las operaciones son repetitivas, lo normal es incluir en una sola factura la totalidad de las operaciones realizadas por un mismo destinatario, como máximo de un mes. Se admite que las facturas dirigidas a un mismo destinatario contengan diferentes operaciones, deben constar separadamente. En las ventas “al por menor” bastará con poner a continuación del precio la “expresión IVA incluido”. Los profesionales y empresarios que realicen operaciones para quienes no tengan la consideración de tales, podrán sustituir la factura por un talonario de vales numerados, se podrá hacer en los siguientes casos: ventas al por menor, ventas ambulantes, transporte personas, etc. Las facturas deben expedirse en el acto o en el plazo de 30 días desde el devengo. Deberán entregarse al destinatario en el mismo momento de la expedición o en los 30 días hábiles siguientes. El vendedor debe expedir un original de cada factura emitida, pudiendo expedir un duplicado cuando concurran varios destinatarios o en caso de pérdida del original, con la expresión sobrescrita “duplicado”. Los vendedores deben conservar copia de cada factura emitida durante 6 años a partir de la expiración del plazo. Cuando se hayan adquirido bienes de inversión mueble, deben conservarse durante 10 años. Si son inmuebles 15 años. Los adquirentes empresarios deben conservar las facturas recibidas dentro del plazo de prescripción. Los profesionales y empresarios sujetos al IVA deberán llevar obligatoriamente dos libros registros: el libro de registro facturas emitidas y facturas recibidas.

Conceptos Incluidos en la Factura

Gastos de compras como:

• Portes: están gravados al mismo tipo impositivo de la mercancía que se transporta, de manera que si en unas facturas se transportan artículos al 16, 7 y 4% de IVA, se deben prorratear los portes entre los distintos artículos.
• Seguros: sujetos al mismo tipo impositivo que la mercancía. Suponiendo que en una factura existan artículos sujetos al mismo tipo impositivo diferentes, debemos prorratearlos entre los distintos artículos.
• Descuentos: disminución sobre el precio con el que están marcados los artículos. Podemos distinguir:
  • Descuentos comerciales: disminuciones conseguidas por rebajas o negociaciones con el proveedor.
  • Descuentos por pronto pago: se conceden abonando rápidamente el importe de la compra. Se aplican sobre la cantidad resultante después de haber restados los descuentos comerciales y de cantidad. Si hubiera gastos como portes, etc. El descuento se aplicaría después de incluirlos.
  • Descuentos por cantidad: se otorgan a los compradores que realizan una gran cantidad de pedidos.
• Unidades bonificadas: se facturan pero el importe económico de estas unidades aumentan el descuento comercial.

Factura Rectificativa

Pueden surgir por: errores de factura o devolución de géneros. La base imponible de la factura de rectificación es la que corresponde a las variaciones efectuadas.

Libros Obligatorios para el Registro de las Facturas

Los sujetos pasivos están obligados a llevar: libro de facturas emitidas y recibidas y el libro de registro de bienes de inversión. Excepciones: sujetos acogidos al Régimen Especial Simplificado, los acogidos Régimen Especial de agricultura, ganadería y pesca, y los sujetos al Régimen Especial del Recargo de Equivalencia. El libro de registro de facturas recibidas constará de: número de recepción y fecha, proveedor y naturaleza de la operación, base imponible y tipos tributarios correspondientes, cuota del IVA soportado. Las facturas se deberán anotar individualmente, aunque es posible la anotación de varias en un solo apunte.

Libros Auxiliares

Las empresas suelen llevar una serie de libros auxiliares, entre los que destacamos el libro de coste por artículos.

Clasificación de las Formas de Pago

Cuando el pago es aplazado el proveedor incluye intereses. Hay dos posturas: no incluirlos dentro del coste del producto, sino como un coste global de la empresa o incluirlos dentro del coste de los productos, al igual que la mano de obra, materia prima y los gastos generales.

Formas de Pago

• Al contado: recibo (en efectivo, cheque, pagaré, transferencia, letras de cambio con vencimiento hasta 90 días).
• Aplazado: superior a 90 días (letras de cambio, recibos domiciliados).

El efectivo es el medio de pago más utilizado en las transacciones de comercio al por menor. Al encontrarse en la caja de la empresa, no tiene ninguna rentabilidad financiera.

El Cheque

Es el mandato puro y simple de pagar una suma determinada en euros.

Clases de Cheque

• Al portador: lleva la indicación del tenedor en blanco, o la expresión al portador. Para cobrarse deberá ser identificado y aportar el NIF.
• Nominativo: extendido a una persona determinada. Se pide la firma del tenedor en el dorso como garantía del “recibí”.
• Para abonar en cuenta: es una prohibición de pago en efectivo. Se abonará solo en la cuenta del librado.
• Conformado: el librador o tenedor de un cheque podrá solicitar del banco librado que preste su conformidad al mismo. Cualquier mención de certificación, visado, conforme u otra semejante firmada por el librado en el cheque acredita la autenticidad de este y la existencia de fondos suficientes en la cuenta del librador. El librado retendrá la cantidad necesaria para el pago del cheque a su presentación hasta el vencimiento del plazo fijado en la expresada mención o en su defecto del establecido en el artículo 135 de la ley cambiaria y del cheque (15 días).
• Cruzado: son aquellos que se cruzan con dos barras paralelas, indicando que el banco librador solo podrá pagar a un banco o a un cliente de él.
• Cheque en moneda extranjera: el tenedor de un cheque en moneda extranjera sea residente o no, podrá percibirlo del librado en la misma moneda y si lo presenta a un tercero, este podrá tomarlo al cobro o bien admitirlo a negociación o en firme abonándolo al tenedor. El cheque puede librarse a favor o a la orden del mismo librador, por cuenta de un tercero o contra el propio librador, siempre que se emita entre distintos establecimientos.

Partes del Cheque

Para que un título pueda ser considerado cheque deberá tener:

• La denominación del cheque inserta en el texto.
• El mandato puro y simple de pagar una suma determinada.
• El nombre del que debe pagar, denominado librado, que necesariamente ha de ser una entidad de crédito.
• El lugar de pago.
• La fecha y el lugar de emisión.
• La firma del que lo expide, denominado librador.
• Tenedor o tomador es quien cobra el cheque.

Acciones en Caso de Falta de Pago

Según el art.146 de la ley cambiaria y del cheque, el tenedor podrá ejercitar su acción de regreso (podrá cobrar) contra los endosantes, el librador y los demás obligados cuando presentando el cheque en el tiempo hábil no fuera pagado, siempre que la falta de pago se acredite por alguno de los medios siguientes: por protesto notarial o por declaración equivalente al protesto, que la propia ley cambiaria establece y reconoce con los mismos efectos.

Los Cheques Bancarios

Son documentos emitidos por las propias entidades crediticias contra la cuenta corriente de un cliente. Su finalidad es la de agilizar la labor de las empresas para atender pagos periódicos y repetitivos. Una modalidad de esto son los cheques nómina y los cheques de carburante.

Letra de Cambio

Tiene 2 características:

• Todos los datos referentes a las obligaciones y a los derechos derivados de la existencia de una letra de cambio han de estar escritos en el propio documento.
• Debe cumplir ciertos formalismos, sin los cuales pierde su auténtica naturaleza.

La letra de cambio presenta una ventaja jurídica para las empresas: en caso de impago, se utiliza la vía del juicio ejecutivo, que es rápido, sobre todo si se compara con el juicio declarativo ordinario.

Requisitos de la Letra de Cambio

Para que este documento sea válido en él deben aparecer:

• La denominación de la letra de cambio inserta en el texto del título.
• El mandato puro y simple de pagar una suma determinada.
• El nombre del librado que es la persona que ha de pagar.
• El vencimiento.
• El lugar en que se pagará.
• El nombre de la persona a la que se pagará.
• La fecha y el lugar en que se libra.
• La firma del librador, que es quien emite la letra.

Si faltara alguno de los datos anteriores no se considera letra de cambio, salvo en los siguientes casos:

• Cuando falte el vencimiento, se considerará pagadera a la vista.
• Si no designa lugar específico de pago, se entenderá que es el domicilio del librado que figure en la letra.
• La letra de cambio que no indique el lugar de su emisión se considerará librada en el lugar designado junto al nombre del librador.

Personas que Intervienen en una Letra de Cambio

• Librador: es quien emite la letra. Su firma ha de aparecer necesariamente en ella.
• Librado: quien pagará la letra. Es necesario que el librado firme la letra para que esta quede aceptada. Es decir, hasta que el librado no firme la aceptación de la letra, no está obligado a hacerse cargo de ella. La aceptación se ha de escribir en el propio documento. Se expresará mediante la palabra acepto u otra equivalente e irá firmada por el librado.
• El tomador: es la persona a quien se ha de hacer el pago, siempre que ella misma no indique que debe hacerse por orden suya a otra persona.
• Los endosantes y endosatarios: si el tomador da la orden de que se pague a otra persona, debe hacerlo constar por detrás de la propia letra. A esta cesión de la letra se le da el nombre de endoso, y en virtud de ella el tomador se convierte en endosante y la persona a quien cede sus derechos se le llama endosatario.

El Timbre de la Letra de Cambio

Tributa en función de dos factores: el importe de la letra de cambio y el vencimiento de la misma. Por lo que respecta al vencimiento de la letra, cuando sea superior a 6 meses (contados desde la fecha de su emisión) el timbre será el que corresponda al duplo del importe de la letra de cambio.

Protesto de la Letra de Cambio

La entidad de crédito que presenta la letra o pagaré está obligada a obtener el protesto por falta de aceptación o pago en la forma prevista en la ley. El protesto de la letra efectuado por la declaración del librado, del domiciliatario o de la cámara de compensación, deberá ser efectuado por falta de aceptación o de pago dentro de los 5 días hábiles siguientes al vencimiento.

El Endoso

La letra de cambio al igual que el cheque puede ser transmisible por endoso total o pleno. El endoso al portador equivaldrá al endoso en blanco. Debe firmarse en la letra o en el suplemento. El endosante, salvo que haya una cláusula que señale lo contrario, garantiza la aceptación y el pago frente a los tenedores posteriores. Los endosos tachados se considerarán como no escritos. Cuando el endoso contenga la mención de “valor de cobro”, “en cobranza” u otra similar, el tenedor podrá ejercer todos los derechos derivados de la letra, pero no podrá endosar esta sino a título de comisión de cobranza. Las cláusulas de devolución sin gastos, sin protesto o cualquier otra indicación equivalente, deberán venir firmadas por el librador para dispensar al tenedor de levantar el protesto.

El Aval

El pago de la letra podrá garantizarse por el aval ya sea en su totalidad o en parte de su importe. Se expresará mediante las palabras “por aval” e irá firmado por el avalista. La simple firma de una persona en el anverso de una letra vale como aval (siempre que no sea la del librado o librador). El aval deberá indicar en el reverso a quien se avala. A falta de esta indicación se entenderá avalado el aceptante y en defecto de este el librador.

Las Transferencias

Tipos de Transferencias

• Internas: son aquellas en las que tanto la cuenta del ordenante como la del beneficiario está abiertas en la misma entidad de depósito (será traspaso si el ordenante manda transferir a otra cuenta a su nombre en la misma entidad bancaria).
• Externas: son aquellas en las que intervienen más de dos entidades de crédito, dando lugar a la transmisión por alguno de los procedimientos de compensación interbancaria. Hay dos modalidades de este tipo:
  • Directas: en ellas el beneficiario es cliente de la entidad de depósito a la que la entidad iniciadora dirige la transferencia.
  • Indirectas: son aquellas en las que el cliente beneficiario no es cliente de la entidad a la que la entidad ordenante dirige la transferencia, siendo esta la que haciendo de intermediaria, realiza la orden a una tercera entidad en la que el beneficiario de la transferencia tiene cuenta.

Sistemas de Transferencias

En la actualidad existen 2 sistemas mayoritarios: el subsistema general de transferencias (SNC-003) perteneciente al sistema nacional de compensación electrónica y el sistema de intercambios de órdenes de transferencia en soporte magnético, gestionado por el centro de cooperación interbancaria (CCI). Lo normal es que una transferencia entre dos entidades distintas ordenada en el día X sea transmitida el mismo día X y abonada en el día X+1, con valoración de día X+2.

El Recibo

Es un documento que acredita el pago de una cantidad adeudada, extendido por el que recibe el dinero y destinado al que realiza el pago. En él constan apartados: número de recibo, nombre o razón social del destinatario, fecha de expedición o emisión, importe expresado en letras, motivo por el que se extiende el recibo y firma de quien emite el recibo.

Criterios para la Codificación de Pago

La mayoría de las empresas utilizan un sistema de codificación para pagos que hace posible un mejor control de los mismos. Los 6 primeros dígitos corresponden al código del proveedor. Los siguientes indican el número de documento que se paga (023). Los siguientes la modalidad de pago (01). El siguiente a un único pago (1). Los dígitos (A05) corresponden al día 4 de mayo, porque 20 días después de la fecha de factura es 27 de abril y el primer día de pago es el 4 de mayo. Los últimos dígitos es el importe a pagar. Ejemplo: 400025/023/01/1/A05/3000.

Definición y Clasificación de las Existencias

Definición de Existencias

Atendiendo a la definición del Plan General de Contabilidad, podemos considerar a los materiales, de forma general, los bienes tangibles, y con la posibilidad de ser almacenables, que la empresa adquiere en el exterior, con la finalidad de utilizarlos en el proceso productivo para la obtención de productos finales, o bien, para el mantenimiento de los equipos productivos. Se recogen bajo el epígrafe de Existencias. Serán, por tanto, los bienes propiedad de la empresa por la empresa destinados a la venta, en la actividad normal de la explotación, o bien, para su transformación o incorporación al proceso productivo. Se pueden considerar como aquellos elementos patrimoniales que se caracterizan por su movilidad o rotación y desaparecen por su cuenta o por la incorporación en el proceso productivo. Figuran en el activo del Balance y pertenecen al grupo 3 del Plan General de Contabilidad. Los materiales se pueden clasificar atendiendo a diversos criterios, en donde se destacan los siguientes:

Clasificación de las Existencias

Atendiendo a la clasificación del Plan General de Contabilidad

1. Materias primas: elementos que se incorporan al proceso productivo para la obtención del producto final de la empresa, objeto de su actividad; es decir, son aquellos elementos que, mediante elaboración o transformación se destinan a formar parte de los productos fabricados.
2. Elementos y conjuntos incorporables: son aquellos elementos que se incorporan al proceso productivo para la obtención del producto final, pero que no son la base de dicho producto; se añaden a la materia prima en una fase posterior del proceso productivo.
3. Materias auxiliares: son elementos que no forman parte del producto final, pero que su consumo se relaciona directamente con el volumen de producción.
4. Materiales para consumo y reposición: se trata de elementos destinados a la estructura de la empresa, es decir, a mantener la capacidad estructural de la misma; tienen fines de reparación para la prevención del equipo. Pueden ser los materiales energéticos, repuestos y combustibles.
5. Productos en curso: son aquellos materiales, que una vez que han salido del almacén, se incorporan al ciclo de producción, incrementando su valor. Se encuentran en fase de formación o transformación en un centro de actividad, una vez terminado el ejercicio.
6. Productos semiterminados: aquellos fabricados por la empresa, y no destinados, normalmente a la venta, hasta que no hayan sido sometidos a procesos de elaboración, incorporación o trasformación. Pueden ser considerados como los productos finales de los procesos productivos intermedios.
7. Productos acabados: son el producto final del proceso productivo, por lo tanto, son fabricados por la propia empresa y están destinados al consumo final o a la utilización por otras empresas. Están destinados al producto final.

Atendiendo a la imputación contable de los diferentes materiales en la determinación del coste del producto

1. Materiales directos: son aquellos materiales que pasan directamente a formar parte del producto final, es decir, que pueden identificarse de forma fácil con un producto determinado. Representarán el mayor porcentaje de costes de materiales del producto.
2. Materiales indirectos: serán todos los elementos destinados y utilizados en la fabricación de un producto, diferentes de los materiales directos. El coste derivado del consumo de materiales indirectos se considera como gastos generales de fabricación, que han de imputarse al producto a través de diversos criterios de reparto.

Atendiendo a la capacidad de almacenamiento

1. Materiales almacenados: en general, existe un desfase temporal entre el momento de recepción de los diversos elementos y su utilización en el proceso productivo. Se almacenan en lugares destinados especialmente para ellos. Dentro de este grupo podemos incluir todos los elementos excepto los combustibles.
2. Materiales no almacenables: son aquellos que no gozan de la característica de poder almacenarse en lugares físicos. Dentro de este grupo incluimos todos los materiales energéticos, como son luz, teléfono, etc, que se recogen, en el Plan General de Contabilidad bajo el epígrafe de materiales para consumo y reposición.

La Contabilidad de Costes se utiliza un sistema de inventario permanente, para controlar, en todo momento, las entradas y salidas de elementos en almacén, y poder determinar la cantidad consumida en el proceso productivo para calcular el coste del producto final.

Desde la óptica interna y en función de la naturaleza y concepto de materiales, bajo "costes de materiales" se recoge el valor económico de los elementos consumidos en el proceso productivo para la obtención del producto final, caracterizándose por ser inventariables. Normalmente, se trata de elementos que pasan inicialmente por un proceso de almacenamiento antes de ser aplicados en el proceso productivo.

Funciones del Departamento de Compras Respecto a las Existencias

El control de los materiales dentro de la empresa se extiende desde el momento en que la empresa realiza el pedido hasta que se incorporan al proceso productivo. Hay tres tipos de funciones básicas:

1. Funciones propias de compra.
2. Funciones de recepción de los materiales o aprovisionamiento.
3. Funciones del almacén.

Funciones Propias de Compra

Contacto con los distintos proveedores. Establecer el volumen óptimo de pedido. Negociar de forma óptima. Efectuar la orden de compra. Plantear la estrategia a los proveedores.

Funciones del Aprovisionamiento

Son todo tipo de operaciones para abastecer a la empresa de todo tipo de materiales.

Función del Almacén

Es almacenar y custodiar todos los materiales que entran, clasificarlos atendiendo a diversas características.

Codificación de los Materiales

Es obligado indicar que esta codificación es independiente del PGC, aunque en ciertas empresas pueden establecer una relación de codificación con el proveedor. La codificación cumple un doble objetivo: Identificación geográfica, y la identificación del material. Los tipos de codificación pueden ser alfabéticas, numéricas y alfanuméricas. Pasos para conformar la estructura de una codificación: Elegir un sistema, determinar el número de dígitos y letras, precisar los almacenes, y confeccionar un índice o libro maestro. El código de barras: Los diversos espesores de las barras y separaciones de las mismas proporcionan información al lector para su descodificación y posterior gestión de artículos.

El Coste de los Materiales

Precio de Adquisición

Comprenderá el consignado en factura más todos los gastos adicionales que se produzcan hasta que los bienes se hallen en almacén, tales como transportes, aduanas, seguros, etc. El importe de los impuestos indirectos que recaen sobre la adquisición de las existencias sólo se incluirá en el precio de adquisición cuando dicho importe no sea recuperable directamente de la Hacienda Pública.

Coste de Producción

Se determinará añadiendo al precio de adquisición de las materias primas y otras materias consumibles los costes directamente imputables al producto. También deberá añadirse la parte que razonablemente corresponda de los costes indirectamente imputables a los productos de que se trate, en la medida en que tales costes correspondan al período de fabricación.

Desde el punto de vista contable, la valoración de los elementos inventariables se puede realizar atendiendo a diversos criterios, entre los que destaca los valores de entrada en almacén y los valores de salida del mismo.

Para valorar los materiales, se han de cumplir los siguientes principios contables:

• Principio de prudencia: las existencias se valorarán al coste más bajo entre el precio de mercado o el coste de producción.
• Principio del precio de adquisición: como norma general todos los materiales se contabilizarán por su precio de adquisición, cuando sean adquiridos en el exterior o coste de producción, cuando sean transformadas por la propia empresa.
• Principio de la empresa en funcionamiento: se considerará que la gestión de la empresa tiene prácticamente una duración ilimitada, por lo que el valor de las existencias está relacionado con la actividad económica de la empresa, que se supone ilimitada.
• Principio de registro: todas las operaciones relacionadas con las entradas y salidas de materiales han de estar registradas en contabilidad en cuanto nazcan los derechos en obligaciones que los mismos originen.
• Principio de uniformidad: adoptado un criterio de aplicación de los principios contables, este se mantendrá en el tiempo y deberá aplicarse a todos los elementos patrimoniales que tengan las mismas características. Adoptado un criterio de valoración este se mantendrá en ejercicios sucesivos.
• Principio del devengo: la imputación de ingresos y gastos deberá hacerse en función de la corriente real de bienes y servicios que los mismos representan y con independencia del momento en que se produzca la corriente monetaria o financiera derivada de ellos, es decir, las existencias se consideran como compras y como ventas en el momento de la transmisión de la propiedad de la mercancía.
• Principio de correlación de ingresos y gastos: el resultado del período se calcula detrayendo del total de los ingresos los costes asociados a los mismos, incorporando aquellos beneficios y quebrantos no relacionados claramente con la actividad de la empresa. Las compras registradas en un ejercicio económico deben ser las necesarias para generar las ventas registradas en dicho periodo económico.
• Principio de no compensación: no podrán compensarse las partidas del activo y del pasivo del balance ni las de gastos e ingresos que integran la cuenta de pérdidas y ganancias, establecidos en los modelos de cuentas anuales. No podrán compensarse cuentas de compras y ventas de mercancías así como de clientes o proveedores para no perder información acerca del movimiento de los materiales.
• Principio de importancia relativa: podrá admitirse la no aplicación estricta de alguno de los principios contables siempre y cuando la importancia relativa en términos cuantitativos de la variación que este hecho produzca sea escasamente significativa.

Con relación a las provisiones para depreciación de materiales, no existe una unanimidad con relación a su inclusión o no en la determinación de coste del consumo de materias primas.

Valoración de las Entradas en Almacén

Para determinar el valor de las entradas de existencias en almacén, es necesario diferenciar entre aquellas que se adquieren fuera de la empresa y las que son producidas por ella misma.

Para los materiales que la empresa adquiere en el exterior, la norma de valoración número 13 del Plan General de Contabilidad, establece que deben valorarse por su precio de adquisición, que comprenderá el precio de compra más todos los costes originados de la función de compra. En el caso de los impuestos de carácter indirecto, sólo se incluirán, como mayor valor de las existencias, aquellos que no se puedan recuperar de forma directa de Hacienda Pública. Para la determinación del precio de adquisición se deben deducir los descuentos por volúmenes de operaciones, pero nunca los descuentos por pronto pago, dado su carácter financiero.

Cuando los materiales son fabricados por la propia empresa, en su valoración deben incorporarse el consumo de todos los factores utilizados para la obtención de los mismos, es decir, de los costes directos más una parte proporcional de los indirectos consumidos por la empresa.

El Control de Materiales

Para realizar un control en almacén la empresa deberá de comprobar los siguientes conceptos en cada uno de los pedidos recibidos:

Verificar la cantidad, realizando un recuento de ellas, independientemente de su origen y valor.Verificar la calidad, con relación a sus propiedades físicas o químicas y sus dimensiones.Verificar las facturas de los proveedores, para comprobar si los materiales recibidos responden a las cantidades y especificaciones requeridas en la orden de compra. Prevenir errores a través de una organización que permita desarrollar su actividad de la mejor forma posible, modificando, en los casos necesarios, los documentos que sean necesarios para el mejor control de los materiales. Los diferentes procedimientos de control de existencias son:1.- El pedido cíclico es un método basada en la revisión de los materiales en un ciclo regular o de forma periódica. El período de tiempo transcurrido entre una revisión u otra, o la duración del ciclo, dependerá de la naturaleza de los artículos del almacén. Los artículos que tengan mayor importancia, tendrán un ciclo más corto.2.- El método mín-max se basa en la suposición de que los elementos deben presentarse a niveles mínimos y máximos. Una vez que se han determinado ambos niveles, cuando el inventario alcanza el volumen mínimo es el momento para realizar el pedido y llegar a alcanzar el volumen máximo. 3.- El método de doble compartimiento se utiliza cuando los materiales son económicos. Se trata de un método sencillo y de mínimo trabajo. Dentro de los almacenes de la empresa se establecen dos compartimientos. En uno de ellos, se coloca la cantidad de materiales que se consumen entre un pedido y otro. En el segundo, se mantienen los materiales que se pueden consumir entre que se tramita una orden de compra hasta que el pedido se recibe más el stock de seguridad. 4.- Sistema de pedido automático: se trata de un sistema de almacén que se basa en la solicitud automática de un nuevo pedido de materiales cuando el almacén alcance una determinada cantidad. 5.- El plan ABC se utiliza cuando la empresa dispone de un número considerable de artículos distintos, de forma, que cada uno de ellos tiene un valor diferente. Cada tipo de elementos está sometido a un valor diferente, por lo que el plan ABC es un método de clasificación sistemática de los elementos y de determinación del grado de control de cada uno de ellos. El coste de los materiales utilizados en un período específico se calcula de forma inicial, multiplicando el coste unitario de cada artículo por el uso del mismo estimado para cada período. La clasificación de los artículos se realiza de forma descendente, de tal manera que primero se van a consumir aquellos que tengan un mayor valor. 5.- LA GESTION DE STOCKSCuando hablamos de materiales, debemos diferenciar aquellos que una vez almacenados son destinados a la venta, sin ser sometidos a un proceso de transformación, de aquellos, que una vez almacenados, se incorporan al proceso productivo, tal y como hemos establecido en el epígrafe primero del presente tema5.1.- COSTE TOTAL DE LOS MATERIALESEn la delimitación del coste de los materiales, debemos considerar los siguientes elementos:El precio de compra.Todos aquellos gastos relacionados con las actividades de aprovisionamiento. La suma del precio de compra con estos gastos adicionales se denomina precio o coste de adquisición. Todos los gastos derivados de la función de almacén, que se denominan coste de almacén, o bien, coste de posesión.  Los costes financieros.Las variaciones en la cantidad de pedido pueden afectar a los diferentes componentes, bien de forma individual o de manera conjunta.