Gestión de Compras y Facturación: Guía Completa

Fases del Proceso de Compra

Estudio de mercado: análisis de productos y proveedores.

Recopilación y análisis de información: organizar y evaluar los datos obtenidos.

Realización de la compra: negociación con proveedores y firma del pedido. Es importante destacar que, aunque el técnico superior gestione la compra, las adquisiciones más costosas deben ser revisadas por el Jefe de Servicio.

Proveedores

Las empresas proveedoras investigan la solvencia de nuevos clientes. Tanto clientes como proveedores mantienen listas actualizadas de sus contrapartes.

Pedido

Documento que inicia el proceso de compra-venta. La propuesta de pedido es un documento escrito donde el cliente expresa su deseo de adquirir una mercancía, especificando las condiciones de precio y forma de pago que se compromete a aceptar. Puede tomar diversas formas: carta, fax, verbal, telefónica, correo electrónico, o formulario de pedido de la empresa vendedora o compradora.

Datos del pedido:

• Membrete
• Lugar y fecha
• Número de pedido
• Referencia
• Descripción de los artículos
• Destinatario
• Condiciones de pago
• Plazo de entrega
• Forma de transporte
• Portes
• Firma

Albarán o Nota de Entrega

Documentos que acreditan la recepción de una mercancía. El albarán acompaña y acredita la entrega de productos del almacén. El receptor debe indicar si está de acuerdo con la mercancía recibida; de lo contrario, se procede a su devolución.

Finalidades del albarán:

• Justificar salidas de mercancías del almacén.
• Acreditar la entrega de la mercancía en las condiciones adecuadas.

Es fundamental archivar el albarán junto con la factura.

Partes del albarán:

• Membrete
• Fecha
• Número de albarán
• Número de referencia del pedido
• Identificación del comprador
• Número de cliente
• Medio de transporte
• Lugar de entrega
• Detalle exhaustivo de la mercancía
• Fecha de entrega
• Firma del receptor

Factura

Documento que refleja el importe total de la prestación de servicios o la compraventa de materiales. El vendedor detalla al comprador los artículos vendidos y su tipo.

La Ley 30/1985 establece la obligatoriedad de expedir y entregar facturas por cada operación.

Exigencias legales de la factura:

• Los sujetos pasivos al IVA deben conservar las copias de las facturas durante al menos 5 años.
• Las empresas deben llevar un libro de registro de facturas emitidas y otro de recibidas.

Cada factura es única e irrepetible, por lo que debe tener una numeración correlativa y no puede ser rectificada.

Partes de la factura:

• Membrete
• Fecha
• Número y serie
• Referencia del albarán
• Destinatario
• Número de cliente
• Descripción
• Importe bruto
• Porcentaje de descuento comercial, por pronto pago, etc.

Duplicados y Copias de Facturas

Se emiten duplicados cuando hay varios destinatarios o se extravía el original. Es importante indicar la palabra "duplicado".

Tipos de Facturas

• Con Recibí: el vendedor confirma haber recibido el pago y la mercancía pasa a ser propiedad del comprador. Si se ha pagado un porcentaje, debe aparecer reflejado.
• Conformada: se envía al comprador para que exprese su conformidad con las condiciones del contrato, actuando como prueba de aceptación.
• Proforma: proyecto de factura emitido antes del pedido. Permite al comprador realizar trámites previos.

Recibo

Documento firmado por la persona que cobra una cantidad, extendiéndolo a quien realiza el pago. Sirve como justificante de pago para el comprador. El vendedor también debe conservar una copia.

Datos del recibo:

• Número de recibo
• Persona o entidad que paga
• Cantidad entregada en cifras y letras
• Concepto
• Lugar y fecha
• Nombre del cobrador

Pago y Cobro

Formas de pago:

• En efectivo
• Por cuenta bancaria (a débito, a crédito)
• Por transferencia bancaria
• Cheque (portador, nominativo, cruzado, conformado)

Pago de Tributos

Impuestos

• Directos: gravan la riqueza del sujeto pasivo (IRPF, Impuesto sobre Sociedades, Impuesto sobre el Patrimonio, IAE, IBI, Impuesto sobre Sucesiones y Donaciones).
• Indirectos: gravan el consumo del sujeto pasivo (IVA, Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados).

Tasas

Pagos por la prestación de un servicio público o la utilización del dominio público.

Contribuciones Especiales

Pagos que gravan la obtención de un beneficio por el contribuyente o el aumento de valor de un bien como consecuencia de la actuación de la Administración Pública.

IVA

Impuesto indirecto que grava el consumo de bienes y la prestación de servicios.

• Soportado: pagado por el profesional.
• Repercutido: cobrado al cliente y luego ingresado a Hacienda.

Actividades Exentas de IVA

• Sanidad
• Entidades sin fines de lucro
• Operaciones de seguro
• Actividades deportivo-culturales
• Enseñanza
• Juegos de azar
• Servicios públicos postales
• Asistencia social

Operaciones No Sujetas al IVA

• Muestras gratuitas
• Trabajos por cuenta ajena
• Servicios de socios de cooperativas
• Transmisiones de patrimonio
• Prestaciones por entes públicos

Obligaciones del Profesional con el IVA

• Darse de alta en el censo de etiquetas y opciones de IVA.
• Exigir y entregar facturas por cada bien o servicio.
• Llevar libros de registro.
• Conservar las facturas durante 5 años.
• Presentar la declaración del IVA.

NIF

DNI + letra de control

CIF

• SA: A-DP/6 números
• SL: B-ocho números

Elementos de la Factura

• Factura nº y serie
• Referencia albarán
• Descripción, Referencia, Cantidad, Precio, IVA, Importe
• Importe bruto, DTO, Importe neto (bruto - descuento)
• IVA (%, %, %)
• Base imponible: total de productos con el mismo IVA - descuento
• Cuota: % de la base imponible
• TOTAL: Base Imponible + Cuota