Gestión de Compras y Aprovisionamiento Empresarial: Procesos Clave

Aprovisionamiento: La Columna Vertebral de la Empresa

El aprovisionamiento es la función logística esencial mediante la cual se provee a una empresa, ya sea comercial, industrial o de servicios, de todo el material necesario para su funcionamiento. Su actividad abarca el cálculo de necesidades, la selección de proveedores, la decisión de compra, el almacenamiento, el control y la gestión de stock. El departamento encargado de gestionar todo este proceso es el departamento de compras.

Objetivo del Aprovisionamiento

El objetivo principal del aprovisionamiento es conseguir en el mercado todos los recursos necesarios para el cumplimiento de los objetivos establecidos, buscando siempre el menor coste y los mayores niveles de calidad.

Proceso de Compra (PROCOM)

A través del proceso de compra, la empresa adquiere en el mercado todos los bienes y servicios que necesita para su actividad. Este proceso se desglosa en las siguientes etapas:

• Solicitud de información a posibles proveedores: Búsqueda en el mercado de proveedores que ofrezcan los productos necesarios.
• Estudio comparativo de las distintas ofertas: Se compara la información de los productos y las condiciones que ofrece cada proveedor para determinar cuáles son los más convenientes.
• Solicitud de la mercancía: Una vez elegido el proveedor, se realiza la petición formal de la mercancía.
• Recepción de la mercancía: Recepción de la mercancía en los almacenes de la empresa, cumpliendo con lo pactado en el contrato respecto a fecha, abono de gastos, seguro, etc.
• Almacenamiento de la mercancía: Tras recibir la mercancía, se procede a su almacenamiento hasta su venta.
• Recepción de las facturas: Después del envío de los productos, se recibe el documento que formaliza la operación, determina el importe de la compraventa y refleja la deuda existente entre la empresa y el proveedor.
• Pago de las facturas: Se efectúa el pago según los plazos y condiciones establecidas.
• Contabilidad de la operación: Las operaciones se reflejarán en los libros contables correspondientes.

Transporte (TRANS)

Los sistemas de transporte utilizados son cruciales, ya que afectan a los costes, al tiempo de respuesta a proveedores y clientes, entre otros factores. Se deben considerar:

• Sistemas de transporte: Si se utilizan camiones propios o se contratan servicios externos.
• Organización del sistema de transporte y gestión de la información: Desde los almacenes de los proveedores hasta los almacenes de la empresa.
• Establecimiento de las rutas: Definición de las rutas más eficientes.

Gestión de Almacenes (GESTAL)

La gestión de almacenes implica decisiones sobre:

• Número y tamaño de los almacenes: Considerando el tipo de productos, sus características, manipulación, estado físico de la materia y el tamaño.
• Localización de los almacenes: Realizar un estudio logístico para situar los almacenes en lugares adecuados que disminuyan los costes de transporte.
• Tipo y nivel de mecanización: Determinar si los almacenes son propios o adquiridos, y el grado de automatización.
• Organización y procedimientos de gestión: Los medios para poner en marcha los procesos de aprovisionamiento deben estar organizados para obtener el máximo rendimiento.

Contrato

Un contrato es una declaración de voluntades en la que dos o más personas, físicas o jurídicas, establecen las condiciones a cumplir por cada una de ellas durante el periodo de vigencia del mismo. Sus características principales son:

• Solo afecta a las partes que lo otorgan.
• Se perfecciona con el consentimiento de las partes.
• Obliga al cumplimiento de lo pactado y sus consecuencias.
• No se puede contratar a nombre de otra persona sin estar autorizada o tener representación legal.

Naturaleza de las Mercancías y Compraventa

Compras para el Consumo (NOCARACMERC)

Se refiere a las compras destinadas al consumo del comprador o de las personas por cuyo encargo se adquirieron. Incluye:

• Ventas realizadas por propietarios y labradores de los frutos o productos de sus cosechas o ganado, o de las especies en que se les paguen las rentas.
• Ventas realizadas por artesanos en sus talleres de los objetos fabricados por ellos.
• Reventa que haga cualquier persona que no sea comerciante de los bienes que adquirió para su consumo.

Compraventa Mercantil (CMPVMER)

Consiste en la compraventa de bienes muebles con el fin de venderlos nuevamente, ya sea en la misma forma en que se compraron o en otra diferente, con el propósito de obtener un beneficio en la reventa.