Gestión de Cobros y Pagos en la Empresa

Instrumentos de Pago

A. CHEQUE: Es un documento que contiene una orden incondicional de pago de una cantidad del librador a una entidad bancaria (librado), en beneficio de un tercero (tenedor o beneficiario). El talonario de cheques se entrega al titular de una cuenta corriente bancaria cuando este lo solicita. El cheque es pagadero a la vista.

B. PAGARÉ: Es un documento de pago aplazado, tiene una fecha determinada de vencimiento de la obligación de pago.

C. TRANSFERENCIA BANCARIA: Es una orden que da el titular de una cuenta corriente bancaria (ordenante) al banco, para que envíe una cantidad de dinero al titular de otra cuenta (beneficiario).

D. DOMICILIACIÓN BANCARIA: El cliente de la entidad bancaria (titular de la cuenta corriente), autoriza que se paguen las deudas contraídas con terceras personas con cargo a su cuenta. Son frecuentes las domiciliaciones de los gastos de teléfono, luz, agua, alquiler, etc.

E. RECIBO: Es el documento que acredita el pago de una cantidad de dinero. Lo emite el acreedor (quien cobra) y va dirigido al deudor (quien paga). El pago de recibos suele domiciliarse en cuenta bancaria, con la autorización del deudor. Cuando se realiza el pago, la entidad bancaria envía al deudor el documento de recibo como información y justificante de la operación.

F. TARJETAS BANCARIAS: Permiten el pago mediante el cargo en la cuenta asociada a la tarjeta y permiten sacar dinero de los cajeros automáticos.

Negociación de Efectos

Es un contrato por el que una entidad financiera entrega el importe de un efecto comercial no vencido. Es un recurso de financiación de las empresas que pueden hacer efectivo el derecho de cobro sin esperar a su vencimiento, si bien tiene un coste financiero. Se pueden negociar letras de cambio, recibos, pagarés y más documentos de pago aplazado.

Efectos en Gestión de Cobro

Es un servicio bancario que utiliza la empresa para que los efectos comerciales en cartera sean cobrados por la entidad financiera al vencimiento. El banco actúa como agente cobrador. La empresa debe tener unos gastos como por ejemplo la comisión de cobro que tributa por IVA, etc.

Extracto y Liquidación de Cuentas Corrientes

El banco anotará en la cuenta corriente del titular todos los movimientos que se vayan produciendo. El extracto o ficha de posición de la cuenta corriente es el documento que recoge todas las anotaciones. Periódicamente el banco calcula los intereses correspondientes a ese periodo. El método más utilizado para la liquidación de cuentas corrientes es el método hamburgues que consiste en multiplicar cada saldo por los días valor de cada uno de ellos correlativamente.

Gestión de Pagos

Diariamente se consultará el registro control de pagos, donde se anotan todas las facturas recibidas que debemos pagar. Si hay alguna factura o compromiso de pago que haya vencido, debemos proceder al pago según la forma convenida.

Formas de Pago

A) Transferencia Bancaria

Se utiliza para pagos a proveedores y acreedores cuando así se haya establecido y también para el pago de nóminas.

1. Se da la orden de transferencia al Banco a través del impreso orden de transferencia, pero si son nóminas se incluirá todas las órdenes de pago en el mismo impreso.
2. El banco cargará el importe en nuestra cuenta corriente. Apuntar como pagada la factura que cancelamos en el registro de control de pagos.
3. Reflejar el pago en la cuenta corriente y calcular el nuevo saldo.
4. Confeccionar el detalle de movimientos del extracto bancario.
5. Pasar a contabilidad.

B) Cheque o Pagaré

1. Tomar un cheque o pagaré emitido a nombre de nuestro proveedor o acreedor.
2. Realizar una carta para acompañar al cheque o pagaré donde se relacionen los datos de la factura que pagamos.
3. Enviar cheque o pagaré y la carta por correo postal, se tiene que depositar en la bandeja de recepción de salidas.
4. Apuntar como pagada la factura que cancelamos en el libro registro control de pagos.
5. Cuando el proveedor o acreedor cobre el cheque o pagaré, el banco cargará en nuestra cuenta corriente el importe correspondiente. Después se debe reflejar ese apunte en nuestra cuenta corriente y calcular el nuevo saldo.
6. Confeccionar el detalle de movimientos del extracto bancario.
7. Pasar a contabilidad el detalle del movimiento.

C) Pagos Mediante Domiciliación Bancaria

1. Al vencimiento, el banco cargará en nuestra cuenta corriente el importe correspondiente. Después nosotros deberemos reflejar ese apunte del pago realizado en nuestra cuenta corriente y calcular el nuevo saldo.
2. Apuntar como pagada la factura que cancelamos en el libro de registro de control de pagos.
3. Hacer el impreso de adeudo que envía el banco justificando el cargo realizado e informando de este.
4. Pasar a contabilidad el impreso de adeudo bancario sellado como pagado y fechado.

Gestión de Cobros

Formas de Cobro

A) Ingreso por Transferencia Bancaria

1. El banco abonará en nuestra cuenta el importe de la transferencia a nuestro favor. Apuntar como cobrada la factura a la que se refiere en el registro control de cobros.
2. Anotar el apunte del cobro realizado en el registro de bancos y calcular nuevo saldo.
3. Confeccionar el detalle de movimientos de extracto bancario.
4. Pasarlo a contabilidad.

B) Ingreso Mediante Cheque o Pagaré

1. Se recibe cheque o pagaré del cliente. Se comprueba que es conforme y enviamos el documento al banco para su cobro.
2. El banco abonará en nuestra cuenta corriente el importe del cheque y se apuntará como cobrada la factura a la que se refiere en el libro registro control de cobros.
3. Se anotará el cobro realizado en nuestra cuenta corriente y calcularemos el nuevo saldo.
4. Confeccionar el detalle del movimiento del extracto bancario.
5. Pasar al departamento de contabilidad.