Gestión y Clasificación de la Documentación Comercial: Fundamentos Contables y Legales

La Documentación Comercial: Definición y Funciones Esenciales

Se entiende por documento, en su sentido más amplio, a todo soporte que contiene manifestaciones o declaraciones.

La documentación comercial es aquella que garantiza la autorización y el control de las empresas, y está sujeta a disposiciones legales, usos y costumbres comerciales.

Funciones de la Documentación Comercial

La documentación comercial cumple las siguientes funciones:

• Sirve como medio de prueba, ya que con la documentación comercial se pueden demostrar todas las condiciones en las que se desarrolla una operación comercial.
• Son imprescindibles para la contabilidad.
• En algunos casos, establecen una relación previa entre el comerciante y el cliente, otorgando derechos y obligaciones a los mismos.
• Son la base para el cálculo y control de algunos impuestos. Para esto, la DGI (Dirección General Impositiva) obliga a que todas las ventas sean facturadas. Si se supera el monto mínimo fijo anualmente, deben facturarse individualmente, mientras que las que no lo superen se facturan de forma global.
• Ayudan al control y organización de las diferentes operaciones.

Conceptos Económicos y Administrativos Clave

Tipos de Operación

Operación de Contado

Es cuando se paga la totalidad del precio del bien o del servicio en el momento de la operación.

Operación de Crédito

Es cuando no se paga la totalidad del bien o servicio en el momento de la operación.

Definiciones Fundamentales

• Hecho Económico: Son aquellas operaciones que producen una variación en el patrimonio de una empresa.
• Acto Administrativo: Son aquellas operaciones que no producen variaciones en el patrimonio. Los documentos que respaldan estos actos se emiten y se archivan.
• Empresa: Son unidades económicas de producción. Según nuestra legislación, se pueden definir también como una unidad productiva que combina capital y trabajo para producir un resultado económico.

Manejo y Ciclo de Vida de la Documentación Comercial

El manejo de la documentación comercial se divide en cuatro etapas principales:

1. Procesamiento (Recepción, Control, Clasificación)
2. Registro Contable
3. Archivo
4. Conservación

Etapas del Manejo Documental

Procesamiento

La recepción del documento permite un primer nivel de control del mismo, con el fin de establecer el proceso a seguir. Este proceso implica una primera clasificación y, a la vez, un destino que surge del tipo de documento que se procesa.

Registro Contable

La registración implica una selección de la documentación. Se deben distinguir aquellas que respaldan hechos económicos de las que respaldan actos administrativos. Los primeros son los que se deben escriturar constantemente.

Archivo

Una vez cumplidas las etapas anteriores, los documentos se deben archivar. Esto significa guardarlos adecuadamente siguiendo un determinado sistema para que se puedan encontrar fácilmente.

Conservación

Se debe proteger la documentación por los plazos que la ley exige, cuidándola de los agentes destructores y eligiendo espacios físicos adecuados.

Clasificación de la Documentación Comercial

Documentos Probatorios

1. Básicos (Hechos Económicos)

   Documentos que reflejan una variación patrimonial:

   • Boleta de Contado
   • Factura
   • Nota de Débito
   • Nota de Crédito
   • Nota de Devolución (Contado)
   • Recibo Oficial
   • Vale de Caja
   • Ingreso de Caja
   • Egreso de Caja

2. Complementarios (Actos Administrativos)

   Documentos que facilitan la operación, pero no generan variación patrimonial directa:

   • Orden de Compra
   • Orden de Venta
   • Pedido Interno (o Seccional)
   • Remito

Títulos Valores

1. Representativos de Prestaciones Dinerarias

   • Órdenes de Pago: Cheque, Letra de Cambio.
   • Promesas de Pago: Vale, Conforme.

2. Representativos del Transporte de Mercaderías

   • Carta de Porte
   • Conocimiento de Embarque
   • Certificados de Depósito