Gestión de Archivos Físicos en la Empresa: Organización, Funciones y Normativa

¿Qué es un Archivo?

Un archivo es un conjunto ordenado de documentos que se guardan siguiendo unas normas y criterios previamente establecidos en un lugar determinado.

¿Por qué las Empresas Disponen de Archivo?

Las empresas disponen de archivo principalmente por dos razones:

1. Por imperativo legal: La ley les obliga a guardar determinada documentación relacionada con su actividad.
2. Por interés propio: La información es la base y el fundamento de muchas decisiones empresariales; y esta, muchas veces, se encuentra en los documentos.

Funciones del Archivo Físico

• Guardar, conservar y custodiar la documentación.
• Facilitar la localización rápida y eficiente de los documentos.
• Constituir un centro activo de información.
• Cumplir con las disposiciones legales.

El Ciclo Vital de los Documentos

El ciclo vital de los documentos comprende las siguientes etapas:

• Nacimiento: Cuando se generan, comienza su existencia.
• Madurez: Durante el tiempo que los manejamos o trabajamos con ellos.
• Declive: Comienza cuando ya no se necesitan, pero hay que conservarlos.
• Muerte: Cuando desaparecen, ya no sirven y se eliminan.

¿Qué Dice la Legislación Mercantil?

El Código de Comercio, al que todas las empresas están sujetas, establece la obligación de conservar ciertos documentos. Entre las principales disposiciones se encuentran:

• Existe obligación de conservar durante seis años los libros y la documentación.
• La documentación a que se refiere el Código de Comercio es la relacionada con operaciones que originan derechos y obligaciones de la empresa frente a otras personas (facturas, nóminas, libros contables...).
• Dicha obligación persiste aun después de cesar la actividad empresarial.

En la práctica diaria, cuando la documentación ha pasado en el archivo el tiempo que la ley prescribe, y a la empresa no le interesa seguir conservándola, hay que eliminarla.

Eliminación de Documentos Inservibles

La eliminación de los documentos inservibles se puede hacer de dos métodos:

• Venta a empresas dedicadas al reciclado de papel.
• Destrucción por medio de máquinas destructoras.

Conservación de Datos de Carácter Personal

La Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal garantiza los derechos que asisten a las personas respecto a sus datos personales.

La Organización del Archivo Físico

Condiciones para una Organización Eficaz

• Ser personalizada: Cada empresa establecerá el sistema de archivo que le resulte más adecuado a sus necesidades.
• Estar planificada.
• Ser metódica: Debe responder a unas normas inequívocas concretas.
• Debe ser adecuada y eficaz.
• Darse a conocer: Las personas que trabajan con los documentos tienen que conocer las normas.
• Iniciarse con el nacimiento del documento.
• Ser constante.

Tipos de Archivo Según el Grado de Centralización de la Información

• Archivo centralizado.
• Archivo descentralizado.
• Archivo mixto.