Gestión de Archivos y Documentos: Tipos, Clasificación y Digitalización

Gestión de Archivos y Documentos

Un archivo es un conjunto ordenado de documentos producidos durante el ejercicio y desarrollo de funciones empresariales específicas. Su propósito es facilitar la actividad y la toma de decisiones, ya que el trámite de datos contenido en ellos aporta información valiosa.

Algunos documentos poseen valor probatorio ante terceros, como contratos, escrituras y documentos contables. Existe la obligación legal de conservarlos durante un tiempo determinado. Por ello, el archivo empresarial se considera un instrumento generador de información de calidad. Para una gestión eficiente, es necesario:

• Guardar y conservar correctamente los documentos.
• Localizar cualquier documento de forma rápida y sencilla.
• Establecer procedimientos que regulen la archivación y destrucción de documentos.

Tipos de Archivos

Los archivos se pueden clasificar según diferentes criterios:

• Según el soporte: Archivo convencional (papel) y archivo informático.
• Según la frecuencia de uso: Activo, semiactivo o inactivo.
• Según la ubicación física:
  • Centralizada: Todos los archivos en un mismo lugar.
  • Descentralizada: Distintos espacios de archivo.
  • Mixta: Convivencia de archivos activos y semiactivos.

Buenas Prácticas de Archivado

1. Ordenar los documentos para facilitar su búsqueda.
2. Llevar un registro de entrada y salida de documentos.
3. Evitar la acumulación excesiva de documentación pendiente de archivo.
4. Ser selectivo con la documentación que se archiva.
5. Asegurarse de que un expediente no se ha abierto previamente.
6. Utilizar señales visuales para la localización de documentos.
7. Eliminar periódicamente la documentación obsoleta.
8. Implementar medidas de seguridad para prevenir la modificación, daño o destrucción de documentos.
9. Adjuntar copia del documento al que se responde en las respuestas escritas.
10. Facilitar la visibilidad de cualquier documento en búsquedas posteriores.

Sistemas de Clasificación

Un sistema de clasificación eficiente debe ser fácil de entender, sencillo de aplicar, resolutivo y permitir futuras ampliaciones. Algunos sistemas comunes son:

• Alfabético: Ordenación de la A a la Z o viceversa.
• Numérico: Uso de números naturales para ordenar la documentación.
• Cronológico: Clasificación basada en la fecha del archivo.
• Geográfico: Organización según la ubicación física del archivo.
• Temático: Clasificación por temas, que puede requerir otros sistemas para la ordenación posterior.
• Mixto (alfanumérico): Combinación de letras y números.

Diferencia entre Clasificar y Ordenar

Clasificar es disponer y agrupar elementos siguiendo un criterio determinado, mientras que ordenar es colocarlos siguiendo un sistema específico.

Expediente

Un expediente es un conjunto de documentos relacionados entre sí que contienen información sobre un asunto en particular.

Conservación y Uso de Documentos Escritos

La documentación escrita debe conservarse hasta que se considere obsoleta. Es fundamental registrar la entrada y salida de documentos archivados. Al utilizar un documento archivado, se recomienda manejar el expediente completo. Se aconseja reutilizar y reciclar materiales para minimizar el impacto ambiental.

Gestión Informática de Documentos

Un sistema de gestión de bases de datos es un programa que permite obtener información de una base de datos, gestionando el acceso, consulta y eliminación de los datos almacenados.

La gestión informática de documentos ofrece ventajas significativas frente al soporte papel:

• Motores de búsqueda potentes.
• Menor espacio físico de almacenamiento.
• Acceso remoto a la información.

Purga y Destrucción de Documentos

La destrucción periódica de documentos evita la acumulación innecesaria y facilita el acceso a la información relevante. Es crucial utilizar métodos que impidan el acceso no autorizado a la información durante el proceso de destrucción.

Base de Datos

Una base de datos es un tipo de archivo informático que contiene datos organizados en tablas o ficheros. Cada fichero se divide en campos (unidad mínima de información) y registros (conjunto de campos relacionados).