Gestión de archivos y conservación documental: sistemas, clasificación y normativa

Archivo: definición y aspectos clave

Archivo: formado por el conjunto de documentos en el que se encuentran ordenados y clasificados, ya sean públicos o privados. Es accesible si se establecen criterios de organización y normas adecuadas.

Aspectos principales

• Lugar físico: donde se guardan los documentos y donde se acude a buscar la documentación.
• Elementos, clases y sistemas: hace referencia a la configuración y a los recursos organizativos del archivo.
• Conservación de los documentos: interés propio de la organización para emitirlos y ponerlos organizados; la información puede ser utilizada por terceros.
• Exigencias legales (plazos):
  • Código de Comercio: 6 años.
  • Normativa tributaria: 4 años.
  • Ley de prevención del blanqueo de capitales: 10 años.

Archivo de documentos: captación, elaboración de datos y custodia

Desde la perspectiva archivística, los documentos son un conjunto de datos a partir de los cuales se obtiene información. Es imprescindible conservarlos, obtener información, analizarlos y organizarlos. El proceso habitual incluye la captación, el registro y, más adelante, la gestión del archivo.

Proceso y tratamiento de datos

La empresa registra los datos hasta su archivo; al generarse una cantidad enorme de documentación, es necesario organizarla. Existe además el tratamiento automático de datos, que simplifica procesos mediante herramientas informáticas.

Fases en la elaboración y tratamiento de datos

• Datos
• Registro / anotación
• Clasificación / ordenación
• Codificación / denominación
• Tratamiento / manipulación
• Cálculo / estadística
• Archivo / custodia

Clases de archivos y sistemas

Los archivos pueden clasificarse atendiendo a distintos criterios:

• Por titularidad: archivos públicos y archivos privados.
• Por antigüedad o uso: archivos activos, semiactivos e inactivos.

Sistema de archivo: conjunto de medios materiales y procedimientos con que cuentan las organizaciones para llevar a cabo tareas de guarda o custodia, localización y recuperación de la documentación, ya sea recibida o emitida.

Principales sistemas

• Convencionales (archivo en papel, estanterías, cajoneras).
• Microfilme (reproducción en microfilm para conservación y consulta).
• Informáticos (sistemas electrónicos y bases de datos para gestión documental).

Clasificación y organización de la información

La clasificación es un proceso de organización de la información para que las empresas puedan extraer datos válidos. Desde un punto de vista archivístico se distinguen dos tareas complementarias: clasificación (prearchivo) y organización.

Tipos de organización

• Archivo centralizado: la gestión documental se concentra en un único departamento o espacio.
• Archivo descentralizado: la gestión está distribuida entre distintos departamentos o sedes.

Proceso del archivo y normas prácticas

El funcionamiento habitual del archivo depende del documento intervenido. Entre las normas prácticas de utilización, una de las más útiles para ordenar el archivo es el sentido común aplicado a criterios consistentes y documentados.

Control de archivo: implica el desplazamiento de papeles de un archivo a otro a medida que pierden operatividad y deben trasladarse a archivos semiactivos o inactivos.

Sostenibilidad y presentación de informes

Las 3 R: reducir, reutilizar y reciclar, aplicadas también a la gestión documental para evitar el desperdicio y la acumulación innecesaria.

Confección y presentación de informes procedentes del archivo

El informe es un conjunto de información recabada por la empresa referente a una fecha o situación, expuesto de forma ordenada y, según el caso, de manera objetiva o parcial.

Elaboración del informe: partes principales

• Encabezamiento: portada e introducción.
• Contenido: gráficos, pictogramas, diagramas e histogramas.
• Final: anexos, extracto e índice.

Purga, confidencialidad y seguridad

Purga o destrucción de la documentación: evita la acumulación innecesaria de documentos y contribuye a la eficiencia del archivo.

Confidencialidad y niveles de seguridad

El control sobre la información y la documentación aumenta a medida que su grado de confidencialidad es mayor y disminuye cuando su contenido es menos relevante.

• Niveles de seguridad: básico, medio y alto.

Responsabilidades legales y procedimientos

Ley de protección de datos / Agencia Española de Protección de Datos (AEPD): entre las obligaciones y medidas habituales se incluyen:

• Notificar o inscribir las obligaciones que correspondan ante la Agencia Española de Protección de Datos.
• Redactar y mantener un documento de seguridad actualizado.
• Firmar contratos de encargo de tratamiento de datos cuando proceda.
• Informar a las personas afectadas sobre el tratamiento de sus datos.
• Definir los principales procedimientos de seguridad para empleados.

En cuanto a los ficheros físicos, pueden distinguirse:

• Ficheros simples (clásicos cajones).
• Ficheros rotativos (ficheros de arrastre).

Documento de seguridad: debe incluir las medidas técnicas y organizativas necesarias para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, así como los procedimientos de actuación del personal responsable del archivo.