Gestión de Archivos Administrativos y Conservación de Historias Clínicas

Legislación sobre el Patrimonio Histórico Español

La Ley 13/85 de Patrimonio Histórico Español (LPHE) regula los plazos de transferencia y conservación de la documentación en los archivos administrativos. Esta normativa establece los siguientes periodos:

• Archivos de gestión: Permanencia de 5 años.
• Archivos intermedios: Permanencia de 50 años.
• Archivo histórico: A partir de los 50 años, los documentos se transfieren al archivo histórico, donde se guardan de forma permanente.

La misma ley indica que, en el caso de que el archivo de una institución no pueda proteger debidamente la documentación histórica que legalmente le corresponde custodiar, puede realizar, mediante acta de entrega, el traspaso de documentación a un archivo general. Un ejemplo de esto son los archivos históricos provinciales, constituidos por fondos procedentes de instituciones de ámbito autonómico, nacional o supranacional, tanto vigentes como extinguidas. Cuando se realiza un traspaso de estas características, la institución receptora asume la responsabilidad legal sobre los documentos.

Regulación del expurgo y selección documental

La regulación por ley del expurgo de documentos de archivos administrativos está todavía en fase de estudio, tanto en el ámbito estatal como en el autonómico. Actualmente, solo aparece regulada en la LPHE y en la legislación catalana la creación y composición de comisiones de selección y evaluación de documentos.

Conservación en los Archivos Clínicos

El archivo clínico se diferencia del archivo administrativo por diferentes aspectos fundamentales:

• El tipo de historia clínica (HC).
• El personal que trabaja en el archivo, el cual es personal vinculado al mundo sanitario.

Terminología específica del archivo clínico

Esta especialización genera una terminología propia para las fases del archivo:

• Gestión: Se denomina archivo activo.
• Intermedio: Se denomina archivo pasivo.
• Histórico: Se denomina archivo histórico.

Técnicas de gestión documental clínica

Para el manejo del documento de la historia clínica, se deben utilizar técnicas especializadas como:

• Subcontratación: Uso de empresas externas a la organización que se encargan de la conservación del archivo pasivo y del histórico.
• Miniaturización: Aplicada a los expedientes clínicos, consiste en microfilmar o digitalizar los documentos que componen la HC. Como norma general, se aplica solo a aquellos expedientes depositados en los archivos pasivo e histórico.

Legislación sobre conservación de documentación clínica en Cataluña

Orden del 10 de julio de 1991

Esta orden regula la acreditación de los hospitales para asumir la conservación de la historia clínica. Entre sus puntos destacados se encuentran:

• Artículo 22.5: El archivo funcionará de forma centralizada con acceso de 24 horas, los 365 días del año.
• Artículo 22.6: Existencia de un responsable del servicio.
• Artículo 22.7: El centro dispondrá de un sistema formal de petición y devolución de la HC al archivo.
• Artículo 22.8: Se garantiza legalmente la conservación de toda la documentación.