Gestión del aprovisionamiento en farmacias: previsión de ventas, clasificación ABC y control de inventario

Gestión del aprovisionamiento en farmacias

La gestión del aprovisionamiento se sustentará sobre cuatro criterios:

• La previsión de ventas. Se debe estudiar qué productos se demandan (de mayor a menor demanda) y con qué frecuencia. Esta información nos ayudará a saber de qué productos debemos disponer en la farmacia en cada momento y en qué cantidad, para atender ininterrumpidamente la demanda de la población.
• Los parámetros económicos asociados al coste de los productos y, en especial, de los medicamentos. Así sabremos cómo se construyen los costes y cuál es el margen con el que operan las oficinas de farmacia.
• Las condiciones de los proveedores. Otros aspectos que hay que tener en cuenta son los relacionados con las empresas proveedoras, en condiciones tanto económicas (descuentos y otros incentivos) como de servicio (tiempos de entrega, frecuencia de entrega, etc.).
• Las posibilidades de almacenaje. También tiene que considerarse la capacidad de almacenaje del establecimiento en las condiciones adecuadas. Por tanto, se deberá valorar el espacio disponible, el volumen que ocupan los productos y la rotación de éstos.

Información histórica y previsión de ventas

Una oficina de farmacia en funcionamiento puede (debería) disponer de la información histórica de ventas de años anteriores. La previsión de ventas se puede basar en la histórica, ajustándola al alza o a la baja en función de la actuación prevista y de las tendencias del mercado. En el caso de la oficina de farmacia de nueva creación, es más difícil ajustar la previsión de ventas porque se usan datos indirectos como intentar trasladar ventas efectuadas en otras zonas o la información de los proveedores.

Clasificación ABC y su utilidad

La clasificación ABC se basa en la idea de que una cantidad pequeña de productos aporta la mayor cantidad de actividad a nuestro negocio y que los demás, la gran mayoría, contribuyen muy poco a la cifra de ventas total. La clasificación ABC es un buen instrumento para la previsión de ventas, pero también para otros aspectos como la rentabilidad, el nivel de riesgo o el control del inventario. Los criterios de categorización se basan en el número de ventas (unidades vendidas), en la facturación (los ingresos que reportan) y en el margen (el beneficio que dejan).

Clasificación por categorías

A son los productos clave para el sostenimiento de la actividad. En la gestión del aprovisionamiento nunca deberemos quedarnos sin alguno de ellos.

B son productos que contribuyen con cierto volumen al negocio. En su aprovisionamiento se debe cuidar, quizás no tanto por la facturación que aportan, sino más bien por razones estratégicas o legales.

C son la gran mayoría. Cada uno de ellos contribuye poco a la totalidad de las ventas y, por lo tanto, no requiere un control tan estricto.