Gestión de Aprovisionamiento, Compras y Existencias en la Empresa

1.3. Aprovisionamiento y Compras

Aprovisionamiento: Es el proceso que consiste en abastecer y almacenar con los mínimos costes posibles.

Gestión de Compras: Recibe solicitudes de los materiales necesarios, busca proveedores y realiza las gestiones necesarias.

A) Gestión de Aprovisionamiento (Funciones)

• Adquirir las necesidades para la elaboración o colaboración de los productos.
• Gestionar el almacenaje de los productos, aplicando técnicas para tener un stock mínimo.
• Controlar los inventarios y los costes asociados a los mismos, utilizando técnicas de manipulación y conservación.

B) Gestión de Compras (Funciones)

• Análisis de tendencias de mercado.
• Estudio de los envíos de los proveedores.
• Mantener una relación eficiente con los proveedores.
• Buscar soluciones para mejorar los costes de organización.
• Coordinar con los demás departamentos de la empresa.

C) Gestión de Aprovisionamiento (Objetivos)

• Calcular las necesidades para lograr un inventario suficiente con el objetivo de que la producción no carezca de materias primas u otros suministros.
• Minimizar la inversión de inventarios.
• Proporcionar a las secciones implicadas el estado del inventario y pasar a contabilidad informes sobre el valor monetario de las existencias.
• Cooperar con el departamento de compras.

D) Gestión de las Compras (Objetivos)

• Buscar proveedores competitivos.
• Adquirir materiales con la calidad adecuada para los fines a los que se destinan.
• Conseguir la mejor relación calidad-precio.
• Just in Time: Método de gestión de stock que consiste en almacenar justo las mercancías que se necesitan para hacer frente a la demanda o consumo diario o semanal.
• Mantener los inventarios al mínimo.
• Conseguir materiales estándar.
• Colaborar con otras áreas de la empresa.

La necesidad de aprovisionar es consecuencia de la organización del almacén, la producción y la demanda. Los almacenes en la empresa actúan en favor del proceso productivo o de la organización comercial.

1.5. Productos y Materiales

Producto: Conjunto de materiales que ha sufrido un proceso de elaboración o transformación y que tiene como finalidad una transacción mercantil de compraventa. En el Plan General Contable, las existencias se recogen en el Grupo 3. Cada bien se denomina con el nombre que mejor se adapta a su concepto.

Grupo 3 - Existencias

• A) Mercaderías: Productos adquiridos por la empresa que tiene almacenados hasta el día de la venta. No sufren transformación.
• B) Materias primas: Materiales que utiliza la empresa para fabricar otros productos.
• C) Otros aprovisionamientos: Elementos y conjuntos incorporables, combustibles, repuestos, materiales diversos, embalajes, envases y material de oficina.
• D) Productos en curso: Productos que se encuentran en procesos de fabricación o transformación al cierre del ejercicio.
• E) Productos semiterminados: Han pasado todo el proceso de fabricación pero no están preparados para la venta por tener que incorporarles algún elemento.
• F) Subproductos.
• G) Residuos.
• H) Materiales recuperados.

1.6. Circuito y Flujo de Materiales

Los flujos representan las entradas y salidas que se producen en las distintas secciones o almacenes al realizar las actividades de fabricación y venta. Cada empresa tiene un flujo diferente, dependiendo del tipo de empresa (industrial, comercial o de servicios).

• A) Comercial: Aprovisionamiento (entradas) → Almacén (salidas) → Venta.
• B) Industrial: Aprovisionamiento (entradas) → Almacén (salidas) → Proceso de elaboración y envasado (entradas) → Almacén (salidas) → Venta.
• C) Servicios: Su función es satisfacer las necesidades de los clientes; los bienes que adquieren son para llevar a cabo la actividad que realizan.

Inputs: Materiales de la empresa para ser usados y formar un producto.

Outputs: Productos terminados que salen de una empresa para que lleguen a los consumidores finales.