Gestión de Aprovisionamiento: Análisis, Selección y Disposición de Productos

¿EN QUÉ CONSISTE LA GESTIÓN DE APROVISIONAMIENTO?

Consiste en analizar, seleccionar y disponer de forma conveniente los productos necesarios para satisfacer las necesidades de atención farmacéutica de la población, incluyendo la revisión y archivo de los documentos asociados a estos procedimientos.

5.1 Procesos de la gestión de aprovisionamiento:

1-Previsión de ventas: La primera fase de la gestión de aprovisionamiento es la previsión de ventas, que nos permite, a partir de lo que pensamos vender, decidir lo que debemos comprar. Es un estudio cuanti-cualitativo de la demanda futura. Para ello debemos recabar toda la información posible, incluyendo las características de los potenciales clientes de la zona.

2-Proveedores: La Of cuenta con dos grandes grupos Laboratorios y mayoristas 3-Capacidad del almacén: Hoy en día las OF. con las políticas de racionalización del gasto farmacéutico, han tenido que aumentar las técnicas de merchandising y han sacrificado el espacio de almacén frente a la exposición de los artículos al público

Almacenes mayoristas de distribución:

Las oficinas de farmacia suelen recurrir a un mayorista principal que, se puede complementar con uno o dos más. Cuando se agrupan las compras, se suelen conseguir mejores condiciones. Las ventajas del aprovisionamiento a través de mayoristas son: Suelen ser más rápidos en la entrega. Sirven pedidos de productos de reposición diaria con lo cual se pueden reducir los stocks en los almacenes. Abarcan zonas geográficas muy amplias. Las cooperativas mayoristas están obligadas a suministrar a sus socios estén donde estén. Suministran un producto determinado en caso de urgencia. Admiten devoluciones si se ha producido un error en un pedido y, también, de los productos caducados con un abono parcial de su precio. Pueden colaborar con los farmacéuticos cuando se produce la apertura o el traslado de una oficina de farmacia, ofreciendo unas buenas condiciones de compra, facilidades en el pago, o asesorando en la elaboración de los primeros pedidos. Disponen de servicios técnicos para facilitar la gestión de la compraventa, del almacén y de las existencias. Ofrecen servicios de asesoramiento y de formación continuada a los profesionales de la oficina de farmacia.

Existen diversos tipos de precios de venta:

• Precio de venta del Laboratorio (PVL): Los precios de venta del laboratorio de cada producto que fija el laboratorio fabricante deben ser autorizados previamente por el Ministerio de Sanidad.
• Precio de venta al público (PVP): Es el precio final del medicamento que se paga entre el usuario y/o la Seguridad Social o la entidad aseguradora. Se obtiene sumando a los precios anteriores los impuestos indirectos correspondientes. Este PVP está compuesto por un precio más unos recargos (por servicios adicionales, por la distribución, etc.) y unos descuentos dependiendo de los acuerdos a los que se haya llegado con cada oficina de farmacia.
• Precio de venta del almacén (PVA): Entre el PVL y el PVP, se encuentra el Precio de Venta del Almacén (PVA), que la normativa establece en un 7,6% sobre el PVL

Los márgenes comerciales:

El margen comercial es la diferencia entre el precio de coste y el precio de venta. Los márgenes comerciales de los almacenes mayoristas y de las oficinas de farmacia en los medicamentos de uso humano se encuentran regulados en el Boletín Oficial de Estado

Los impuestos:

-El IGIC. En Canarias el tributo que se aplica es el IGIC (Impuesto General Indirecto Canario) el cual sustituye al IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido) que se aplica en el resto del Estado Español. El tipo impositivo especial 20%, incrementado 9,5% y 13,5%, el general es un 7%, reducido 2,75 y 3%. En los medicamentos no se aplica ningún tipo de IGIC (exento 0%). En la actualidad, el perfume tributa al 13,5%. Los protectores solares y los productos de higiene personal se les aplica el tipo general del 7%. Dentífricos, colutorios, blanqueantes dentales, productos para la limpieza y mantenimiento de dentaduras postizas, vitaminas, productos homeopáticos y medicamentos uso veterinario, colonias y cosméticos, efectos y accesorios 3%.

Documentos mercantiles:

La compra venta lleva asociada unos documentos mercantiles en cada una de las fases del proceso y que son:

1. Presupuesto: Consiste en solicitar a varios proveedores el precio y condiciones de los productos que queremos comprar.
2. Pedido: Una vez revisadas las ofertas que nos hacen los proveedores, seleccionamos al que vamos a comprarle. Para ello hacemos el pedido que consiste en solicitar los productos al proveedor aceptando las condiciones de la oferta que nos hizo con el presupuesto, no solo el precio.
3. Albarán: Documento que acompaña a los productos solicitados en el momento de la entrega en el establecimiento farmacéutico. Debe ser comprobado por el personal de la farmacia.
4. Factura: Es el documento fundamental de toda la gestión de la compraventa y contiene la relación de los productos suministrados, sus precios con los cargos, impuestos y descuentos aplicados.
5. Pago: Puede hacerse de diferentes formas: efectivo, tarjeta, cheque, transferencia, etc.

Fecha de caducidad y almacenamiento:

-La fecha de caducidad es la fecha que señala el plazo de validez de cada lote -Los laboratorios estudian la estabilidad para poner una fecha que restrinja el plazo de validez. -El plazo de validez máximo de un medicamento de origen industrial es 5 años. -Todos los productos cuya validez sea inferior a 5 años deben llevar claramente visible la inscripción: Lote y caducidad, mes y año, y el símbolo de caducidad

-La devolución debe realizarse antes de transcurridos 6 meses a partir de la fecha de caducidad. -No aceptar medicamentos o materias primas con fecha de caducidad inferior a 6 meses. -No mantener en el almacén medicamentos o materias primas cuya fecha de caducidad sea inferior a 1 mes.

-No dispensar medicamentos cuya fecha de caducidad expire antes de 1 mes. -No elaborar fórmulas magistrales o preparados oficinales con materias primas cuya fecha de caducidad expire antes de 1 mes.

-Los estupefacientes caducados se gestionan aparte del resto de medicamentos. Se utilizan los vales oficiales para pedidos rotulados con la palabra “Devolución” y se entregan en mano al repartidor para devolverlos. La devolución de estupefacientes debe anotarse en el libro de contabilidad de estupefacientes

-Procedimiento para el control de caducidades:

1. Introducción en el sistema de gestión de la farmacia de la fecha de caducidad de los medicamentos en existencias en la farmacia
2. Actualización de la información en el momento de recepción del pedido: en el caso de que hayan más unidades en el almacén, se registrará la fecha de caducidad más cercana. A la hora de colocarlo se tendrá en cuenta la fecha de caducidad, se da prioridad a los medicamentos con fecha máxima.
3. Generación mensual del listado de control de caducidades: se genera para saber los medicamentos que caducan al mes siguiente. Las unidades caducadas se darán de baja en el stock.
4. Separación de los medicamentos caducados o a punto de caducar: los medicamentos retirados de la dispensación se dispondrán en una zona de productos caducados, adecuadamente identificados a fin de evitar confusiones hasta su devolución.
5. Devolución de medicamentos caducados: plazo: antes de transcurridos 6 meses a partir de su fecha de caducidad. Se separan del stock y se rotulan como “devolución-productos caducados”. Se genera un pedido de devolución. Devolución de productos deteriorados o inmovilizados: los medicamentos que vayan a ser retirados del mercado por anulación del registro o formato, alertas (suspensión temporal o retirada del mercado por parte de la autoridad competente), por deterioro debido a causas respecto de las cuales el laboratorio admita su responsabilidad o cualquier otro tipo de inmovilización por parte de la Administración. Estos se separan del resto y se devuelven por el canal habitual por donde se recibe

Requisitos de almacenamiento:

-Humedad: higrómetro para el control. Afecta a la estabilidad del medicamento durante su almacenamiento.

-Luz: puede desencadenar alteraciones físico-químicas. Hay que almacenarlos protegidos de la luz solar.

-Oxígeno: causa reacciones de oxidación sobre los PA y excipientes. Se añaden antioxidantes y sustancias que se oxidan con facilidad y de manera preferente frente al componente activo.

-Temperatura: se aceleran los procesos de degradación y pueden modificarse las características físico-químicas. Temperatura máxima de 25 y mínima de 15. En termolábiles mínima de 2 y máxima de 8.

Procedimiento para el control de temperatura: Se deben contar con procedimientos de funcionamiento, mantenimiento y calibración de termómetros. La farmacia llevará un registro diario de las temperaturas máximas y mínimas, al menos una vez al día, o al inicio y finalización de la jornada (2 veces). Los días no laborables, se registrará la temperatura máxima y mínima alcanzada a primera hora del primer día hábil.

-Importante el control de la humedad en: polvos, sellos, cápsulas

-Variaciones de temperatura afectan a: supositorios, cápsulas, óvulos

-Se guardan a temperatura ambiente fría: suspensiones, pomadas, colirios, soluciones para inyección

-Deben llevar agentes desecantes: polvos

-Se guardan protegidas de la luz: aerosol, pomadas, colirios, suspensiones

-Una vez abierto deben desecharse en el plazo de 10 días: colirios, suspensiones

-Las soluciones para inyección sin conservante pueden ser utilizadas hasta 12 horas después de su primera extracción si se conservan a temperatura muy fría

-Las soluciones para inyección con conservantes pueden ser utilizadas hasta 72 horas después de su primera extracción conservadas a temperatura muy fría

-Las soluciones para infusión no pueden utilizarse después de su primera extracción

-Los colirios sin conservantes se guardan en frío como máximo durante 1 mes después de preparación