Gestión de Almacenes y Operaciones en el Proceso de Compra

¿Qué es un almacén?

Se denomina almacén al lugar físico en el que las empresas realizan las funciones logísticas de recepción, manipulación, conservación y expedición de la mercancía con el fin de equilibrar la producción con la demanda de los consumidores.

Inconvenientes y Ventajas

Inconvenientes

• Inversión en la amortización, alquiler o financiación de las instalaciones.
• Elevados costes de mantenimiento de las instalaciones, la maquinaria y los equipos de manipulación.
• Coste salarial de los recursos humanos.

Ventajas

• Mayor flexibilidad para adaptarse a los cambios inesperados del mercado.
• Garantizar la oferta de determinados productos al consumidor.

Clasificación de los almacenes

Según la naturaleza del producto

Almacén de materias primas, almacén de productos en curso, almacén de productos terminados y almacén de material auxiliar.

Según la localización

Centrales, regionales y plataforma.

Según la propiedad

Almacén propio, en alquiler y régimen de leasing.

Según la función logística

Almacén de consolidación y división de envíos.

Distribución

Zonas externas

La zona de acceso es donde se realiza la recepción de la mercancía y se contrasta con el albarán; se denomina zona de acceso y zona de carga y descarga.

Zonas internas

Donde se realiza la distribución en el interior del almacén. En ella se encuentra la zona de almacenamiento, la zona de expedición y la zona de oficinas.

Funciones del almacén

1. Recepción e inspección de los materiales.
2. Registro de entrada y codificación de los materiales.
3. Almacenaje y manutención de los productos.
4. Preparación de los productos (picking).
5. Expedición de los productos.

Fases del almacén

1. Recepción e inspección de los materiales.
2. Código de barras.
3. Almacenaje y manutención.
4. Preparación de pedidos.
5. Expedición de productos.

Proceso de compra

En toda empresa se llevan a cabo acuerdos y determinadas operaciones que deben reflejarse en una serie de documentos específicos.

Objetivos

• Dar continuidad en el abastecimiento.
• Asegurar la calidad y cantidad de los suministros.
• Definir el nivel de inventarios, evitando roturas de stock y mermas.
• Estudiar nuevas fuentes de suministros.
• Mantener los costes de adquisición y mantenimiento de stocks a niveles adecuados.

Actividades específicas

• Estudios de las fuentes de suministros.
• Búsqueda, selección y evaluación de proveedores.
• Control de las especificaciones de calidad requeridas.
• Gestión de negociación.
• Seguimiento de las operaciones realizadas.
• Mantenimiento de un registro actualizado de productos.
• Realización de pedidos determinando los volúmenes.
• Recepción del pedido y su calidad.

Etapas en el proceso de compra

• Solicitud de ofertas de proveedores.
• Selección del proveedor.
• Negociación en las condiciones de compra.
• Seguimiento del pedido.
• Recepción de la mercancía.
• Recepción de la factura.
• Servicio posventa.

Documentos que intervienen en la compra

1. Solicitud de oferta
2. Presupuesto
3. Contrato
4. Pedido
5. Albarán
6. Carta de porte
7. Ficha de almacén
8. Factura
9. Hoja de reclamaciones

Documentos de pago y cobro

• Transferencia y recibo.
• Cheque.

Tipos de cheque: Nominativo, al portador, a la orden, cruzado, bancario, pagaré, letra de cambio (librador, tenedor y librado) y otras modalidades.

Factoring

Consiste en traspasar las facturas de una empresa a una entidad financiera para obtener de manera inmediata el dinero.

Confirming

Equivale a un pago certificado; se puede decir que es un factoring inverso.

Documentos internacionales

• Factura proforma.
• Documento Único Administrativo (DUA).
• Certificado de circulación.
• Certificado de origen.
• Conocimiento de embarque.
• Medios de cobro documentarios.