Gestió de Projectes: Guia Completa i Fases

Nocions Generals Sobre Projectes

Un projecte és un esforç temporal emprès per crear un producte, servei o resultat únic. És la planificació i el desenvolupament de les tasques per dur a terme el resultat desitjat. La gestió de projectes és la coordinació d'equips, recursos i temps que prendran part en el seu desenvolupament. Un projecte és un conjunt d'accions que cal dur a terme per detectar i fitar un problema i planificar un resultat resolutiu.

Un Project Manager treballa en un projecte determinat a realitzar dins d'unes dates d'inici i de finalització concretes, amb objectius específics i un pressupost. Hi ha un temps (inici i final), un caràcter únic (produirà una cosa que no es repeteix a l'empresa) i una sèrie d'etapes:

1. Inici del projecte: es defineix amb línies generals (DAFO, identificació dels interessats, aprovació, definició inicial i organigrama del projecte).
2. Planificació: es creen objectius utilitzant un full de ruta del projecte (pla de gestió del projecte, costos, pressupost, pla de qualitat, recursos humans, comunicació, gestió de riscos, administració i compres).
3. Execució: s'utilitza la informació recopilada (llançament del projecte, control de canvis, assegurament de la qualitat, expectatives, compres).
4. Seguiment i control: es mesura l'efectivitat mitjançant indicadors clau de rendiment KPI (control del calendari de seguiment del treball, control de canvis, costos i qualitat, informació del progrés).
5. Tancament: s'organitza una reunió d'anàlisi amb els participants del projecte.

Punts Clau d'un Projecte

Objectius, planificació, recursos, desenvolupament, avaluació i finalització.

Tipus d'Objectius en un Projecte

• Generals: idea general que s'aconseguirà mitjançant l'abast dels objectius més petits.
• Específics: defineixen la ruta que cal recórrer per assolir-los.
• Concrets: defineixen les accions concretes que porten a completar els objectius específics.

Beneficis d'Aplicar la Gestió de Projectes

• Assolir els objectius dins del termini i pressupost.
• Augmentar la satisfacció del client.
• Millorar la competitivitat i flexibilitat de l'empresa.
• Detectar riscos durant el desenvolupament i identificar càrregues de treball.

Stakeholders

Han de dirigir el projecte, pagar els costos, treballar en el projecte i defensar-lo davant dels clients. Tipus:

1. Cap de projecte: assistent a la direcció seleccionat pel director que duu a terme la gestió d'un projecte determinat.
2. Patrocinador: alt directiu que defensarà i convencerà el client.
3. Client: rep directament el producte i paga.
4. Usuari: el que fa ús del producte.
5. Membres de l'equip: tots els que hagin participat en l'execució del projecte.

Funcions del Gestor d'un Projecte

La tasca d'un gestor/a de projectes es resumeix en observar, decidir i organitzar, intentant fer el camí a l'èxit tan senzill com sigui possible, guanyant temps i recursos per al projecte.

1. Plantejament: exercici teòric, fixació d'objectius, definir la metodologia, previsió de possibles obstacles (DAFO), definició dels passos a seguir (recursos, temps i personal).

*DAFO: S'estudia la situació interna i externa d'un projecte mitjançant una matriu quadrada: Fortaleses (internes), Debilitats (internes), Amenaces (externes), Oportunitats (externes). Amb l'objectiu d'identificar aquests elements per millorar les expectatives del projecte.

2. Organització: enumeració de tasques, distribució de recursos tenint en compte el pressupost.
3. Provisió de personal: assignar cada tasca a persones amb la formació i les aptituds ideals.
4. Direcció: comunicació i coordinació entre els integrants amb la finalitat de mantenir informat el cap del projecte en tot moment.
5. Control: posada en comú i coordinació dels moments en què es troben les diferents fases.

Carta d'Autorització d'un Projecte

És útil fer públic el suport que rep el nostre projecte. Ha de contenir: nom del projecte, nom del cap de projecte, propòsit del projecte, responsabilitats del cap del projecte i un paràgraf que recolzi clarament per part del patrocinador el cap del projecte i el projecte en si.

Fases Prèvies del Projecte

• Estudi Teòric: Defineix el camí i els objectius que es volen assolir.
• Estudi de Viabilitat: Avalua si el projecte és rendible, considerant factors com l'entorn, la competència, les lleis i els requisits.
• Pressupost: Inclou costos de materials, mà d'obra, gestió, equipament, i possibles penalitzacions o incentius.
• Anàlisi i Gestió de Riscos: Identifica riscos (d'abast, planificació, catàstrofes i recursos) i dissenya plans de contingència.

Creació del Projecte

• Planejament Inicial: Defineix objectius, lliurables (productes intermedis o finals), programa (cronograma), i avaluació de riscos. Tot ha de ser acordat entre les parts implicades.
• Planificació del Calendari: Es crea un calendari basat en l'experiència i la consulta d'experts, que es modifica segons avanci el projecte.
• Equip de Treball: Es configuren equips segons les habilitats i necessitats, i es designa un responsable per a la comunicació eficient.
• Recursos Necessaris: S'identifiquen els recursos humans, tècnics i materials per evitar retards i ajustar el projecte a la realitat.
• Documentació:
  • Carta d'enquadrament: Resumeix la naturalesa, objectius i normes del projecte.
  • Pla de Projecte: Justifica decisions estratègiques, planificacions i canvis. A més, es poden incloure certificacions de tercers que validin la qualitat del projecte.