Gestió de Magatzems Sanitaris: Tipus i Control d'Estocs

Gestió de Materials en Empreses Sanitàries

Totes les empreses necessiten material per desenvolupar la seva activitat:

• Empreses comercials: compren material i el revenen.
• Empreses industrials: compren material per transformar-lo en productes.
• Empreses de serveis: consumeixen el material durant la prestació dels seus serveis.

Les empreses relacionades amb la sanitat són en el grup de serveis. Per prestar serveis sanitaris necessiten diferents materials: medicaments, material sanitari, equipaments, etc.

Magatzem o Dipòsit

Els materials necessaris per a prestar el servei sanitari es desen en un espai al centre sanitari anomenat magatzem o dipòsit. El material també es pot anomenar mercaderia o existència. La paraula estoc, producte o article també es pot utilitzar en diferents situacions.

Les empreses que subministren material als hospitals i centres sanitaris s'anomenen proveïdors. Un hospital pot tenir diversos proveïdors.

Objectiu i Funcions d'un Magatzem

Un magatzem és un conjunt de materials que tenen una organització a l'espera de la seva utilització posterior.

Objectiu d'un magatzem: mantenir unes existències suficients de materials que garanteixin la continuïtat de l'activitat de l'empresa.

Funcions:

• Sol·licitar materials als proveïdors quan sigui necessari.
• Rebre i registrar el material subministrat.
• Rebutjar el material que no compleix els requisits determinats.
• Protegir i conservar els articles que conté.
• Evitar pèrdues i deteriorament del material.
• Distribuir el material a les unitats del centre que ho sol·liciten.
• Registrar i controlar els moviments dels articles.
• Fer la valoració d'existències i la gestió de l'inventari.

Tipus de Magatzems

• Magatzems Centrals

  Són dipòsits grans que emmagatzemen grans quantitats de productes i materials de tot tipus. S'utilitzen en grans complexos hospitalaris o serveis en més d'un hospital de la província o comunitat autònoma.

• Magatzems Generals

  Disposen de la major part de les existències necessàries perquè un hospital mitjà o gran pugui funcionar en ple rendiment durant un temps determinat.

• Magatzems Petits

  Disposen d'existències mínimes que garanteixen el funcionament d'una unitat d'un hospital (ex: una planta d'un hospital) o d'una consulta privada durant un període curt de temps.

• Magatzems Especials

  En un hospital, els articles que se sol·liciten s'han de rebre al magatzem. No obstant això, alguns materials s'han d'entregar a magatzems especials:

  • Aliments: en ser productes peribles, han de tenir cambres pròpies, separats de la resta d'articles.
  • Llençeria: és el magatzem de tota la roba que s'utilitza a l'hospital: llençols de llit, tovalloles, etc.
  • Combustibles: combustibles per a la calefacció o l'oxigen medicinal. Necessiten dipòsits específics.
  • Farmàcia: s'encarrega de la recepció i l'emmagatzematge dels productes farmacèutics.

Control de les Existències del Magatzem

Qualsevol magatzem sanitari necessita mantenir una quantitat determinada d'articles per a garantir la prestació dels serveis sanitaris a la població. Per això cal portar un control dels estocs disponibles i els diferents moviments que es produeixen: entrada i sortida de material del magatzem.

El control de les existències del magatzem es realitza mitjançant dos sistemes complementaris: fitxes de magatzem i inventari.

Fitxes de Magatzem

S'utilitza una fitxa per cada varietat de productes al magatzem (ex: xeringues), on s'hi van registrant les entrades al magatzem (compres) i les sortides (consum per prestar el servei sanitari). Les fitxes poden ser en paper o mitjançant un programa informàtic.

Cada fitxa ha de contenir, almenys, les següents dades:

• Membres del centre sanitari.
• Nom del producte i les seves varietats.
• Data de la comanda.
• Nom del proveïdor.
• Data d'entrada al magatzem.
• Número de factura del material rebut.
• Preu unitari de la compra.

Inventari

L'inventari és un llistat de béns que disposa una empresa al magatzem i, alhora, una revisió de l'estat d'aquests. L'inventari es pot fer en el període que es vulgui, però és obligatori fer-ho almenys un cop a l'any.

El recompte dels articles del magatzem s'ha de contrastar amb les fitxes de magatzem. Si el nombre d'articles inventariats no coincideix amb la quantitat anotada a les fitxes, cal buscar-ne les raons, que poden ser, entre d'altres:

• Error en efectuar les fitxes.
• Error en el recompte de l'inventari.
• Error en emmagatzemar el producte.
• Caducitat del producte.
• Trencament del producte.
• Robatoris.

Valoració d'Existències

La valoració de les existències es fa per saber el cost dels productes del magatzem. Quan els productes tenen variacions de preu de compra, s'ha de seguir un mètode determinat per a valorar les existències en estoc.

Mètode FIFO

FIFO (First In, First Out): primera entrada, primera sortida.