Gestió Documental i de la Informació: Arxius i Entorns Digitals

Què és un Arxiu?

Un arxiu és un conjunt de documents que una persona, societat, administració o institució produeix en l'exercici de les seves funcions o activitats i que es conserva per a una utilització posterior.

Funcions Essencials d'un Arxiu

• Desar, conservar i custodiar tota la informació.
• Facilitar documents ràpidament i amb eficiència.
• Permetre complir les disposicions legals sobre la conservació de documentació.
• Servir de suport per a la presa de decisions.

Procés d'Arxivament de Documents

• Selecció: D'on procedeix el document? De quin tema tracta? Data d'emissió. Vigència o permanència.
• Registre de Documentació: Consisteix a deixar constància de la recepció. Així, en el moment en què necessitem la documentació, podrem acudir al registre per comprovar si efectivament es troba a l'empresa.
• Classificació i Ordenació: Distribuir la documentació per fer-la arribar a les persones que se’n faran càrrec.
• Codificació: Donar una clau única (que pot estar formada per lletres i números) a cadascun dels documents. (IDENTIFICADOR)
• Arxivament: L’arxivament consisteix a col·locar els documents a conservar a la ubicació que li correspongui d’acord amb el nostre sistema d’arxivament.

Tipus d'Arxius Existents

• Actiu: Accessible, situat a prop del lloc de treball (ex: factures).
• Semi-Actiu: Documents no actius de més d'1 any o material de consulta no freqüent (ex: factures de més d'1 any).
• Arxiu Inactiu: Legalment han d'estar emmagatzemats un temps fins a la seva destrucció (ex: +6 anys).
• Centralitzat: Documents en un mateix lloc amb ordre i control, amb personal especialitzat.
• Descentralitzat: Cada departament de l'empresa té el seu propi arxiu.
  • Rapidesa d'accés.
  • Major autonomia.
• Mixt: Permet que arxius actius i semi-actius estiguin descentralitzats i que l'arxiu inactiu estigui centralitzat.

Sistemes de Classificació i Arxivament

1. Classificació Alfabètica

   • Persona física: 1r cognom clau, 2n el segon, 3r el nom, 4t adreça.
   • Empreses: 1r la primera paraula.

2. Classificació Numèrica

3. Classificació Alfanumèrica

   1r lletres i després números.

4. Classificació Cronològica

   Basada en la data del document.

5. Classificació Numericronològica

   Un número correspon a un any (ex: 31/2004).

6. Classificació per Assumptes o Matèries

Suports d'Arxiu: Paper vs. Electrònic

Arxiu en Paper

Avantatges de l'Arxiu en Paper

• Guardar la informació de forma íntegra.
• Els arxius no poden ser modificats o alterats.
• Els documents, com contractes o rebuts, es poden signar de puny i lletra.
• Es pot realitzar la consulta de documents sense haver de recórrer a cap dispositiu tecnològic.

Desavantatges de l'Arxiu en Paper

• Ocupa molt espai (no respecta el medi ambient).
• Es fa malbé amb la humitat i els canvis de temperatura.
• És inflamable.
• Es pot veure afectat per fongs, insectes, incendis, inundacions.
• La informació pot ser robada o revisada per personal no autoritzat a accedir al seu contingut.

Exemples d'Arxiu Físic

Vertical, Lateral (biblioteca), Caixes, Targetes.

Arxiu Electrònic

Avantatges de l'Arxiu Electrònic

• Estalvi de paper.
• Facilita els processos d'auditoria.
• Ofereixen seguretat en el resguard dels documents.
• És àgil trobar informació.
• Menys espai.
• Processos administratius més ràpids.
• Es poden signar electrònicament sense importar la ubicació de la persona que els ha de signar.
• Permet consultar qualsevol document en el moment en què es necessiti des de qualsevol dispositiu tecnològic.

Desavantatges de l'Arxiu Electrònic

• L'arxiu pot quedar desactualitzat pels avenços tecnològics.
• El document pot perdre's o ser vulnerable si no es disposa de la seguretat informàtica actualitzada.

Exemples d'Arxiu Electrònic

Cinta magnètica, disc dur, CD, USB, Núvol.

Gestió i Tractament de la Informació a l'Empresa

Què és la Informació?

És tot allò que es dóna i es rep sobre un fet, un tema o una situació.

Tractament de la Informació

El personal d'atenció al client és una de les parts que gestiona més informació dins d'una empresa.

Fases del Tractament de la Informació

1. Recollida d'Informació

   Oral (clients, representants), escrita (periòdics, revistes), telefònica (bancs, entitats), electrònica (Gmail, webs).

2. Registre de la Informació

   Registrem la informació obtinguda en una base de dades, agenda, etc.

3. Elaboració de la Informació

   Analitzar, elaborar i redactar correctament.

4. Comunicació de la Informació

   Transmetre o lliurar a la persona (cara a cara, telèfon, correu, etc.).

5. Emmagatzematge de la Informació

Fonts d'Informació Empresarial

Són les persones i organitzacions de les quals s'obtenen les dades que després són objecte d'anàlisi en el procés de la investigació comercial.

Per a la correcta interpretació i aplicació, cal saber i comprovar:

• El grau de fiabilitat de la informació.
• La periodicitat amb la qual és renovada.
• El grau de detall.

Tipus de Fonts d'Informació

Fonts Primàries

• Fonts Primàries Internes

  Dades de la pròpia empresa (bases de dades de proveïdors i clients, estat financer, registre de vendes).

• Fonts Primàries Externes

  Dades que provenen de l'entorn empresarial (preus, dades procedents de proveïdors, clients, competència, llocs web, publicacions, etc.).

Fonts Secundàries

• Fonts Secundàries Privades

  Revistes de subscripció, empreses d'investigació.

• Fonts Secundàries Públiques

  INE, administració pública, arxius municipals.

Avantatges i Desavantatges de les Fonts

Fonts Primàries: Pros i Contres

• Avantatges: S'adapten als propòsits de la investigació, és calculable el seu grau d'exactitud.
• Inconvenients: Major cost, major dificultat d'obtenció.

Fonts Secundàries: Pros i Contres

• Avantatges: Menor cost, major rapidesa.
• Inconvenients: Dificultat per trobar dades secundàries que s'ajustin a les necessitats de l'estudi, poca exactitud.

Entorns Virtuals i Comunicació Digital

Tipus d'Entorns Virtuals

• Mitjans Audiovisuals Digitals

  Pàgines que informen de les publicacions de premsa digital (revistes digitals).

• Telefonia i Comunicació Mòbil

  Permet comunicar-nos ràpidament, gestionar dades bancàries, fer compres amb targeta, etc.

• Internet: La Xarxa Global

  Xarxa mundial de comunicacions basada en ordinadors que comparteixen els seus recursos i informació a través de sistemes de transferència de dades, interconnectant milions de persones i institucions arreu del món.

  (SOCIETAT DEL CONEIXEMENT = Coneixement (Capital humà) + TIC (Tecnologies de la Informació i la Comunicació))

• Correu Electrònic

• World Wide Web (WWW)

• Xats i Videoconferències

  Comunicació en temps real.

• Telnet: Accés Remot

  Un ordinador que pot ser utilitzat des d'un altre a distància.

• Intranet: Xarxa Corporativa

  Xarxa d'ordinadors d'una àrea local privada.

• Xarxes Socials

  Afavoreixen la participació i el treball col·laboratiu, les relacions entre persones. Pot generar addicció.

Filtratge d'Informació de la Xarxa

• Definir l'objectiu de recerca (què busco exactament).
• Plantejar les tàctiques possibles (quant de temps dedico a la cerca).
• Combinar diverses estratègies.
• Anotar els resultats de les cerques.
• Finalment, escollir el resultat més convenient.