Gestió Documental en Farmàcies: Tipus i Recursos

Què és un document?

Un document és una prova escrita o digital que serveix de comunicació entre un emissor i un receptor. En l'àmbit farmacèutic, els documents són essencials per a l'intercanvi d'informació entre oficines de farmàcia, serveis de salut i organismes oficials.

• Destinatari: persona o organ al qual va dirigit.
• Remitent: individu que es fa responsable del contingut.
• Data: dia, mes i any en què s'elabora.
• Contingut: missatge que es vol transmetre.

Tipus de Suport

1. Tradicional (Paper): Escrit a mà o per ordinador, s'utilitza en casos puntuals.
2. Electrònic: Més comú, ja que facilita l'emmagatzematge i l'accés.

Gestió Documental

Les oficines de farmàcia gestionen documents com:

• Rebuts: Receptes, circulars, factures, albarans i alertes de medicaments.
• Custodiats: Llibres oficials (receptari, comptabilitat d'estupefaents), registres (temperatures, formulacions magistrals), informació pública (horaris, serveis de guàrdia).
• Emesos: Declaracions de moviments d'estupefaents, farmacovigilància, sol·licituds de talonaris, factures.

Organització

• Paper: Guardat en carpetes per matèries i ordenat per data d’arribada.
• Digital: Emmagatzemat en carpetes o programes de gestió, etiquetat de manera coherent per a una localització fàcil.

Receptes

El document més comú rebut a la farmàcia és la recepta, usada per controlar la dispensació de medicaments. Pot ser en format tradicional o electrònic, sent aquest últim el més habitual. Les dades i la data es registren mitjançant segell i signatura (manual o automàtica).

Alertes farmacèutiques

Les alertes provenen de l'Agència Espanyola de Medicaments i Productes Sanitaris (AEMPS) i altres entitats, i informen sobre problemes relacionats amb:

1. Medicaments d'ús humà:
   • Seguretat: Es notifiquen reaccions adverses inesperades o es modifica la informació d'ús.
   • Qualitat: Retirades per defectes d'envasat, etiquetatge o fabricació.
   • Medicaments il·legals: Productes no autoritzats, sovint venuts per Internet o fabricats il·legalment.
2. Medicaments veterinaris: Regulats per normativa específica. Es retiren per motius de qualitat o seguretat, detectats per farmacovigilància.
3. Productes sanitaris: Inclou adhesius dentals, líquids de neteja, pròtesis, etc. Les alertes adverteixen riscos o irregularitats de fabricació.
4. Cosmètics i higiene: Es notifiquen substàncies prohibides, falsificacions o productes no autoritzats, com tintes per a tatuatges amb riscos sanitaris.

Elements clau en alertes

Les alertes inclouen informació sobre:

• Número i any d’emissió.
• Marca comercial, presentació i lot afectat.
• Descripció del problema i classificació del defecte (classes 1 a 3, segons gravetat).
• Data de caducitat, mesures a prendre i codi nacional

Documents consultats en una farmàcia

Les farmàcies consulten habitualment informació referida als medicaments, garantint que aquesta procedeix de fonts fiables, tant en format físic com electrònic. A continuació es presenten els principals recursos d'informació disponibles:

Bases de dades

1. CIMA
   • Gestionat per l'AEMPS, permet consultar informació detallada sobre medicaments, la seva disponibilitat, autoritzacions i problemes de subministrament.
   • Inclou informació tècnica com prospectes i fitxes tècniques.
2. BOT PLUS
   • Desenvolupat pel Consell General de Col·legis Farmacèutics.
   • Inclou dades completes sobre medicaments humans, veterinaris, productes de parafarmàcia i interaccions farmacològiques.
   • Proporciona eines per ajudar en la prescripció i dispensació, com advertències, cerca de medicaments intercanviables i consells al pacient.

Catàleg d’especialitats

• Publicat anualment pel Consell de Col·legis de Farmacèutics.
• Conté una classificació alfabètica de medicaments, nous principis actius, notes informatives i relacions de medicaments substituïbles.
• Encara que no és tan actualitzat com BOT PLUS, és útil per a treballar en format paper.

Formulari Nacional

El Formulari Nacional és un llibre electrònic que conté les fórmules magistrals tipificades i les normes de preparació i control de qualitat de medicaments.

• Editat per l'AEMPS, conté fórmules magistrals tipificades i preparats oficinals.
• Inclou informació mèdica i farmacològica essencial per garantir qualitat, seguretat i eficàcia en l'elaboració de medicaments.
• Només disponible en format electrònic des de 2020

Recopilació Legislativa

Inclou les normatives que regulen la fabricació de medicaments a les farmàcies, com la Llei de Garanties i l'ús racional del medicament, així com els requisits per a la prescripció i dispensació de fórmules i preparats.

Fórmula Magistral: Medicament personalitzat elaborat per un farmacèutic.

Preparat Oficinal: Medicament estàndard per a símptomes menors, elaborat i supervisat per un farmacèutic.

Reial Farmacopea Espanyola (RFE)

• Compendi legal que descriu les normes de qualitat per a medicaments i excipients.
• Inclou mètodes analítics, monografies i característiques de conservació, fabricació i control de matèries primeres.
• Els laboratoris farmacèutics i farmàcies han de garantir la seva disponibilitat i consultar-la abans de fabricar qualsevol medicament.

Procediments Normalitzats de Treball (PNT)

• Inclouen instruccions detallades per a diverses operacions farmacèutiques, com elaboració de fórmules magistrals, control de qualitat i etiquetatge.
• Classificats en procediments generals, d'elaboració de formes farmacèutiques, operacions farmacèutiques i control de producte.

Documents que s'elaboren en la farmàcia

Farmacovigilància

Els professionals sanitaris, com farmacèutics, han de notificar els efectes adversos dels medicaments no descrits en les fitxes tècniques. La notificació es fa a través de formularis web a la AEMPS i ajuda a identificar riscos post-comercialització.

PNT (Procediments Normalitzats de Treball)

Són documents que descriuen les operacions a seguir per aconseguir un objectiu. Inclouen l'objecte, l'aplicació, les responsabilitats i el procediment detallat.

Registre de Temperatura

El control de temperatura és essencial per als medicaments termolàbils. Pot ser manual o automàtic, segons les normatives.

Llibre Receptari

És un registre de dispensació de medicaments amb recepta. S'hi apunten dades com la data, el metge, la recepta, el pacient i la seva informació, amb un sistema automatitzat que ha substituït els llibres manuals.

Talonari Oficial d'Adquisició d'Estupefaents

S'utilitza per sol·licitar estupefaents als distribuïdors. Els valors són numerats i segellats per garantir seguretat.

Llibre de Comptabilitat d'Estupefaents

Registra les entrades i sortides d'estupefaents a la farmàcia, incloent dades com la data, quantitat, proveïdor, recepta, metge i pacient, amb un sistema electrònic per garantir el control.

Declaració Anual d'Estupefaents

Les farmàcies han de fer una declaració anual dels moviments d'estupefaents a l'AEMPS de manera telemàtica.

Altres documents generats a la farmàcia

Les farmàcies poden generar documentació específica per serveis com el consentiment informat i els contractes d'elaboració.

Consentiment informat

És el document que el pacient signa per acceptar una intervenció després d'obtenir informació sobre els riscos i avantatges. El pacient pot cancel·lar el consentiment posteriorment.

Test de cribratge de VIH

Algunes farmàcies poden realitzar tests ràpids de VIH. Per fer-ho, es requereix el consentiment informat del pacient, qui completa un qüestionari sobre les seves dades i perfil de risc. El consentiment pot ser verbal i ha de quedar registrat.

Sistema personalitzat de dosificació (SPD)

Les farmàcies poden oferir aquest servei per organitzar els medicaments del pacient. Es recull la medicació, es reembossa en un nou blíster i es personalitza per a cada presa del dia. Cal el consentiment informat del pacient i diversos documents de registre i elaboració.