Gestió Documental i Arxiu: Clínica Girona i INSPAI

Clínica Girona: Documentació Mèdica i Arxiu

La Clínica Girona disposa d’un arxiu centralitzat on cada pacient té el seu propi arxiu identificat amb un número. El secret per localitzar els pacients resideix en els tres últims dígits del seu número d’identificació.

Protecció de Dades i Seguretat

S'aplica la Llei de Protecció de Dades amb tres nivells de protecció, requerits segons el tipus de dada. El nivell alt s'aplica a les dades de salut.

Les dades dels pacients són sempre confidencials. S'utilitzen mesures de seguretat legals, incloent contrasenyes per a l'accés i un sistema de registre de totes les consultes.

Actualment, els pacients no tenen accés a la seva documentació des de casa; han de desplaçar-se al centre per consultar-la. La documentació es gestiona tant en format paper com digital.

Serveis de Comunicació

El servei de comunicació té responsabilitat sobre les activitats i la protecció de dades.

Comunicació Externa

• Premsa: Màrqueting i Publicitat (Pub), Relacions Públiques (RP), gabinet de premsa, etc.
• Web 2.0: Xarxes socials, correu electrònic, etc. La clínica disposa de web des del 1997, sent pioners. Utilitzen la Intranet.
• Imatge Corporativa: Gestió d'activitats i logotips, RP.

Comunicació Interna

Comunicació entre els empleats mitjançant:

• Correu electrònic.
• Bolletí i notícies internes.
• Telèfon i formació.

Fluxos de comunicació:

• Ascendent: Personal → Bústia → Comandament.
• Descendent: Comandament → Bústia → Personal.
• Horitzontal: Comandament amb comandament / Personal amb personal.

Nota: Actualment, no es disposa d'un pressupost específic per a la comunicació.

INSPAI: Centre de la Imatge de la Diputació de Girona

Processos i Circuits Generals del Centre de la Imatge

Ingrés de Documentació

1. Via Ordinària: Provenen dels departaments de la Diputació, seguint protocols establerts.
2. Via Extraordinària: Donacions de fotografies per part de persones alienes a l'organització. Prèviament, es realitza una inspecció per avaluar l'adequació de les imatges.

Tractament Tècnic

1. Tractament Documental.
2. Tractament Arxivístic.
3. Tractament de Preservació.

Sortida de Documentació

1. Usuaris: Consulta i préstec.
2. Comunicació i Difusió.

Gestió de Fons i Col·leccions

• Fons: Fotografies pròpies d'una persona. Es poden cedir (el propietari manté els drets i pot decidir el destí) o donar. *Exemple: àlbum de fotos familiar.*
• Col·leccions: Fotografies que segueixen un criteri específic (p. ex., històric).

Diferència clau: Es basa en qui realitza l'agrupació i si és el creador o un posterior gestor.

Elements de la Documentació Fotogràfica

1. Procedència: Origen dels documents.
2. Autor.
3. Contingut: Conceptes i iconografia.
4. Objecte.

Procés de Descripció

1. Guia: Descripció, arxiu i detall dels fons.
2. Inventari: Mitjà de descripció, amb camp d'acció definit segons el fons.

Estructura de la Informació al Catàleg

1. Àrea d'Identificació.
2. Àrea de Context.
3. Àrea de Contingut i Estructura.
4. Àrea de Condicions d'Accés i Ús.
5. Àrea de Documentació Relacionada.
6. Àrea de Notes.
7. Àrea de Control i Descripció.

Actualment, s'intenta digitalitzar totes les fotografies i posteriorment guardar-les en dipòsits especials per a la seva preservació.

Servei de Documentació Fotogràfica i Audiovisual

Aquest servei va néixer l'any 2006. S'encarrega de l'anàlisi i la descripció del contingut de documents, així com de la difusió de continguts relacionats amb fotografia, audiovisuals, arxivística i gestió.

Les imatges es poden consultar de dues maneres:

1. Via web.
2. Presencialment, anant directament al centre.