Gestió Documental i Accés als Arxius: Instruments i Definició Legal

Accés als Documents i Arxius Reservats

Hi ha arxius reservats. Això ho estipula la llei i es relaciona amb la preservació dels drets individuals i col·lectius.

Procediments d'Accés

1. Consulta: Sol·licitar la consulta dels documents.

Instruments de Descripció Arxivística

Els instruments de descripció ajuden a localitzar la informació:

• Guia de l’arxiu: Instrument de descripció que dóna informació bàsica sobre tots els fons de custòdia d’un arxiu. Permet destriar aquells fons que poden contenir la informació que es busca.
• Guia de fons: Aporta informació general sobre el conjunt documental que forma el fons i la seva història.
• Inventari: Descriu les sèries documentals que conformen un fons, disposades segons l’ordre que tenen al quadre de classificació i seguint la seva estructura. (Sovint la guia de fons i l’inventari es presenten conjuntament en la mateixa publicació.)
• Catàleg: Instrument que descriu ordenadament i de manera individualitzada les unitats documentals que tenen entre elles una relació o unitat tipològica, temàtica o institucional.

Definició d'Arxiu (Segons el CIA)

Segons el Consell Internacional d’Arxius (CIA), el terme "arxiu" té dues accepcions principals:

1. Conjunt de documents, sigui quina sigui la data, la forma i el suport material, produïts o rebuts per qualsevol persona física, servei o organisme públic o privat en l’exercici de la seva activitat, conservat pel seu productor o els seus successors, per les seves pròpies necessitats o transferit a la institució d’arxius competent segons el valor arxivístic.
2. Edifici o part d’un edifici on es conserven i es comuniquen els arxius.

Per Què es Produeixen i Conserven els Documents?

La documentació es genera i es conserva per diverses raons fonamentals:

1. Gestió Administrativa: Els documents es produeixen per a la gestió administrativa dels assumptes corrents i són el suport informatiu per a la presa de decisions. A més, tenen un valor probatori que els concedeix la llei. Així doncs, l’arxiu té com a missió proporcionar els documents, les dades i les referències per al desenvolupament ràpid i eficaç de les activitats de cada entitat.
2. Transparència i Ciutadania: Sobretot en el cas de les institucions públiques, la documentació és el recurs bàsic d’informació per als ciutadans i la garantia de la transparència administrativa, imprescindible en tot Estat de Dret.
3. Valor Històric i Cultural: Els documents adquireixen amb el pas del temps un valor històric i es converteixen així en l’objecte preferit pels estudiosos i pels ciutadans en general, a través de la investigació i la difusió cultural.

Perquè tot això sigui possible i l’arxiu no sigui un simple munt de papers barrejats, cal una persona encarregada d’organitzar-los i de posar-los a disposició de qui ho necessiti.

Conceptes Clau de la Llei de Documentació

Fons Documental

És el conjunt orgànic de documents aplegats en un procés natural que han estat generats o rebuts per una persona física o jurídica, pública o privada, al llarg de la seva existència i en l’exercici de les activitats i les funcions que li són pròpies.

Col·lecció Documental

És el conjunt no orgànic de documents que es reuneixen i s’ordenen en funció de criteris subjectius o de conservació.

Arxiu (Organisme i Fons)

L’organisme o la institució des d’on es fan específicament funcions d’organització, de tutela, de gestió, de descripció, de conservació i de difusió de documents i fons documentals. També s’entén per arxiu el fons o el conjunt de fons documentals.

Sistema de Gestió Documental

El conjunt d’operacions i de tècniques, integrades en la gestió administrativa general, basades en l’anàlisi de la producció, la tramitació i els valors dels documents, que es destinen a la planificació, el control, l’ús, la conservació i l’eliminació o la transferència dels documents a un arxiu, amb l’objectiu de racionalitzar-ne i unificar-ne el tractament i aconseguir-ne una gestió eficaç i rendible.

Documentació de Catalunya

Els documents produïts o rebuts a Catalunya per qualsevol persona o entitat, pública o privada.

Patrimoni Documental

Ho són també els documents de les institucions catalanes medievals i de l’antic règim vinculades a la Corona i els de les administracions de caràcter senyorial i jurisdiccional, singularment els documents inclosos en els fons que pels processos de desamortització són de propietat pública.

Documentació en Fase Activa

La documentació administrativa que una unitat tramita o utilitza habitualment en les seves activitats.

Documentació en Fase Semiactiva

La documentació administrativa que, un cop conclosa la tramitació ordinària, no és utilitzada d’una manera habitual per la unitat que l’ha produïda en la seva activitat.

Documentació Inactiva o Històrica

La documentació administrativa que, un cop conclosa la vigència administrativa immediata, posseeix valors primordialment de caràcter cultural o informatiu.