Gestió de la Correspondència i Sistemes d'Arxiu Empresarial

Tractament de la Correspondència

La correspondència és el mitjà de comunicació més característic que utilitza l'empresa per relacionar-se amb el món exterior (per exemple, el correu electrònic o la carta).

Recepció i Classificació de la Correspondència

La correspondència es pot classificar segons:

• El seu origen (*pública* o *privada*).
• El seu contingut i formalitat:
  • *Primària* (negocis).
  • *Secundària* (paquets, catàlegs, etc.).
• El tipus de recepció (postal, telegràfica, correu electrònic, etc.).

Obertura i Comprovació

El personal de recepció s'ocupa d'aquesta tasca. Si la correspondència ve marcada com a *confidencial*, s'ha de respectar i lliurar tancada al destinatari.

• Lliurament de documents tancats (si són confidencials).
• Comprovar l'ajust dels annexos.
• Verificar que les dades del remitent també es trobin a l'interior.

Registre d'Entrada i Sortida

Registre d'Entrada

És el procés que implica fer anotacions, de manera ordenada, de la documentació rebuda per l'empresa.

Registre de Sortida

És molt útil per poder verificar, posteriorment, si la documentació ha estat enviada o no.

L'Arxiu i la Gestió Documental

L'Arxiu és el conjunt de documents rebuts o produïts per una empresa, organisme públic, etc., com a conseqüència de la seva activitat.

Tipus d'Arxiu

Segons l'Antiguitat (Edat)

• De gestió: Fins a 5 anys d'antiguitat. Mantenen les funcions originals.
• Intermedis: De 5 a 25 anys d'antiguitat. Han perdut les funcions originals.
• Històrics: Més de 25 anys. No conserven el valor original.

Segons la Titularitat

• Públics o Privats

Segons l'Organització

• Arxius Centralitzats: Ocupen un únic departament.
  • Avantatges: Estalvi de recursos, evita duplicar la informació.
  • Inconvenients: Més adequat per a empreses petites.
• Arxius Descentralitzats: No es troben unificats en un únic espai físic.
  • Avantatges: Més ràpid i més autonomia.
  • Inconvenients: Augment d'espai, possible falta d'informació i menys especialització.
• Mixtos: Combinació dels dos sistemes anteriors.

Control i Transferència Documental

El Control dels Documents

És el conjunt de processos encaminats a fer el seguiment de la documentació que entra i surt del nostre arxiu.

El Procés de Transferència d'Arxius

Consisteix en el canvi d'ubicació de la documentació.

El Cicle de Vida del Document

1. Creació del document: L'origen del document.
2. Classificació, ordenació i utilització: S'inicia un cop el posseïdor rep el document.
3. Arxivament i conservació.
4. Transferència: Quan la freqüència d'ús disminueix, es transfereixen a noves localitzacions on s'accedeix menys.
5. Eliminació: Quan la documentació ja no aporta pràcticament cap valor.

Tipus d'Arxius segons el Cicle de Vida

• Actius: Documents d'ús freqüent.
• Semi-actius: Documents amb ús no freqüent i antiguitat relativa.
• Passius: Documents poc probable que tornin a ser consultats.

La Destrucció de la Documentació

Abans de destruir qualsevol document, ens hem de plantejar les següents preguntes:

• És legalment correcte destruir-lo?
• Podria ser-nos encara de certa utilitat?

Fases de l'Arxivament

1. Registre
2. Classificació
3. Codificació
4. Prearxivament
5. Arxivament

Classificació i Ordenació dels Documents

La classificació i ordenació són el conjunt de criteris que permeten agrupar la documentació i disposar-la en un ordre únic dins de cada agrupació.

Sistema Alfabètic

Conjunt de criteris de classificació i ordenació que consisteix a organitzar en funció de les lletres.

• Avantatges: Senzill d'aplicar.
• Inconvenients: S'ha d'intercalar amb els documents que ja teníem.

Sistema Cronològic

Disposar els documents en funció de la data.

• Avantatges: Simplicitat i no és necessari intercalar documents.
• Inconvenients: Pot haver-hi molta informació en una mateixa data.

Sistema Geogràfic

Agrupar els documents segons la localització de les empreses que els originen.

• Avantatges: Adaptabilitat i simplicitat de classificació.
• Inconvenients: No és un sistema d'ordenació i l'espai d'arxiu podria estar mal aprofitat.

Classificació per Matèries o Assumptes

Es basa en la similitud en les funcions o temes.

• Avantatges: Fàcil d'utilitzar, es poden generar noves carpetes.
• Inconvenients: La definició de matèries és difícil, no és un sistema d'ordenació.

Sistemes Mixtos

Sistema que combina diferents sistemes de classificació per organitzar els documents en diferents nivells.

• Codificació de documents: S'assigna una combinació de caràcters a cada document (Exemple: departament de vendes = DV).