Gestió de Correspondència Empresarial: Guia Completa

Gestió de la Correspondència a l'Empresa

Podem definir el correu d'entrada com tot aquell que es rep a l'empresa, ja sigui a través dels serveis tradicionals de correus com mitjançant fax, missatgeria, Internet, etc. La gestió de correspondència implica les tasques següents:

1. Recepció de la Correspondència

El primer filtre de correspondència el realitza la persona encarregada de rebre-la (ja sigui a la mateixa empresa o a l'apartat de correus), rebutjant la correspondència equivocada i separant la propaganda.

2. Selecció, Obertura i Comprovació del Contingut

Abans d'obrir el correu, s'ha de tenir en compte que existeixen comunicacions privades. Això vindrà indicat al sobre amb referències com "Confidencial", "A l'atenció de" o d'altres similars que ens indiquen que la carta ha de ser lliurada sense obrir a la persona indicada.

Un cop oberts els sobres, el pas següent consisteix a comprovar que hi trobem tots els documents que indica el text (factures, catàlegs, etc.).

3. Registre al Llibre d'Entrada

En primer lloc, assignem un número correlatiu a cada carta d'entrada. Normalment, es posa un segell amb les dades bàsiques del registre: el número assignat i la data de lliurament.

El llibre d'entrada de correspondència, on quedaran reflectides totes les cartes que arriben a l'empresa, contindrà, com a mínim, els següents apartats:

• Número d'ordre: és el número que s'ha atorgat a la recepció.
• Data: és la data d'arribada de la correspondència d'entrada.
• Remitent: s'hi anotaran les dades personals de qui envia la correspondència (nom i cognoms si és una persona física o raó social si és una persona jurídica).
• Destinatari: és la persona o departament que rep la comunicació.
• Assumpte: és l'estructura del contingut.
• Classe de document: és el tipus de correspondència de què es tracta.
• Annexos / Observacions: s'hi indiquen els documents que s'adjunten (per exemple, xecs, factures, mostres) i també s'hi poden incloure informacions sobre l'enviament.

Enviament de Correspondència

Un cop la correspondència ha estat registrada, l'últim pas serà pesar i franquejar cadascuna de les cartes i paquets que s'han d'enviar.

La pesada: és necessària, ja que la majoria de les tarifes postals prenen com a indicador el pes de l'enviament. El franqueig consisteix a pagar el preu corresponent de l'enviament i es pot realitzar de quatre formes diferents.

• Segells: és el sistema tradicional de franqueig i serveix de comprovant del pagament previ dels enviaments efectuats per correu.
• El propi segell: Correus ofereix la possibilitat de comprar plecs de 25 segells personalitzats amb les imatges que l'empresa vulgui.
• Franqueig pagat: està pensat per a usuaris que efectuïn dipòsits massius de cartes i altres impresos amb certa periodicitat. Els dipòsits dels enviaments es fan als centres d'admissió massiva acompanyats del corresponent albarà d'entrega.
• Franqueig en destinació: en aquest cas, és el destinatari qui pagarà el preu de l'enviament.

Serveis de Correus per a Particulars i Empreses

Carta Manual o Ordinària

És la modalitat més utilitzada entre particulars quan l'enviament no supera els 2 kg i no requereix lliurament urgent.

Carta Certificada

Lliuraments en els quals es garanteix la recepció mitjançant la signatura del destinatari o una persona autoritzada. Si no pogués lliurar-se, s'advertirà al receptor mitjançant un avís que disposa de 15 dies per recollir l'enviament en una oficina de Correus.

Serveis de Valisa (Valisa)

Per a empreses que necessiten intercanviar correspondència periòdica entre un punt i diverses destinacions d'Espanya. Cada contracte es personalitza, i poden triar-se els dies i horaris de recollida i lliurament més convenients per al client, de manera que s'agrupen en un embalatge autoritzat tots els enviaments que es desitgin.

Postal Exprés Nacional

Els seus enviaments de paqueteria amb lliurament garantit en 48 hores. Es lliuren sota signatura, amb una àmplia cobertura en tot el territori nacional i tarifes sense suplements de reexpedició per a qualsevol població del territori nacional, traçabilitat i seguiment online.

Paquet Blau

Enviament de paquets o documents voluminosos a Espanya i Andorra. Circulen registrats i es lliuren sota signatura al domicili del destinatari. En cas que no sigui possible procedir al lliurament, poden recollir-se posteriorment en l'oficina de Correus més propera al domicili del destinatari.

Burofax

Enviament urgent i sota signatura de documents rellevants que tenen caràcter de prova enfront de tercers. L'enviament es pot realitzar, amb plena validesa legal, des del seu propi ordinador per mitjà de Correus online o bé acudint a qualsevol de les oficines de Correus.

Es pot combinar amb els serveis addicionals d'Avís de Recepció, Avís de Servei i Còpia Certificada, que proporciona una còpia autentificada del contingut del Burofax enviat.

Serveis del Sector Públic de Correus

Enviament de Documents

Correspondència Normal o Ordinària

És el tipus de servei més utilitzat pels particulars quan el contingut no supera els 2 kg i l'entrega no és immediata.

Carta Certificada amb Acusament de Recepció

Permet provar l'entrega del document mitjançant la devolució al remitent d'un imprès signat pel destinatari.

Carta Certificada amb Valor Declarat

Permet assegurar l'enviament d'objectes de valor.

Carta Certificada contra Reembors

El destinatari, quan rep la carta, paga una quantitat de diners que es lliura per mitjà d'un gir postal.

Targeta Postal

Quan volem enviar un missatge breu i que no sigui confidencial, podem fer servir la targeta postal. Circula al descobert, sense sobre, i el seu pes no pot superar els 20 g. Es lliura al domicili del destinatari.

Enviament de Diners: el Gir

El gir és la manera més ràpida, senzilla i segura d'enviar diners tant a empreses com a particulars.

Poden afegir-se serveis addicionals com a Avís de Recepció, Reemborsament (fins a 1.000 €) o Valor Declarat (màxim 3.000 €).

Gir Nacional

Servei disponible en qualsevol oficina, podent triar la modalitat d'abonament al destinatari més còmoda: efectiu, xec (gir nacional) o ingrés en compte corrent (gir nacional). L'abonament del gir mitjançant xec postal té un import màxim de 3.000 €, i en metàl·lic l'import màxim en girs nacionals és de 300 €.

Telegrama

Enviament urgent de missatges l'entrega dels quals es produeix el mateix dia, a domicili i sota signatura.

Gir Nacional

Permet el lliurament de diners a domicili a qualsevol persona o empresa de la mateixa localitat o d'una altra diferent dins del territori estatal. Poden portar una comunicació privada d'un màxim de 15 paraules sense cap cost addicional. A més, hi ha la possibilitat d'acusar-ne la recepció.

Gir

Permet escollir la manera com s'abonaran els diners enviats al destinatari. L'abonament del gir en un xec és per un màxim de 3.000 € i en metàl·lic de 300 €.

Gir Immediat

Dona la possibilitat de disposar de manera immediata dels diners enviats a qualsevol oficina de correus del país, i això es fa mitjançant la identificació pel localitzador entregat al remitent.

Burofax

El servei de burofax permet l'enviament de missatges facsímils des de les oficines de correus a qualsevol empresa o usuari, encara que no tingui fax. Aquest servei ofereix:

• Justificant de recepció per saber l'hora exacta del lliurament.
• Certificació amb valor legal dels missatges o documents que s'envien.

Valisa

És un servei destinat a empreses que necessiten intercanviar correspondència periòdica entre un punt i diverses destinacions d'Espanya. Cada contracte es personalitza i es poden escollir els dies i els horaris de recollida i lliurament més convenients pels clients, de forma que s'agrupen en un embalatge autoritzat tots els enviaments que es vulguin.