Gestió de Comandes en Farmàcies: Circuit, Documents i Processos Clau

Circuit de la Comanda

1. Emissió de la comanda: L'oficina de farmàcia sol·licita els productes.
2. Preparació de la comanda i lliurament: El proveïdor prepara i lliura els productes.
3. Recepció i comprovació de la comanda: L'oficina de farmàcia rep i comprova el lliurament.
4. Facturació: El proveïdor cobra l'import de la comanda.
5. Pagament: L'oficina de farmàcia paga la factura.
6. Confirmació de pagament: El proveïdor confirma el pagament.

Documents Essencials en la Gestió de Comandes

Full de Comanda

Document on l'oficina de farmàcia i el proveïdor acorden el lliurament del producte.

• Informació inclosa: Número de comanda, dades d'identificació, adreça, observacions, llista de productes, data de comanda i data de lliurament.

Albarà

Document que acompanya els productes lliurats, on es detallen els articles.

• Informació inclosa: Nom i número d'albarà, dades de l'oficina de farmàcia i del majorista, número de comanda, data de comanda i lliurament, productes lliurats.

Full de Devolucions

S'assembla a l'albarà, però s'utilitza per retornar un producte i inclou un apartat per indicar el motiu.

Factura

Document que inclou tots els productes lliurats amb el seu preu, impostos i condicions comercials aplicables, indicant el preu final.

• Informació inclosa: Nom i número de factura, dades de l'oficina de farmàcia i del majorista, número de comanda, import total, data de venciment, forma de pagament.

Xec Bancari

Document on s'indica la quantitat a pagar i s'autoritza el beneficiari a cobrar-la.

• Informació inclosa: Dades bancàries, valor del xec, beneficiari.

Pagament Domiciliat

L'oficina de farmàcia autoritza el banc a abonar l'import a l'empresa majorista. (Els diners es transfereixen directament del compte de la farmàcia al del majorista).

Transferència Bancària

L'oficina de farmàcia ingressa els diners al majorista (paga la factura).

Rebut

Document acreditatiu del pagament (indica que l'import ha estat satisfet).

Processos de Gestió de Comandes

1. Emissió de Comandes

El procés de compravenda s'inicia amb l'emissió de la comanda.

• L'oficina de farmàcia elabora el document de full de comanda i l'envia al majorista.
• Prèviament, s'estableix un acord sobre les condicions comercials de compra.

1.1. Elaboració i Emissió de Comandes

a. Sistema de Reposició Automàtica

La comanda es genera automàticament a través del programa informàtic.

A01) Reposició a partir dels productes venuts

A02) Reposició a partir dels estocs

b. Sistema de Reposició No Automàtica

S'elabora la comanda manualment a través de diferents vies:

• Visita personal
• Internet
• Correu electrònic
• Telèfon

1.2. La Comanda d'Estupefaents

Document de caràcter sanitari, normalitzat i d'ús obligatori per als magatzems de les oficines de farmàcia.

2. Recepció i Comprovació de la Comanda

És el conjunt d'activitats que es realitzen des que el producte arriba a l'oficina de farmàcia fins que s'emmagatzema.

Comprovacions a realitzar:

1. Disposar d'espai i superfície per obrir els paquets.
2. Verificar que els productes corresponen amb la comanda.
3. Tenir l'ordinador per consultar el full de comandes i introduir les dades.
4. Disposar d'un sistema d'arxiu per guardar la documentació.

Recepció de la Comanda

Quan es rep una comanda, els procediments rutinaris es divideixen en dos nivells:

Nivell 1

• Revisar que els productes arriben en excel·lent estat.
• Verificar que el paquet està íntegre.
• Verificar que els productes no estiguin trencats o caducats.

Nivell 2

• Comprovar que el lliurament correspon amb la demanda de producte.
• Mirar si són els mateixos que els de l'albarà de lliurament.
• Verificar que l'albarà de lliurament correspon amb el full de comanda.

Comprovació de la Comanda

2.2. Conformitat o Desconformitat en el Lliurament

A. Casos en què no s'ha de signar ni segellar l'albarà:

1. Enviaments al majorista.
2. Enviament del laboratori al distribuïdor.

B. Casos de disconformitat:

1. Enviaments al majorista.
2. Enviaments del laboratori al distribuïdor.

2.3. La Recepció d'Estupefaents

Els estupefaents necessiten una atenció especialitzada.

• S'ha de verificar que els medicaments rebuts corresponen amb el val d'estupefaents, i aquest val ha d'estar registrat i presentat amb el llibre de comptabilitat d'estupefaents.
• S'han de guardar en una caixa forta.

3. Pagament de la Factura

Una vegada tot el procés ha estat realitzat i comprovat, s'inicia la fase de pagament al majorista.

A través de les diferents formes de pagament (xec, transferència, domiciliació), es procedeix a saldar la factura.

3.1. Termini de Pagament

És el període de temps des de la data de lliurament (venciment) fins al pagament efectiu.

4. Confirmació del Pagament

Un cop realitzat el pagament, es rep el rebut (document acreditatiu del pagament).