Gestió d'Arxius: Tipus, Funcions i Organització Efectiva

El fitxer
· Permet guardar, conservar i custòdia la informació // facilita la localització de documents amb rapidesa i eficiència // Permet complir amb les disposicions legals sobre la conservació de documentació // serveix de suport per a la presa de decisions.
Tipus d'arxius
Actiu à són els arxius que es consulten amb freqüència.
Semiactiu à Arxius que han deixat de estar vigents i cal conservar-los per motius legals o per interès de l'empresa.
Inactiu à S'usa per guardar arxius que tinguin valor històric o documental per a l'empresa.

Arxiu convencional
Per prendre una decisió, la informació i la quantitat i qualitat d’aquesta informació són determinants. Com més informació, més fiable i millor serà la decisió.
L'empresa genera unes dades per a l'ús de la informació. Aquestes dades tracten de sistemes informàtics denominats base de dades. És un sistema d’arxiu convencional atès que hi ha determinada informació que arxiva, almenys temporalment, en aquest suport.

Ordenació de documents

El programa d’ordenació de documents inclou totes les tasques relacionades amb la classificació, la custòdia i la conservació dels documents útils per a l’empresa.

L’ordenació de documents es refereix al pla de classificació, custòdia i conservació de documents útils, mentre que l’arxiu és el conjunt de documents útils per a l’empresa.
Objectius bàsics d’ordenació de documents
1. Reduir el volum de documents guardats // 2. Recuperar espai útil a les oficines i als locals d’arxiu per poder destinar-lo a altres finalitats que siguin necessàries // 3. Transferir la major part possible de material des de l’oficina al arxiu // Facilitar la recerca del material arxivat // Reduir la quantitat necessària d’instal·lacions per a la classificació de l’arxiu.

Funcions del personal encarregat de l’arxiu

1. Responsabilitats de la persona encarregada del programa d’ordenació de documents à Assumeix la responsabilitat d’estudiar, promoure i coordinar l’adopció de criteris, mètodes i procediments uniformes per a la classificació, custòdia i conservació dels documents de l’empresa.
2. Responsabilitat de la persona encarregada dels arxius à És responsable d’assegurar l’ordenació dels arxius generals, seguint les normes i procediments establerts a l’empresa.
Fases de l’ordenació de documents
1. Pla de classificació
Ordre alfabètic // numèric // cronològic // geogràfic // classificació temàtica.

2. Inventari dels documents i determinació dels períodes de conservació
L’empresa ha de tenir un inventari o llista de documents actualitzada, amb els periodes de conservació a l’oficina i a l’arxiu general de cada document.

3. Moviment del material de l’arxiu
Conservació i destrucció dels documents.
La informació es guarda en 3 suports diferents: paper, pel·lícules i suports digitals.
Per conservar els documents, hem de procurar no deixar els documents exposats a la pols // adoptar mesures de prevenció contra aigua o foc.
Per a la destrucció del material hi ha 2 mètodes:
Expurgació que s’ha de fer del material un cop determinada la seva inutilitat // Definició a priori del període de conservació de cada tipus de material (maquines d’esmicolar paper, forns d’incineració i maceració).

Diferents nivells d’arxiu

A d’assolir 2 objectius: 1. Evitar la conservació indiscriminada de tot o quasi tot el material // 2. Evitar la destrucció indiscriminada del material.

Nivell 1: correspon al lloc de treball on es conserven els documents que acaben d’entrar a l’empresa i que requereixen la iniciació o la continuació d’accions particulars i urgents (arxiu ACTIU).
Nivell 2: Correspon a la direcció operativa de l’empresa i conté tots els documents que els arxius actius li lliuren tan bon punt s’han esgotat totes les operacions que se’n deriven (arxiu SEMIACTIU).
Nivell 3: Conté tots els documents que han perdut quasi tot el valor i que, per tant, passen a tenir un valor purament documental (Arxiu INACTIU).

Organització de l’arxiu actiu

Es classifica en 4 grups à acció // informació // documentació // personal i confidencial.
Dins d’aquests grups pot ser ordenat à per tema (per continuar o acabar), cronològicament, alfabèticament, per tema (caràcter personal i confidencial).

Organització de l’arxiu semiactiu
Recull els documents que els arxius actius lliuren a la direcció operativa de l’empresa per tal que tingui elements de control.
Funcions de la persona responsable à Vigilar que els documentos es conservin en bon estat // posar al dia les carpetes // atendre les demandes de consulta // expurgar les carpetes, per mitjà de l’arxiu inactiu, dels documents que han perdut actualitat.

Organització de l’arxiu inactiu
Per organitzar-lo cal tenir en compte à 1. Procedència dels materials (venen de l’actiu i semiactiu).

2. Objectius de l’arxiu inactiu à Lliurament dels documentos demanats // tramesa ràpida de la documentació sol·licitada // conservació ordenada i en perfecte estat // destrucció dels documents obsolets.

3. Criteris per la tramesa de documents de l’arxiu inactiu à S’ha de fer en dates preestablertes, per evitar acumulacions de material i feina.
4. Normes per a l’expurgació en el pas de l’arxiu semiactiu a l’arxiu inactiu à documents obsolets s’han de destruir // carpetes alleugerides han de passar a l’arxiu inactiu // La persona responsable ha de posar els documents en llocs segurs.

5. Modalitat de conservació de documents a l’arxiu inactiu à Conservar els documentos en l’estat en què es troben // en dimensió, pes i volum reduïts.

6. Petició de consulta i full de sortida de document à Per consultar documents de l’arxiu cal omplir una petició de consulta. Un cop extret l’arxiu cal fer una anotació en un full que ha de contenir (nom del document extret // data retirada // nom de la persona a qui s’ha deixat el document).

Classificació i codificació del material de l’arxiu
Classificació és una tècnica per a la identificació i el reagrupament sistemàtic d’elements similars segons unes característiques comunes.
Codificació és l’assignació de nombres, lletres o altres símbols als elements d’un tot, segons un pla sistemàtic, per tal de distingir-ne les diferents categories i les diferents partides dins de cada categoria.

Tipus de codificació à Amb símbols alfabètics // símbols numèrics // símbols alfanumèrics.

Sistemes de classificació

Per noms en ordre alfabètic à El material es classificat sobre la base de cognoms de la persona a qui va dirigit el document i després s’ordena segons una seqüència alfabètica. Bar la sirena à Sirena bar/platja d’Aro à platjadaro

Numèric: el material es reuneix i s’ordena sobre la base d’un nombre progressiu.

Geogràfic: S’ordenen a partir de la localitat en què resideixen els respectius titulars. Els noms els classifiquen per ordre alfabètic.

Temes: El material s’ordena segons el tema o contingut que el caracteritza.

Cronològic: El material queda ordenat d’una manera progressiva a partir de la data d’emissió, fabricació, de compra... posant normalment a la part inferior la data més antiga i a la superior la més recent.