Fundamentos y Tipos de Organigramas y Flujogramas para la Optimización de Procesos

Organigramas: Requisitos, Elementos y Clasificación

Requisitos Fundamentales de los Organigramas

Para que un organigrama sea efectivo, debe cumplir con los siguientes criterios:

1. Claridad: El esquema debe indicar de forma muy definida los elementos que componen la estructura organizacional.
2. Uniformidad Gráfica: Todos los gráficos deben presentarse con las mismas figuras geométricas y, razonablemente, con el mismo tamaño.
3. Esquema Uniforme: Los elementos directamente relacionados con la organización y su línea de mando deben estar conectados a su jefatura superior y en la posición del nivel que les corresponda, estructurando el esquema como un árbol.
4. Actualidad: Debe mantenerse actualizado; de lo contrario, se convierte en un factor de perturbación.

Elementos de un Organigrama

• Figuras geométricas dispuestas en niveles.
• Líneas de comunicación o vías de penetración.

Clasificación de los Organigramas

1. Según su Forma:
   • Vertical
   • Horizontal
   • Circular
   • Lineal
   • Tridimensional
2. Según su Contenido:
   • Estructural: Describe los distintos órganos o unidades.
   • De Cargo o de Relación de Dependencia: Similar al estructural, pero incluye el nivel de cargo.
   • Funcional: Añade una pequeña enumeración de las principales funciones encomendadas a cada elemento.

Flujogramas: Concepto, Función e Impacto Operacional

Concepto de Flujograma

Representación gráfica con figuras geométricas del movimiento de trabajo o acción, como el trámite de un documento, la confección de un objeto o los pasos de un procedimiento. Estos pueden ser tangibles o intangibles (por ejemplo, un documento o una orden).

Función del Flujograma

1. Indica o recorre un procedimiento.
2. Cubre un ciclo de acción.
3. Referencia cronológica de las operaciones.
4. La acción gira en torno de las personas (Flujograma de Procedimientos) o en torno de las funciones (Flujograma de Procesos).

Información que Revelan los Flujogramas

1. Qué sucede en el sistema actual.
2. Qué sucede en el sistema propuesto.
3. Contraste entre el sistema actual y el sistema propuesto.
4. Secuencia de movimiento.

Utilidad e Importancia de los Flujogramas

Utilidad

1. Evaluación del sistema actual.
2. Evaluación del sistema propuesto.

Importancia

1. Para recopilar datos.
2. Analiza y desarrolla las recomendaciones.
3. Implantación y auditoría de procedimientos.

Beneficios Operacionales: Lo que Eliminan los Flujogramas

1. Duplicidad de operaciones.
2. Retroceso en las operaciones.
3. Recargo de funciones.
4. Atascos por exceso de funciones, actividades o labores.

Método Descriptivo de un Flujograma

Permite ilustrar gráficamente situaciones respecto a un documento, detallando:

1. Dónde se originó.
2. Número de copias.
3. Tipo de archivo (temporal o permanente).
4. Transcripción a otro documento.
5. Si origina otro documento.
6. Dirección que tomará el documento.
7. Factores que inciden en la dirección del documento.

Tipos de Flujogramas

1. Secuencial: Se enfoca en el inicio y la secuencia lineal de las operaciones.
2. Columnar: Organizado por actor o responsable.
3. Analítico: Similar al columnar, pero incluye una columna específica para comercios o actividades comerciales.
4. De Procesos: Presenta el esquema del columnar (por actor o por departamento) y, además, incluye una columna inicial que muestra lo que se recibe y una columna final que muestra lo que se entrega.