Fundamentos y Tipología de la Comunicación Administrativa y la Organización de Eventos Corporativos
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Comunicación Administrativa: Conceptos Fundamentales
Las Comunicaciones Administrativas son documentos breves que sustituyen a las cartas, mantienen la información entre los niveles de una organización, documentan la gestión y requieren intención, finalidad y formalidad.
Tipos de Documentos Administrativos
Los principales tipos de documentos utilizados en la gestión son:
- Carta
- Memorando
- Circular
- Correo electrónico
- Informe
- Tarjeta
- Currículum
- Certificado
- Resolución
- Agenda
- Acta
- Recibo
- Pagaré
- Contrato
Documentos Clave en la Gestión Empresarial
Carta
La Carta es la comunicación escrita más importante, considerada una conversación por escrito.
Clasificación de Cartas
- Familiares: De índole personal.
- Comerciales: Utilizadas para solicitudes, reclamos, ofertas y relaciones comerciales.
- Protocolares: Formales, utilizadas entre altos rangos o instituciones.
Redacción
La redacción debe seguir la estructura IDC (Introducción, Desarrollo, Conclusión), y debe caracterizarse por la concisión, la coherencia, la formalidad, la corrección ortográfica y el estilo personal.
Partes de la Carta
- Membrete
- Número consecutivo
- Lugar y fecha
- Destinatario
- Saludo
- Referencia
- Cuerpo
- Despedida
- Nombre y firma
- Cargo
- Copia (cc)
- Anexo
- Identificación mecanográfica
- Segunda página (si aplica)
Estilos y Complementos
- Estilos: Bloque extremo, bloqueado, semibloque.
- Puntuación: Estándar.
- Interlineado: Sencillo.
- Sobre: Complemento de la carta (tipos: oficio, cuadrado, rectangular, manila, ventanilla).
Memorando
El Memorando es un documento interno breve, centrado en un solo asunto. Es rápido, concreto, no requiere saludo formal y es muy versátil.
Clases de Memorando
- Simple: Dirigido a un solo destinatario.
- Múltiple: Dirigido a varios destinatarios.
Partes del Memorando
- Membrete
- A/Para (Destinatario)
- De (Remitente)
- Fecha
- Asunto
- Cuerpo
- Firma
Circular
La Circular es una orden emitida por un superior a sus subalternos. Posee carácter permanente y un destinatario colectivo, pudiendo ser de uso interno o externo.
Motivos Comunes
- Cambios organizacionales.
- Aperturas o ampliaciones.
- Modificaciones de precios.
- Anuncios generales.
Formato
Debe incluir el título CIRCULAR, el destinatario, el nombre del remitente y la firma.
Certificado
El Certificado da fe de hechos verificados, garantizando veracidad, claridad y precisión.
Características
- Uso de las palabras CERTIFICA o HACE CONSTAR.
- Datos completos del expedidor y del interesado.
- Fecha y firma.
- Redacción sin espacios en blanco.
- Uso del verbo en tercera persona.
Informe
El Informe presenta hechos pasados, presentes o previsibles con datos comprobados, e incluye conclusiones y recomendaciones.
Clases de Informe
- Expositivo: Solo narra los hechos.
- Interpretativo: Explica los hechos y concluye.
- Demostrativo: Presenta pasos claros y verificables.
Redacción y Estructura
La redacción debe ser impersonal, sobria, objetiva, sin emociones y basada en datos.
La estructura formal incluye:
- Portada
- Presentación
- Cuerpo (Introducción, Desarrollo, Conclusiones, Sugerencias)
- Anexos
- Bibliografía
Providencia Administrativa
La Providencia Administrativa da curso a asuntos administrativos para su resolución. Incluye lugar y fecha, un cuerpo conciso, firma y sello.
Acta
El Acta deja constancia de lo tratado en reuniones y posee valor legal. Es redactada por el secretario.
Formato y Requisitos
El formato debe incluir:
- Número de reunión.
- Ciudad, fecha y hora.
- Lista de presentes y ausentes.
- Orden del día.
- Desarrollo de los temas.
- Resoluciones.
- Firmas.
Los requisitos de redacción son: ser breve, clara, precisa, con puntos numerados, cantidades expresadas en letras y números, y registrada en libros autorizados.
Resolución
La Resolución es una orden escrita del jefe de un servicio público. Posee carácter general, obligatorio y permanente, y complementa la ley.
Ámbitos de Aplicación
- Material
- Territorio
- Impacto social y económico
Procedimiento
Requiere declaración de voluntad, numeración, firmas y publicación.
Gestión de Reuniones y Eventos Corporativos
Conceptos de Reunión y Evento
Un Evento es una reunión con una finalidad definida, que incluye un encuentro físico y un objetivo claro.
Turismo de Negocios
El Turismo de Negocios combina reuniones y viajes. Es un fenómeno urbano caracterizado por el alto gasto. Este sector se conoce como MICE (Meetings, Incentives, Congresses, Exhibitions).
Evento vs. Acto
- Un Acto es solemne y protocolar.
- Un Evento es creativo, comercial y funciona como una herramienta de comunicación empresarial.
Definición: El evento es un instrumento promocional y comunicacional planificado que responde a necesidades específicas.
Tipología de Eventos
Los eventos se clasifican según diversos criterios:
- Según el área: Artístico, científico, deportivo, político, etc.
- Según la estructura: Conferencia, seminario, congreso, feria, taller, exposición, foro.
- Según el carácter: Formal o informal.
- Según la naturaleza: Internacional, nacional.
- Según la generación: Propio, captado.
- Según los convocantes: Gubernamentales, corporativos.
Organizador de Eventos
El Organizador de Eventos requiere temple, autocontrol y capacidad resolutiva.
Cualidades Genéricas
- Experiencia
- Educación
- Intuición