Fundamentos de Sistemas de Gestión de Información y Comunicación Empresarial

Sistema de Gestión de la Información (SGI)

Sistema de Gestión de la Información (SGI): Conjunto de procesos diseñados para organizar y distribuir datos dentro de una organización de manera eficiente.

Perspectivas del Sistema

• Visión sistémica: Sistema integrado de elementos y recursos que interactúan entre sí para cumplir con el objetivo organizacional. No funcionan de forma aislada.
• Visión holística: Considera al sistema como un todo; funciona de forma cíclica. La organización no puede detener el ciclo, pues su objetivo es maximizar ganancias.

Los recursos pueden ser: humanos, materiales, financieros y tecnológicos.

La Información como Activo Estratégico

Información: Conjunto de datos transformados que brindan significado y contexto. Es vital para la toma de decisiones y las acciones resultantes.

Recursos Humanos (RRHH) provee información clave como: rotación, ausentismo, licencias y satisfacción del empleado. Es importante evaluar cómo influye en la toma de decisiones.

Características Esenciales de la Información

Para ser efectiva, la información debe cumplir con los siguientes atributos:

• Relevancia: Aporta conocimiento y reduce la incertidumbre.
• Exactitud.
• Completitud: Debe cubrir los puntos clave del problema.
• Confianza en la fuente: Preferible si ha sido utilizada exitosamente en el pasado.
• Comunicación: Debe llegar a la persona correcta.
• Puntualidad: Comunicar en el momento preciso en que se va a utilizar.
• Detalle: Mientras menos detalle innecesario, mejor.
• Comprensión: Es el factor que transforma datos en información útil.

Necesidades de Información en la Dirección Estratégica

La información es fundamental en las tres fases del proceso de dirección estratégica:

1. Formulación: Se obtienen datos clave mediante herramientas como el FODA (competencias, cultura, finanzas, políticas, tecnología).
2. Implementación: Se utiliza la información para cumplir los objetivos establecidos.
3. Control: Se compara la realidad con las metas fijadas, permitiendo adoptar medidas correctivas si es necesario.

Comunicación Organizacional

Comunicación: Conjunto de técnicas que permiten la difusión y comprensión de mensajes. Es un proceso vital dentro de la organización.

Elementos de la Comunicación

• Emisor: Persona que inicia el proceso.
• Receptor: Quien recibe y decodifica el mensaje.
• Mensaje: La información codificada.
• Canal: La vía utilizada para la transmisión.
• Retroalimentación: La respuesta del receptor.

Comunicación Interna

Es el flujo de información, mensajes y noticias que se da entre los miembros de la organización. La ausencia de una comunicación adecuada es una causa frecuente de conflictos laborales.

Funciones de la Comunicación Interna

• Control.
• Motivación.
• Expresión.
• Información.

Colaboradores informados y motivados resultan en un buen funcionamiento de la empresa. La comunicación interna puede darse mediante correos electrónicos, boletines, reuniones, etc.

Clasificación de la Comunicación Interna

• Ascendente
• Descendente
• Horizontal
• Transversal

Comunicación Externa

Es el intercambio de información entre la organización y su entorno externo. Su objetivo principal es la gestión de la imagen y la reputación de la empresa.

Actividades de la Comunicación Externa

Sus actividades incluyen:

• Publicidad.
• Relaciones públicas.
• Marketing.
• Atención al cliente.
• Gestión de redes sociales.