Fundamentos y Procesos Clave del Sistema de Gestión de Calidad (SGC)

Control de Documentos en Sistemas de Gestión de Calidad

Este proceso garantiza que todos los documentos del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) estén disponibles y de fácil acceso para el personal que deba utilizarlos. La documentación debe estar fechada, revisada y aprobada por las personas responsables. Además, debe estar actualizada, reflejando la forma de llevar a cabo su revisión en situaciones de cambio.

Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles para:

• Aprobar documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión.
• Revisar y actualizar documentos cuando sea necesario, y aprobarlos nuevamente.
• Asegurarse de que se identifiquen los cambios y el estado de la versión vigente.

El Ciclo PDCA: Planificar, Hacer, Verificar, Actuar

El ciclo de mejora continua PDCA (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar), diseñado por W. Edwards Deming en la década de 1920, se caracteriza por cuatro pasos fundamentales para la gestión y mejora de procesos:

• P (Planificar): Establecer los objetivos y procesos necesarios para obtener los resultados esperados.
• D (Hacer): Implementar los planes establecidos.
• C (Verificar): Monitorear y medir los procesos y los resultados respecto a los objetivos y requisitos, e informar sobre los resultados.
• A (Actuar): Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de los procesos.

Acreditación: Generando Confianza en la Evaluación de la Conformidad

La acreditación es la herramienta establecida a escala internacional para generar confianza en la actuación de un tipo muy específico de organizaciones, denominadas generalmente Organismos de Evaluación de la Conformidad (OEC). Estos incluyen Laboratorios de Ensayo, Laboratorios de Calibración, Entidades de Inspección, Entidades de Certificación y Verificadores Ambientales.

Certificación: Conformidad con Normas y Especificaciones

La certificación es la acción llevada a cabo por una entidad reconocida como independiente de las partes interesadas, mediante la cual se manifiesta la conformidad de una empresa, producto, proceso, servicio o persona con los requisitos definidos en normas o especificaciones técnicas.

Informe de Auditoría: Comunicación de Resultados y Hallazgos

El informe de auditoría es el documento mediante el cual el auditor comunica al auditado el resultado de su trabajo, incluyendo las no conformidades, las observaciones y las conclusiones. Debe ser redactado con un lenguaje sencillo, claro y directo; y, en la medida de lo posible, verificable, es decir, que responda a evidencias trazables que puedan contrastarse.

Puede incluir tres tipos de información, según provengan de: inferencias, juicios o no conformidades.

Contenido Esencial del Informe de Auditoría

Un informe de auditoría debe contener:

• Alcance de la auditoría.
• Objeto de la auditoría.
• Referencia a la norma respecto a la cual se realiza.
• Equipo auditor que desarrolla la auditoría.
• Personas entrevistadas, con su posición en la empresa.
• Fechas de la auditoría.
• Descripción de las no conformidades encontradas.
• Informe de las no conformidades.
• Listado de observaciones.
• Resumen de resultados y valoración global.

Manual de Calidad: El Documento Maestro del SGC

El Manual de Calidad es el documento de más alto nivel en el sistema de gestión de calidad. Incluye la política de calidad y los compromisos de calidad de la empresa, define los planteamientos organizativos y las responsabilidades, y hace referencia a los procedimientos que deben seguirse para cumplir con la política.

Objeto y Alcance del SGC: Definición de Propósito y Límites

Es necesario establecer un objeto para definir el fin último del SGC.

Con el alcance queda definido qué áreas o actividades de la empresa estarán afectadas por el SGC.