Fundamentos del Proceso Administrativo y Teorías de Gestión Empresarial

El Proceso Administrativo

El proceso administrativo es el conjunto de funciones y actividades que efectúa la administración de la empresa, orientadas al logro de sus fines y objetivos.

Funciones Administrativas

El proceso administrativo se divide tradicionalmente en cuatro funciones principales:

• Fase Mecánica (Teoría): Comprende la Planificación y la Organización.
• Fase Dinámica (Ejecución: Poner en práctica la fase mecánica): Incluye la Gestión (o Dirección) y el Control.

Planificación

La Planificación consiste en fijar objetivos, marcar estrategias para conseguirlos, definir las políticas de la empresa y establecer criterios de decisión, siempre con la intención de alcanzar los fines de la empresa.

Pasos de la Planificación

• Analizar la situación de partida: Estudiar la situación interna de la empresa y su entorno.
• Marcar el objetivo y definir alternativas para conseguirlo.
• Analizar puntos fuertes y débiles (Análisis DAFO/FODA) y escoger la alternativa que mejor se adapte.
• Controlar y determinar las desviaciones que se produzcan respecto a lo planificado.

Características de los Objetivos

Los objetivos establecidos deben ser:

• Realistas: Todos los subsistemas de la empresa deben tener los recursos necesarios para alcanzarlos y deben adaptarse al momento y al entorno.
• Se deben establecer prioridades entre objetivos y subobjetivos, valorando el coste de oportunidad.
• Los objetivos se deben alcanzar con el menor número de consecuencias imprevistas y sus costes deben ser mínimos.

Organización

La Organización consiste en diseñar una estructura en la que queden definidas todas las tareas que debe realizar cada persona que forma parte de la empresa.

Consideraciones para la Estructura Organizacional

Para diseñar esta estructura, se debe tener en cuenta:

• Determinar los niveles de organización (jerarquía).
• Clarificar funciones y objetivos a cada nivel (dividir tareas y responsabilidades).
• Establecer canales de autoridad (obediencia).
• Establecer canales de comunicación:
  • Ascendente: De subordinados a superiores (mediante quejas y sugerencias).
  • Descendente: De superiores a subordinados (mediante carteles o anuncios).
  • Horizontal: Entre personas del mismo nivel jerárquico (mediante reuniones).

Organización Formal

La Organización Formal es la estructura intencional, definida e identificada, en la que la empresa sitúa cada uno de sus elementos en el lugar más conveniente. Esta se realiza teniendo en cuenta la división del trabajo.

Tipos de Departamentalización

La división del trabajo puede llevar a diferentes tipos de departamentalización:

• División por funciones (áreas): Trabajadores organizados según su especialización (capacidad).
• División por zona geográfica: Trabajadores organizados según la zona destino del producto o servicio.
• División por productos: Trabajadores organizados según el producto final obtenido.
• División por procesos: Trabajadores organizados según las fases de la cadena de producción.

Evolución Histórica de la Teoría Administrativa

La teoría administrativa ha evolucionado a lo largo del tiempo, dando lugar a diferentes escuelas de pensamiento:

Escuela de Organización Científica del Trabajo

Representada principalmente por Frederick Taylor. Sus ideas constituyen el Taylorismo y se refieren fundamentalmente a la producción industrial. Se caracteriza por:

• La racionalización del trabajo (trabajo previamente establecido y estandarizado).
• La descentralización de la responsabilidad (dividir responsabilidades).
• Los incentivos basados en la productividad (aumentos de salarios al alcanzar una determinada productividad).

Por otro lado, Henri Fayol también contribuyó a esta escuela, interrelacionando en mayor medida el factor humano y la empresa. Lo que destaca en su enfoque es la importancia de la jerarquía y el principio de unidad de mando.

Escuela de Relaciones Humanas

Representada por Elton Mayo, con el objetivo de hacer el trabajo más humano. Se caracteriza por:

• Incentivos de carácter social, distintos a los materiales.
• La atención de la empresa al trabajador como factor clave para aumentar la productividad.
• La consideración de que el ser humano no se puede programar como una máquina.