Fundamentos del Proceso Administrativo y la Organización
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Definición de Administración
Es el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, las personas cumplan eficientemente objetivos específicos.
Proceso Administrativo
- Planificación: Qué hacer
- Organización: Cómo hacerlo
- Dirección: Hacerlo
- Control: Verificar
Planificación Administrativa
La planeación es el proceso que define los objetivos de la organización, establece una estrategia para alcanzar esos objetivos y desarrolla los planes para integrar y coordinar las actividades.
La Planeación se ocupa de:
- Los fines (lo que se debe hacer)
- Los medios (cómo se debe hacer)
Propósito de la Planeación
- Dirigir esfuerzo
- Coordinar actividades
- Reducir incertidumbre
- Establecer estándares
Definiciones
Misión:
Es la que identifica la función o tarea básica de una empresa.
Objetivo:
Son los fines que se persiguen por medio de una actividad.
Estrategia:
Es la determinación de los objetivos a largo plazo de una empresa y la adopción de los cursos de acción y la asignación de recursos necesarios para su cumplimiento.
Políticas:
Son criterios generales que orientan el pensamiento en la toma de decisiones.
Procedimientos:
Son actividades por medio de las cuales se establece un método para el manejo de actividades futuras.
Reglas:
Son acciones u omisiones específicas no sujetas a la discrecionalidad de cada persona.
Programas:
Son un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas y otros elementos necesarios para llevar a cabo un curso de acción dado.
Presupuestos:
Es la formulación de resultados esperados expresados en términos numéricos.
Características de los Objetivos
- Claros
- Viables
- Cuantificables
- Verificables
- Temporales
Consideraciones de los Planes
Alcance
- Estratégico
- Operacional
Marco de Tiempo
- Corto Plazo: Hasta 12 meses. Permite manejar todos los acontecimientos.
- Mediano Plazo: De 1 a 5 años. Reina la incertidumbre; los empresarios deben prever un plan de contingencia.
- Largo Plazo: Totalmente desconocido. Requieren un plan de contingencia.
Especificidad
- Específicos
- Direccionales
Organización Administrativa
“Determinación de la estructura intencional de roles o puestos en la organización”
- Identificar y clasificar las actividades requeridas.
- Agrupar las actividades necesarias para el logro de objetivos.
- Asignar cada grupo de actividades a un administrador con la autoridad necesaria para supervisarlo.
- Coordinar las actividades horizontal y verticalmente.
Elementos Orientadores de la Organización Administrativa
- División del Trabajo
- Unidad de Mando
- Autoridad y Responsabilidad
- Responsabilidad operativa y final
- Autoridad de línea y de staff
- Autoridad y poder
Organización - Conceptos Básicos
Departamento:
Un área, división particular de una organización sobre la cual un administrador posee autoridad respecto del desempeño de actividades específicas.
Autoridad:
Es el derecho propio de un puesto (y por lo tanto de la persona que lo ocupa) a ejercer discrecionalidad en la toma de decisiones que afectan a otras personas.
Responsabilidad:
El hecho de asumir los resultados de una actividad.
Nivel Organizacional:
Cantidad de niveles que existen en una organización (vertical).
Tramo de Administración:
Cantidad de departamentos a cargo de un administrador (horizontal).
Concepto de Línea:
Las funciones de línea son las que tienen un impacto directo en el cumplimiento de los objetivos de la empresa.
Concepto de Staff:
Las funciones de staff son aquellas que contribuyen a que el personal de línea trabaje con mayor eficacia a favor del cumplimiento de tales objetivos.
Organización con Tramos Estrechos
Ventajas:
- Supervisión estrecha
- Estricto control
- Rápida comunicación entre superiores y subordinados.
Desventajas:
- Los superiores tienden a involucrarse en el trabajo de los subordinados.
- Exceso de niveles administrativos.
- Altos costos a causa de numerosos niveles.
- Excesiva distancia entre el nivel más alto y el más bajo.
Organización con Tramos Amplios
Ventajas:
- Superiores obligados a delegar.
- Se deben establecer políticas claras.
- Cuidadosa selección de subordinados.
Desventajas:
- Riesgo de pérdida de control para el supervisor.
- Se requiere de administradores de excepcionalidad.
- Requiere alto nivel de inversión en capacitación.