Fundamentos y Procedimientos Esenciales de Archivo y Gestión Documental

Fundamentos del Archivo y la Gestión Digital

1. Proceso de Archivar

Es el proceso a través del cual se conservan, debidamente clasificados y ordenados, todos los documentos relacionados con el funcionamiento de una oficina, empresa o institución.

2. Creación y Organización de una Carpeta

Cuando la creación es desde el escritorio de Windows, se pulsa el botón derecho del ratón y se selecciona la opción Nueva Carpeta. Una vez seleccionada la opción en el submenú, se procede a guardar la información que se desee.

3. Procedimiento para Guardar un Documento en una PC

Si se desea guardar un documento en el directorio actual y en la misma unidad de disco, se despliega el menú Archivo y se selecciona la opción Guardar como. En la ventana desplegada, se escribe el nombre bajo el cual se desea guardar el documento.

4. Cómo Guardar un Documento en Memorias Auxiliares

Almacenamiento en CD

Se debe contar con una unidad grabadora de discos compactos (CD-RW) y con algún programa específico para la grabación.

Almacenamiento en Pendrive

Desplegar el menú Archivo y seleccionar en Guardar como la opción Disco Extraíble. Este mismo procedimiento se aplica para los disquetes.

5. Facilitación del Proceso de Archivo por Programas de Computador

Hoy en día, las oficinas de empresas o instituciones cuentan con sistemas de archivo accesibles desde cualquier computador que esté conectado a una red, facilitando así el acceso en cualquier momento a la información requerida.

6. Dispositivos de Almacenamiento

Son los medios en los cuales se puede guardar la información mientras la computadora no se está utilizando.

7. Materiales para Archivar

• Ficheros
• Carpetas
• CDs
• Carpetas colgantes
• Separadores alfabéticos
• Tarjetero
• Disco duro
• Pendrive
• Disquete
• Carpeta acordeón

Método Geográfico de Archivo

8. Definición del Método Geográfico

Es la ubicación geográfica del corresponsal y es el principal factor de ordenamiento.

9. Empresas que Utilizan el Método Geográfico

Las empresas que tienen necesidad de clasificar la correspondencia por zonas geográficas, como es el caso de las firmas comerciales importadoras y exportadoras.

10. Procedimiento de Archivo Geográfico

1. Inspección: Se revisan los documentos para comprobar si ha sido autorizado el archivo.
2. Certificación: Se determina el título bajo el cual se archivan los documentos.
3. Codificación: Se encierra en un círculo el nombre del país, estado o departamento hacia donde se dirige o procede el documento.
4. Distribución: Se separan los documentos por países, ciudades o pueblos, lo cual facilita el proceso de archivar. Se distribuyen alfabéticamente.
5. Archivo: En las carpetas de corresponsales, los documentos se archivan en un orden cronológico, colocando el año más reciente al frente.

11. Organización de un Archivo Geográfico

Se organiza alfabéticamente, primero por país, estado, ciudad o pueblo, y luego por el nombre del corresponsal.

Guías en el Archivo Geográfico

• Guías Principales: Aparecen rotuladas con las divisiones geográficas más importantes.
• Guías Alfabéticas: Se utilizan para localizar fácilmente las ciudades o pueblos.
• Carpetas Individuales: Se rotulan en dos líneas:
  • Línea 1: Se escribe el nombre del país, provincia y ciudad.
  • Línea 2: Se escribe el nombre del cliente, empresa, etc.

Método Numérico de Archivo

12. Definición del Archivo Numérico

Consiste en asignar un número a cada una de las carpetas que contienen documentación de individuos, firmas o asuntos relacionados con la organización.

13. Tarjetero Auxiliar

(Este componente es esencial para la localización de documentos en el sistema numérico, como se detalla en la organización.)

14. Empresas que se Benefician del Sistema de Uso Numérico

• Compañías aseguradoras
• Instituciones de salud
• Nóminas de clientes
• Facturación
• Patentes
• Contratos
• Licencias
• Importadoras o exportadoras
• Identificación

15. Ventajas del Sistema Numérico

Es de gran utilidad para aquellas organizaciones que, dadas las características de sus servicios, tienen abundante material de archivo.

• Es utilizado para los casos o asuntos confidenciales.
• Su expansión es ilimitada e inagotable, lo cual permite identificar los asuntos por códigos.

16. Cómo se Organiza un Archivo Numérico

• Archivo Principal: Se colocan guías y las carpetas con números.
• Archivos Misceláneos Alfabéticos: Se guardan los documentos de corresponsales poco activos.
• Tarjetero Auxiliar: Se organiza alfabéticamente con los nombres de los corresponsales, remitiendo al número de archivo correspondiente.