Fundamentos de la Planificación Estratégica y la Administración por Objetivos (APO)

Conceptos Fundamentales de la Planificación Organizacional

Misión

Apunta a la necesidad que satisface la organización.

Objetivos

Deben ser desafiantes y acordes a los recursos disponibles; es decir, deben ser realistas.

Estrategias

Forma en que se determinan los objetivos a largo plazo en una organización. Es la instrumentación de los cursos de acción y la asignación de los recursos necesarios para alcanzar dichos objetivos.

Políticas

Declaraciones o interpretaciones generales que orientan las reflexiones para la toma de decisiones. Permiten la consistencia organizacional, ya que ante situaciones parecidas los directivos tomarán decisiones “equivalentes”.

Procedimientos

Planes que establecen un método de actuación necesario para solventar actividades futuras.

Reglas

Establecen las acciones —o su ausencia— específicas necesarias en las que no se permite la discreción en la toma de decisiones.

Programas

Complejos de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos necesarios para realizar un curso de acción determinado.

Fases del Proceso de Planificación

El proceso de planificación se compone de los siguientes pasos:

1. Estar atentos a las oportunidades.
2. Establecer objetivos.
3. Desarrollar premisas.
4. Determinar cursos alternativos.
5. Evaluar cursos alternativos.
6. Seleccionar un curso.
7. Formular planes derivados.
8. Cuantificar los planes mediante presupuestos.

Desarrollar Premisas

Supuestos sobre el ambiente en el que se desarrollará la planificación: contexto, impacto de amenazas, consideraciones, entre otras.

Determinar Cursos Alternativos

Buscar y examinar cursos de acción alternativos, especialmente aquellos que no son evidentes. Pocas veces hay un plan para el que no existan alternativas razonables; a menudo, la menos obvia demuestra ser la mejor.

Evaluar Cursos Alternativos

Después de buscar cursos alternativos y examinar sus puntos fuertes y débiles, es necesario evaluarlos a la luz de premisas, metas, plazo, inversión, fortalezas y debilidades.

Seleccionar un Curso

En este paso se adopta el plan; es el verdadero punto de la decisión. En ocasiones, una evaluación de los cursos alternativos revelará que dos o más son aconsejables, y el tomador de decisiones debe decidir entre ellos, o un mix de los mismos.

Cuantificar Planes Mediante Presupuesto

Después de que se han tomado las decisiones y establecido los planes, el paso final para darles significado es cuantificarlos y convertirlos en presupuestos, ya sea de ingresos y/o egresos. Cada departamento o programa de una organización puede tener sus propios presupuestos.

Administración por Objetivos (APO)

Definición de APO

Sistema administrativo que integra actividades gerenciales clave de manera sistemática y está conscientemente dirigido hacia el logro efectivo, eficiente y, por tanto, eficaz, de objetivos organizacionales e individuales.

Ventajas de la Administración por Objetivos

• Perfeccionamiento de la administración mediante la planeación orientada a resultados.
• Precisión en las funciones y estructuras, así como en la delegación de autoridad según los resultados esperados de las personas que desempeñan las funciones.
• Fomento al compromiso con las metas personales y las organizacionales.
• Desarrollo de controles efectivos que miden resultados y conducen a acciones correctivas.

Desventajas de la Administración por Objetivos

• Errores en la aplicación, dada la subjetividad de sus supuestos (autocontrol y autodirección).
• Metas mal planteadas, tanto las individuales como su contribución a las organizacionales.
• Metas poco verificables.
• Excesiva preocupación solo por los resultados.
• Excesiva importancia a las metas de corto plazo en detrimento de aquellas de plazo mayor.
• Excesiva tendencia a usar metas cuantitativas en áreas en las que no son aplicables.