Fundamentos de la Organización de Eventos y Ferias: Tipologías y Roles Profesionales

El Mercado de Reuniones y Eventos: Conceptos Fundamentales

Factores Clave en el Desarrollo del Mercado de Reuniones

El desarrollo del mercado de reuniones se debe a diversos factores:

• Infraestructura de las ciudades destino: Disponibilidad de espacios adecuados y servicios complementarios.
• Avances en los medios de comunicación: Facilidad para la difusión de información y la interacción.
• Avances técnicos: Herramientas y tecnologías que optimizan la organización y experiencia.
• Inquietudes de los participantes: Necesidades culturales, profesionales, de networking, etc.
• Desarrollo de los transportes: Mejora de la conectividad y accesibilidad a los destinos.
• Avance de las ciudades: Crecimiento y modernización de los centros urbanos.

Tipos de Reuniones y Eventos Profesionales

A continuación, se detallan las principales familias de reuniones y eventos:

• Congreso: Reunión de gran escala, normalmente abierta y dirigida a un sector determinado para divulgar ideas y diseñar objetivos.
• Simposio: Reunión de carácter monográfico (ej. odontología).
• Seminario: Reunión que tiene carácter de estudio.
• Jornada: Reunión muy específica que tiene carácter informativo y divulgativo.
• Asamblea: Órgano supremo, reunión de carácter administrativo, ejecutivo y funcional.
• Mesa Redonda: Reunión de expertos en alguna materia donde, después de exponer su experiencia o punto de vista, se produce un intercambio (con moderador).
• Conferencia: Reunión que versa sobre estudios y análisis de algún problema de interés público, nacional e internacional.
• Convención: Reunión de carácter comercial, donde participan miembros de una misma empresa y se tratan temas relacionados con la productividad.
• Incentivo: Reunión o viaje con una estrategia comercial que utiliza la empresa para motivar a sus equipos de trabajo (a menudo como premio).
• Mart: Mezcla de exposición y convención donde se reúnen la oferta y la demanda.
• Comisión: Órgano nombrado durante una sesión cuyo mandato es limitado y tiene la función de consulta.
• Comité: Órgano que tiene la función de opinión.
• Grupo de Expertos: Expertos encargados de elaborar un informe sobre una base científica.
• Panel: Reunión formal constituida por un grupo restringido de personas procedentes de distintas disciplinas.
• Coloquio: Reunión de carácter interdisciplinario en la que se produce interacción.
• Encuentro: Reunión de carácter público de profesionales de un mismo sector.
• Foro: Reunión pública e informal, sin orden estructurado y predeterminado, con participación limitada. Es una tribuna libre sobre un tema de interés común.
• Debate: Intercambio de opiniones sobre un tema determinado.
• Plataforma: Foro de encuentros.
• Meeting: Mensaje político.
• Cumbre: Reunión de altos representantes a nivel mundial o internacional.
• Controversia: Interacción de opiniones con moderador.
• Panel de Expertos: Reunión de expertos con debate.
• Talleres: Reunión restringida de participantes con un objetivo de formación práctica.
• Cursos: Reunión formativa.
• Workshop: Talleres de trabajo con un logro estipulado.
• Ferias: Exhibición de bienes y/o servicios con fines comerciales.
• Exposiciones: Exposición de un producto o servicio de cara a un posible consumidor.

Funciones Específicas en la Organización de Eventos

Las funciones específicas en la organización de eventos incluyen:

• Recepción, información y apoyo: Tanto dinámico como estático.
• Entrega de documentación.
• Banca.
• Nuevas inscripciones.
• Aulas y salón de actos: Gestión de la entrada (frontera), control de accesos, turno de palabra, asistencia a mesa presidencial.
• Secretaría y/o secretario.
• Medios audiovisuales: Recepción de medios, correo.
• Intérprete.
• Asistencia en traducción simultánea.
• Traslado de llegada.
• Traslado de salida.
• Traslados internos.
• Hospitality desk o welcome desk.
• Guía acompañante.
• Exposición, póster o comunicaciones libres.
• Actos de inauguración y clausura.

Gestión de Ferias Comerciales y Roles Profesionales

Objetivos de las Ferias Comerciales

Los principales objetivos de las ferias comerciales son:

• Investigar mercados: Obtener información sobre tendencias y oportunidades.
• Comprar y vender: Facilitar transacciones comerciales.
• Promocionar el producto: Con el apoyo de un buen departamento de relaciones públicas.
• Ofrecer comodidad a los participantes: Asegurar una experiencia agradable.
• Conocer a la competencia: Escenario idóneo para observar sus estrategias y novedades.

Funciones de una Azafata en una Feria

Las azafatas contratadas por el recinto desempeñan diversas funciones, entre ellas:

• Información: Situadas en los vestíbulos de entrada y pabellones. Suele haber 2 o 3 por pabellón. Se encargan...