Fundamentos de la Organización Documental: Métodos de Ordenación, Índices, Tesauros e Inventarios Archivísticos

Ordenación Documental

La ordenación es la segunda operación dentro de la organización de un fondo. Ordenar consiste en unir los elementos o unidades de un conjunto en series, tomando un orden preestablecido e independiente.

Tipos de Ordenación

1. Ordenación Cronológica (Año, Mes y Día)

   No siempre se han fechado los documentos de la misma forma; existen otros criterios como el calendario juliano o calendarios de otras religiones (Hégira, etc.). En los documentos se pueden redondear las fechas. En documentos sin fecha, se debe hacer una interpretación aproximada basada en el autor o los sucesos que contiene el documento. Estos últimos se encuentran en las primeras líneas de los cuadros de clasificación. La data archivística supone una fecha inexacta entre dos años aproximadamente. En los expedientes, las fechas son extremas (solo aparece el año).

2. Ordenación Alfabética

   En ocasiones, puede aparecer únicamente el nombre de pila cuando se habla de esclavos o indios en un documento a partir del siglo XVI. Además, no siempre se transmite el apellido paterno en primer lugar: no es hasta el Concilio de Trento, ya en el siglo XVII, cuando se impone el orden de apellidos español actual.

   A veces se encuentran probanzas (acreditar una verdad o un hecho) para la adquisición de un determinado título. Eran muy comunes las pruebas de sangre (no tener antecesores moriscos ni judíos en tres generaciones anteriores). La ortografía actual también puede suponer un problema, ya que se normalizan los nombres arcaicos. Por ejemplo: Christophorus Columbus se normaliza a Cristóbal Colón.

3. Ordenación Numérica

   La ordenación numérica se utiliza para las unidades de instalación. Los archivos centrales tienen una sola numeración, y para los libros y legajos se utiliza una doble numeración. Cada fondo de Archivo Histórico tiene su propia numeración. Desde principios del siglo XX, la ordenación sigue el esquema de estante, cajón y legajo.

Diferencias entre Índice y Tesauro

A continuación, se presenta una comparación de las características distintivas entre el Índice (I) y el Tesauro (T):

1. Manifestación:

   • I → Se manifiesta en una lista.
   • T → Se manifiesta en varias listas.

2. Campo de Acción:

   • I → Campo de acción concreto.
   • T → Cubre un área inmaterial referida a un campo de conocimiento.

3. Elaboración:

   • I → Puede ser obra de una persona.
   • T → Requiere la colaboración de especialistas en varios campos.

4. Normativa:

   • I → Se puede elaborar en base a una normativa.
   • T → Requiere una normalización.

5. Función:

   • I → Recuperar y localizar documentos y la información que contienen.
   • T → Instrumento para el control y la recuperación de la información.

El Inventario Archivístico: Definiciones Clave

El Inventario es un instrumento fundamental en la descripción documental. Diversos autores han aportado definiciones esenciales sobre su naturaleza y alcance:

• Eugenio Casanova

  Afirma que la confección de los inventarios se refiere a una tarea descriptiva mucho más amplia que comprende labores de ordenación, inventarización, de catalogación y de confección de guías e índices.

• Paola Carucci

  Identifica, igualmente, el término de inventario con una gran amplitud y lo asemeja a la descripción.

• Teodoro Schellenberg

  Afirma que el inventario es un asiento que se hace de las series de documentos dentro de un grupo documental o de una colección de documentos privados.

• Aurelio Tanodi

  Dice que el inventario es una descripción exacta y precisa de todo el material que conserva un archivo (desgraciadamente, no define lo que entiende por clara y precisa).

• Antonia Heredia

  Dice que el inventario es un instrumento que describe todas las series documentales de cada fondo o sección de archivo, guardando la relación con su origen y remitiendo la localización al número de orden de las unidades de instalación del depósito.

• Carmen Crespo

  Dice que el inventario es algo hecho en orden y el catálogo es algo puesto en orden.

Cuando elaboramos un inventario, describimos de forma global cada una de las series documentales de un fondo sin descender a la particularización de las piezas o unidades archivísticas. Así pues, el inventario describe las series documentales en el curso de la gestión de una institución, o la descripción de series que integran una sección histórica o un fondo documental.