Fundamentos de Microsoft Excel: Estructura, Operaciones y Conceptos Clave

Excel es un programa de hoja de cálculo que permite realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios.

Componentes Principales de la Interfaz de Excel

Barra de Título

Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento.

Barra de Menú

Contiene las operaciones de Excel, agrupadas en menús desplegables. Todas las operaciones se pueden realizar a partir de estos menús.

Barra de Herramientas Estándar

Contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones más habituales.

Barra de Formato

Contiene las operaciones más comunes sobre formatos, como Negrita o Cursiva.

Barra de Fórmulas

Nos muestra el contenido de la celda activa donde estamos situados.

Barra de Etiquetas

Permite moverse por las distintas hojas del libro de trabajo.

Elementos Estructurales de un Libro de Trabajo

Libro de Trabajo

Archivo que creamos con Excel; todo lo que se hace se guarda en él.

Hoja de Cálculo

Herramienta muy útil para toda aquella persona que trabaja con gran cantidad de números. Es uno de los distintos tipos de hoja que puede formar un libro de trabajo.

Celda

Intersección de una columna y una fila.

Celda Activa

Cuando el cursor está posicionado en alguna celda, preparado para trabajar con ella.

Rango

Bloque rectangular de una o más celdas que Excel trata como una unidad.

Organización de la Hoja de Cálculo

• Las columnas se nombran con letras y las filas se enumeran desde 1 hasta 65536. Una hoja de cálculo está formada por 256 columnas y 65536 filas.
• Una celda se identifica con el nombre de la columna a la que pertenece y el número de su fila.
• Un rango se identifica por la dirección de la celda superior izquierda y la inferior derecha, separadas por dos puntos (ejemplo: A1:B5).
• El número máximo de hojas que puede tener un libro de trabajo es de 255.

Procedimientos Básicos en Excel

Introducción de Datos en una Celda

1. Seleccionar la celda: Haga clic en la celda deseada.
2. Teclear los datos: Escriba la información.
3. Validar e introducir el valor: Puede utilizar cualquiera de estos métodos:
   • INTRO (Enter): Valida el valor introducido en la celda y la celda activa pasa a ser la que se encuentra abajo.
   • TECLAS DE MOVIMIENTO: Valida el valor introducido en la celda y la celda activa cambiará dependiendo de la flecha usada.
   • CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas (el icono de la marca de verificación). Valida al hacer clic, pero la celda activa seguirá siendo la misma.

Modificación de Datos en una Celda

1. Seleccionar la celda a modificar.
2. Activar la barra de fórmulas haciendo clic o presionando F2.
3. Modificar los datos.
4. Hacer clic en el cuadro de aceptación o presionar la tecla ENTER.

Tipos de Valores Constantes en Excel

Los datos que se introducen en una celda pueden ser:

• Número: Por defecto, alineado a la derecha.
• Fecha u Hora: También están alineados a la derecha.
• Texto: Puede contener letras, dígitos y otros caracteres. Aparecen alineados a la izquierda.
• Fórmulas: Secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas, operadores y/o funciones.

Operadores en Excel

• Operadores de Tipo Texto

  Se utilizan para unir celdas que contengan texto. El operador es el ampersand (&).

• Operadores Relacionales

  Se utilizan para comparar valores y proporcionan un valor lógico (VERDADERO o FALSO). Son: = (igual a), < (menor que), > (mayor que), <= (menor o igual que), >= (mayor o igual que), <> (distinto de).

• Operadores de Referencia

  Indican que el valor producido en la celda referenciada debe ser utilizado en la fórmula.

Funciones en Excel

Una función es una fórmula especial predefinida que acepta uno o varios valores (argumentos), realiza cálculos y devuelve un resultado.

• Todas las funciones tienen una sintaxis específica.
• Los argumentos siempre van entre paréntesis.
• Los argumentos pueden ser constantes, fórmulas o funciones.
• Los argumentos deben separarse por un punto y coma (;).