Fundamentos de la Gestión Empresarial: Estructura, Planeación y Dirección del Proceso Administrativo

La Administración y el Proceso Administrativo

La Administración es una ciencia aplicable, definida como el proceso de planeación y organización para cumplir un objetivo.

El Proceso Administrativo

El proceso administrativo se divide en dos fases principales:

• Fase Estructural (Planeación y Organización)
• Fase Operativa (Dirección y Control)

Características de la Administración

• Universalidad: Aplicable en cualquier grupo social.
• Valor Instrumental: Es un medio para lograr un fin o un resultado determinado.
• Unidad Temporal: Los procesos son dinámicos y simultáneos.
• Amplitud de Ejercicio: Se aplica a todos los niveles jerárquicos.
• Especificidad: Posee características propias que evitan que se confunda con otras disciplinas.
• Interdisciplinariedad: Se apoya en otras ciencias.
• Flexibilidad: Se adapta a las necesidades de cada grupo social.

Fase Estructural

1. Planeación

La planeación implica el análisis del entorno y de los posibles escenarios futuros. Determina el rumbo de la organización y las estrategias que se utilizarán para lograr el objetivo y el éxito.

El Plan Estratégico

Es el documento donde se establecen los elementos clave del proceso de planeación:

• Filosofía: Postulados, valores y creencias fundamentales.
• Misión: Razón de ser de la organización y definición de su propósito.
• Valores: Comportamiento y principios que orientan la conducta de los individuos.
• Visión: Descripción breve de a dónde aspira llegar la organización.
• Objetivos: Resultados que la empresa espera obtener. Deben ser medibles, cuantificables y expresados en infinitivo.
• Estrategias: Medios y recursos utilizados para alcanzar los objetivos.
• Presupuesto: Expresado en términos cuantitativos (monetarios o no), es la asignación de recursos por un periodo específico.
• Políticas: Guías, criterios y lineamientos para orientar la acción.
• Programa: Define el tiempo requerido, la secuencia de actividades y el responsable de su ejecución.

2. Organización

Consiste en el diseño y la determinación de la estructura, los procesos y los sistemas, buscando simplificar y optimizar el trabajo.

Elementos de la Organización

• División del Trabajo: Segmentación del esfuerzo total en actividades precisas y necesarias.
• Descripción de Procesos: Representa la realidad de manera más exacta mediante la identificación de actividades y tareas.

Pasos para la descripción de procesos:

1. Elaborar una lista con las funciones.
2. Clasificar y agrupar funciones similares.
3. Determinar los procesos que se llevan a cabo.

Jerarquización: Agrupación de funciones por el grado de autoridad, responsabilidad e importancia. Departamentalización: División y agrupamiento de funciones y actividades en unidades específicas. Descripción de Actividades y Obligaciones: Recopilación ordenada de los factores y actividades necesarios para realizar el trabajo. Coordinación: Armonizar los esfuerzos para la correcta ejecución de una tarea.

Técnicas de Organización

1. Organigramas

   Representación gráfica de la estructura formal de una organización. Pueden ser verticales, horizontales, mixtos o circulares.

   Clasificación de Organigramas

   Por su Objeto:

   • Estructurales: Muestran la estructura formal de la empresa.
   • Funcionales: Indican las áreas y funciones de los departamentos.
   • Especiales: Destacan una característica particular de la empresa.

   Por su Área:

   • Generales: Representan toda la organización (a menudo llamados “carta maestra”).
   • Departamentales: Muestran la organización de un departamento específico.

   Por su Contenido:

   • Esquemáticos: Contienen solo las áreas principales.
   • Analíticos: Son más detallados y con teoría explicativa.

2. Manuales

   Documentos que contienen de forma sistemática la información de la empresa.

   Beneficios:

   • Presentan información ordenada y definen la organización y actividades.
   • Incrementan la eficiencia del personal.
   • Facilitan la coordinación y evitan la duplicidad de funciones.

3. Diagramas de Flujo (Flujogramas)

   Representación gráfica de las actividades necesarias para llevar a cabo una función.

   Ventajas: Simplifican el trabajo y eliminan demoras.

Fase Operativa

Dirección

La dirección es la ejecución del proceso administrativo mediante el ejercicio de la toma de decisiones, la motivación, la comunicación y el liderazgo.

Toma de Decisiones

Es el proceso sistemático y racional mediante el cual se elige el curso de acción óptimo.

1. Definición del Problema: Identificar la situación que impide alcanzar la meta.
2. Determinación de Alternativas: Opciones para resolver el problema, utilizando métodos:
   • Cuantitativos: (Matemáticos, estadística).
   • Cualitativos: (Criterio, experiencia, habilidades).
3. Implantación: Establecer las actividades para efectuar el seguimiento de resultados.

Motivación

Actividad fundamental del director para impulsar a la acción al personal.

Teorías de la Motivación: La Jerarquía de las Necesidades de Abraham Maslow

1. Autorrealización: Trascender, obtener reconocimiento público y alcanzar el máximo desarrollo personal.
2. Estima/Reconocimiento: Reconocer el trabajo.
3. Afiliación/Afecto: Recibir estímulo y tener relaciones afectivas.
4. Seguridad: No sentirse amenazado por el entorno exterior.
5. Fisiológicas: Necesidades básicas de la naturaleza (alimentarse, descanso, etc.).