Fundamentos de la Gestión Documental y Tipos de Archivo Empresarial

Sistemas de Documentación y Clasificación de Archivos

Un Sistema de Documentación es el conjunto de normas que establece un criterio de ordenación adecuado a las características de los documentos con los que se trabaja.

Características de un Sistema de Documentación Eficaz

• Fáciles de comprender
• Inequívocos
• Ampliables
• Sencillos de aplicar
• Eficientes

Tipos de Sistemas de Ordenación

Sistema Alfabético

Ordena la documentación siguiendo el orden del alfabeto, en sentido ascendente (A-Z) o descendente (Z-A).

Sistema Numérico

Sigue el orden natural de los números en sentido ascendente o descendente.

Sistema Cronológico

Se organiza en función de una fecha que se considere representativa del documento, generalmente el día de su elaboración.

Sistema Alfanumérico

Se organiza mediante la combinación de números y el alfabeto.

Sistema Geográfico

Ordena los documentos en función de un lugar o dirección significativos. Por ejemplo, el domicilio de quien emite o recibe el documento.

Sistema Temático

Organiza los documentos por temas o materias y requiere de un cuadro de clasificación que establezca los temas y las subcategorías.

Soportes y Materiales de Archivo

Soportes Físicos (Papel)

Carpetas Simples

Suelen ser de cartón y sirven para proteger y colocar un determinado expediente en estanterías o cajas.

Carpetas Clasificadoras

Son carpetas más amplias con compartimentos que permiten clasificar y ordenar los documentos internamente.

Carpetas Colgantes

Tienen soportes en sus solapas que permiten la colocación suspendida de la carpeta sobre los armarios archivadores.

Soportes Informáticos

Disco Duro del Ordenador

Es una unidad de almacenamiento interno donde el equipo guarda la información del sistema.

Disco Duro Extraíble

Su funcionamiento es similar al de un disco duro interno. Se conecta por USB y permite extraer información del equipo y transportarla.

Memorias USB

Destacan por su resistencia al polvo, su alta capacidad de almacenamiento y su tamaño reducido.

Clasificación de Archivos por Uso y Localización

Archivos según su Frecuencia de Uso

Archivos Activos

Son los documentos que se utilizan frecuentemente.

Archivos Semiactivos

Contienen documentos de poca actividad o consulta esporádica.

Archivos Inactivos

Son documentos que rara vez se consultan, o documentación sin utilidad diaria.

Archivos según su Localización Física (Gestión)

Gestión Centralizada

Existe un único archivo, donde un responsable se encarga de la clasificación y ordenación de toda la información de la organización.

Gestión Descentralizada

Cada departamento tiene su propio archivo, además de normas propias de clasificación para la documentación de sus actividades.

Gestión Mixta

Los archivos activos y semiactivos se gestionan de forma descentralizada en los departamentos, mientras que el archivo de los inactivos se centraliza.

Proceso de Gestión de la Correspondencia de Entrada

1. Recogida

   Los documentos se reciben en la organización a través del correo, el fax o los servicios de mensajería. Los elementos clave en esta fase incluyen:

   • Firma del albarán
   • Apertura del correo ordinario
   • Registro de la fecha, remitente y contenido
   • Ubicación en la bandeja de entrada

2. Registro

   Se procede a la anotación formal de los datos esenciales de la correspondencia:

   • Número de registro
   • Fecha
   • Remitente
   • Clase (tipo de documento)
   • Anexos
   • Asunto
   • Destinatario

3. Clasificación

   Se clasifica el documento según su naturaleza (cartas, impresos, facturas, periódicos, revistas o paquetería).

4. Distribución

   Una vez registrada y clasificada, la correspondencia debe ser distribuida a los departamentos o a las personas correspondientes.

Tipos de Envíos Postales y Mensajería

Carta Ordinaria

Es la más utilizada cuando el peso no supera los 2 kg y no se precisa entrega urgente.

• Nacional: De dos a cuatro días.
• Internacional: Varía según el país de destino.

Carta Urgente

Similar a la carta ordinaria, pero con carácter urgente.

• Nacional: Menos de 24 horas.
• Internacional: Entre 3 a 4 días.

Carta Certificada

Garantiza la entrega del envío mediante la firma del destinatario o persona autorizada.

• Nacional: De uno a cuatro días.

Burofax

Se emplea para el envío urgente y seguro de documentos que requieren de una entrega fehaciente (prueba legal de contenido y recepción). Plazo de entrega: 24 horas.