Fundamentos de la Gestión Documental: Sistemas de Archivo, Clasificación y Seguridad Informática

El Archivo y la Gestión Documental

El archivo consiste en documentos que se guardan diariamente y que pueden ser necesarios para el futuro. La gestión adecuada tiene ventajas, ya que permite localizarlos más fácilmente.

Principios Clave de la Gestión Documental

• Los documentos deben estar siempre organizados para que el personal los encuentre.
• Dejar constancia de cualquier entrada o salida.
• No acumular demasiada información.
• Evitar que el sistema sea poco operativo, ya que dificulta encontrar lo que se necesita.
• Antes de abrir un expediente, comprobar que no ha sido abierto previamente.
• Utilizar señales visuales al clasificar documentos.
• Asegurar que los archivos estén protegidos.
• Agrupar algunos documentos para evitar la pérdida.
• Guardarlos de manera visible (accesible).

Tipos de Archivos según su Frecuencia de Uso

• Activos: Documentos que son utilizados frecuentemente, por lo que deben localizarse en un lugar accesible (ej.: tablas de precios).
• Semiactivos (Mixtos): Documentos de poca actividad (ej.: pedidos ya entregados).
• Inactivos: Documentación que rara vez es consultada o sin utilidad en el día a día (ej.: facturas de hace 3 años).

Sistemas de Clasificación Documental

Requisitos de un Sistema de Clasificación Eficaz

• Debe ser fácil de comprender para cualquier persona.
• Debe ser sencillo de aplicar.
• No debe ser ambiguo.
• Ha de permitir futuras ampliaciones derivadas de la entrada de documentos nuevos.
• Permitir localizar los documentos de manera rápida y eficiente.

Métodos Comunes de Clasificación

• Sistema Alfabético: Clasifica los documentos según el orden establecido por el alfabeto. Inconveniente: Dificultad para buscar un documento con palabras clave.
• Sistema Numérico: Ordena los documentos según un número natural determinado (puede variar). Ventajas: Se evitan duplicados y es fácil de localizar. Inconveniente: Dificulta intercalar documentos y obliga a crear listados.
• Sistema Cronológico: Basado en la fecha relacionada con los documentos. Ventaja: Sencillez y rapidez en la localización (ej.: nóminas y seguros).
• Sistema Geográfico.
• Sistema Temático.

Archivo Físico (Formato Papel)

Características y Desafíos

• Es el sistema tradicional de información utilizado durante siglos.
• Cuando el volumen de documentos es grande, el espacio ocupado se incrementa.
• La localización concreta resulta un poco más compleja.
• El archivo de todos los documentos escritos y enviados es casi imposible.

Archivo Digital (Informático de Datos)

Ventajas del Archivo Digital

• Los sistemas de archivo poseen motores de búsqueda avanzados.
• No ocupa tanto espacio físico como el papel.
• Permite la consulta en cualquier momento y lugar.
• Incluye el archivo informático de documentos y los sistemas de gestión de datos.

Materiales y Equipamiento para Documentación Escrita

• Carpetas Simples: Sirven para proteger y colocar documentos.
• Carpetas Clasificadoras: Amplias, con varios compartimentos.
• Carpetas Colgantes: Con soportes que permiten la colocación suspendida.
• Carpetas Archivadoras AZ: Carpetas con anillas.
• Cajas de Archivo: Para alojar tanto documentos como expedientes.
• Estanterías: Para sostener las carpetas archivadas.
• Armarios de Carpetas Suspendidas: Para la colocación de carpetas colgantes.
• Armarios de Seguridad: Para preservar documentación especialmente sensible.

Herramientas Tecnológicas para la Gestión de Datos

• Fax: Transmite información escrita a través de la red telefónica.
• Impresora: Permite plasmar el contenido de un documento o imagen.
• Módem: Posibilita la transmisión de datos entre distintos equipos.
• Escáner: Permite digitalizar documentos escritos.
• Equipos Multifunción: Capaces de realizar múltiples funciones (impresión, escaneo, copia).

Protección y Seguridad Documental

Documentos Escritos (Físicos)

• Crear un procedimiento claro de uso.
• Establecer un sistema de archivo protegido para la documentación sensible.
• Elaborar un plan de actuación.
• Designar responsables de seguridad.
• Implementar mecanismos que impidan la divulgación.
• Exigir secreto y confidencialidad.

Documentos Electrónicos (Digitales)

• Realizar copias de seguridad.
• Establecer accesos restringidos.
• Evitar las modificaciones no autorizadas en algunos archivos.
• Instalar un antivirus y un firewall.
• Utilizar programas de cifrado y encriptación.