Fundamentos de la Gestión Documental y Clasificación de Archivos Empresariales
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El Archivo y sus Componentes
El archivo es el lugar donde se encuentran debidamente ordenados y clasificados los documentos, tanto públicos como privados, de interés para la empresa, con el objetivo de asegurar su custodia y garantizar una rápida localización de los mismos.
El archivo comprende dos aspectos fundamentales:
- El primer aspecto hace referencia al lugar físico donde se almacenan los documentos y adonde acudiremos a buscar la documentación solicitada.
- El segundo aspecto engloba los elementos, clases y sistemas que lo configuran.
La empresa debe utilizar un sistema de conservación de la documentación que garantice el despacho rápido de las peticiones cursadas a la sección de archivo, evitando el almacenamiento innecesario. Es necesario establecer normas concretas respecto a la custodia o conservación de los documentos que el personal debe respetar, y definir criterios de organización del propio archivo.
Necesidades y Razones para Conservar la Documentación
La conservación de la documentación es vital para la operatividad y la legalidad de cualquier organización. Las principales razones son:
- Interés de la organización: Las empresas conservan los documentos que emiten y reciben debidamente ordenados, asegurando que la información se encuentre disponible. La elección de un sistema de archivo eficaz evita demoras en la localización y racionaliza considerablemente el trabajo de oficina.
- Exigencias legales: El Código de Comercio establece que los empresarios deben conservar los libros, documentos, correspondencia y justificantes que conciernen a su negocio, debiendo estar ordenados durante seis años a partir del último asiento realizado. El cese de actividades o el fallecimiento del empresario no exime de este deber, recayendo la obligación sobre sus herederos o los liquidadores en caso de disolución de sociedades.
Clases de Archivos
Los archivos son el testimonio de tiempos pasados y el lugar al que se acude en busca de datos. Estos prestan un servicio a la sociedad y se clasifican desde dos puntos de vista principales:
Clasificación según su Titularidad
Archivos Públicos | Archivos Privados |
De la Administración General del Estado | De empresas |
De la Administración Autonómica | De instituciones religiosas |
De la Administración Local | De partidos políticos y organizaciones sindicales |
Otros órganos de la administración | De familias y personales |
Clasificación según la Antigüedad del Documento
Tipo | Descripción |
Activos | De oficina y centrales - documentos vivos (uso frecuente) |
Semiactivos | Intermedios - de baja actividad (consulta ocasional) |
Inactivos | Archivos históricos - sin vigencia administrativa (conservación permanente) |