Fundamentos de la Gestión de Datos en Sistemas ERP: Maestros, Transacciones y Reportes en SAP

Fundamentos de la Gestión de Datos en Sistemas ERP

En el contexto de los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), la correcta gestión de los datos es crucial para la eficiencia operativa y la toma de decisiones estratégicas. Este documento explora los diferentes tipos de datos y su organización, con un enfoque particular en el sistema SAP.

Datos Maestros: La Base de la Información Empresarial

Los datos maestros representan conjuntos de información de largo plazo que son fundamentales para las operaciones de una empresa. Su característica principal es la creación y el almacenamiento centralizado, organizados en segmentos específicos.

Por ejemplo, en un sistema como SAP, todos los datos maestros se crean y almacenan de manera centralizada, lo que los hace accesibles para todas las aplicaciones y usuarios autorizados. Este enfoque centralizado garantiza la consistencia, la actualización constante y la no redundancia de los datos, elementos esenciales para la integridad del sistema.

La información se organiza en vistas o segmentos que se asignan a elementos o estructuras organizativas específicas. Esta flexibilidad permite una representación precisa de las estructuras empresariales involucradas en cualquier operación.

Maestro de Clientes: Definición de Relaciones Comerciales

Un maestro de clientes contiene la información clave que define la relación comercial entre una empresa y sus clientes. Esta información se estructura típicamente en tres categorías:

• Datos Generales: Son datos esenciales para cualquier sociedad y organización de ventas dentro de la empresa, como la razón social, el número de identificación fiscal (RUT), la dirección, etc.
• Datos de la Sociedad: Controlan los procedimientos de contabilización y tratamientos posteriores, como los pagos, y reflejan los acuerdos específicos que la sociedad tiene con el cliente.
• Datos de Ventas: Proporcionan información detallada sobre los clientes para dar soporte a todo el proceso empresarial, desde la introducción de pedidos hasta la expedición y facturación. Estos datos pueden variar para cada organización de ventas y canal de una empresa.

Maestro de Materiales: Gestión Integral de Productos

El maestro de materiales contiene toda la información clave que una empresa necesita para gestionar un material dentro de la organización. Define cómo se vende, compra, fabrica, inventaría y contabiliza un producto, así como la forma en que se calcula su costo. La información se agrupa en vistas, organizadas a su vez por función empresarial.

Transacciones: El Corazón de los Procesos Empresariales

Las transacciones son datos relacionados con procesos específicos que tienen una vida útil corta y están vinculados a ciertos datos maestros. Por ejemplo, un dato maestro de un proveedor puede ser asignado a un dato de transacción que concierne al volumen de ventas desarrollado con dicho proveedor.

Una transacción incluye:

• Nivel Organizacional: Mandante, Sociedad, Organización de Ventas.
• Datos Maestros: Cliente, Material.
• Datos de Situación: Fecha, Período, Persona, Cantidad, Valor.

Un ejemplo claro es una Orden de Cliente, que combina estos elementos para registrar una operación de venta.

Documentos: El Registro de las Operaciones

Los documentos son conjuntos de datos que se generan cada vez que se ejecuta una transacción de negocios. Constituyen el registro formal de una transacción del proceso de negocios e incluyen toda la información relevante predefinida desde los datos maestros y las estructuras organizativas.

Ejemplos de documentos:

• Documento de Ventas
• Documento de Compras
• Documento de Material
• Documento Contable

El flujo de documentos, que incluye el estado de cada uno, permite la revisión del progreso de una operación en cualquier momento. En sistemas como SAP, el estado se actualiza automáticamente con cada cambio realizado en los documentos, asegurando la trazabilidad y la transparencia.

Reportes: Información para la Toma de Decisiones

Los reportes son herramientas esenciales para la obtención de información y la toma de decisiones. Es importante diferenciar entre los sistemas de información operativos y los sistemas de Business Intelligence (BI):

• Sistemas OLTP (Online Transaction Processing): Entorno operativo que utiliza las tablas del ERP para el procesamiento de transacciones diarias.
• Sistemas OLAP (Online Analytical Processing) / BI: Entorno informativo, a menudo basado en un Data Warehouse, diseñado para el análisis de datos complejos y la generación de informes estratégicos.

Caso de Estudio: Global Bike Inc. (GBI)

Antecedentes de GBI Inc.

Global Bike Inc. (GBI) es una empresa que utiliza todas las capacidades de un sistema ERP. Se compone de dos compañías principales ubicadas estratégicamente en Alemania y Estados Unidos.

Historia de Global Bike Inc.

• John Davis, un campeón de "mountain bike" en Estados Unidos, fundó su propia empresa de bicicletas, Frankenstein Bikes, en 1990.
• Peter Schwarz, criado en la región de Black Forest, Alemania, se especializó en el diseño de marcos ultraligeros para bicicletas. En 1993, inició su propia empresa, Heidelberg Composites.
• Ambos visionarios se conocieron en el año 2000.
• En 2001, John Davis y Peter Schwarz unieron fuerzas para crear Global Bike Inc., combinando su experiencia y pasión por el ciclismo.

Estrategia y Liderazgo de GBI

John y Peter comparten el rol de Co-CEOs. John Davis es responsable de las siguientes áreas:

• Ventas
• Marketing
• Servicios y Soporte al Cliente
• Informática
• Finanzas
• Recursos Humanos

Su rol principal es impulsar las ventas de productos y asegurar la generación de ingresos para la compañía.