Fundamentos de la Gestión de Datos y el Ciclo de Procesamiento de la Información
Conceptos Fundamentales
Información y Datos
Información: La información consiste en la adquisición de conocimientos que permiten precisar o ampliar los que se poseen sobre una materia determinada.
Datos: Es un antecedente que permite conocer con exactitud un asunto o suceso, de forma tal de poder predecir las consecuencias del mismo.
Esquema Básico del Procesamiento de Datos
El ciclo básico se compone de tres etapas:
- Captación de datos.
- Procesamiento de los datos.
- Obtención de la información (Salida de datos).
Organización y Toma de Decisiones
Definiciones Organizacionales
Organización: Es un conjunto de personas con el fin de realizar algo.
Toma de Decisiones: Es un proceso de búsqueda de las distintas alternativas posibles para alcanzar los objetivos deseados por la organización y la selección de una de las opciones para ponerla en práctica.
Absorción de la Incertidumbre
Las organizaciones deben tomar decisiones en un contexto o medio ambiente complejo y cambiante. La información que poseen no les alcanza para que esas decisiones sean precisas, ya que existen muchas variables. A esto le llamamos incertidumbre.
Por lo tanto, conseguir más y mejor información de la que se tiene permite despejar dudas y tomar decisiones que guían su conducta. De este modo se consigue la absorción de la incertidumbre.
Etapas del Procesamiento de Datos
1. Entrada de Datos
La entrada de datos abarca las siguientes subetapas:
- Obtención/Búsqueda: Lugar donde se encuentran los datos.
- Interpretación: Se eligen los datos que nos interesan.
- Captación: Toma de los datos que nos interesan.
Captación e Interpretación de los Datos
Los datos se toman o se captan de sus fuentes para luego someterlos al procesamiento.
2. Organización y Estructuración de Datos
Criterios para Organizar los Datos
Los datos se organizan según el criterio que elige la persona interesada, sobre la base de los atributos de esos datos.
Criterios de Ordenamiento
Los criterios de ordenamiento pueden ser:
- De acuerdo a su origen.
- Según su clase.
- En orden cronológico.
Elementos de Estructuración
- Ordenamiento: Criterios de agrupamiento o clasificación en base a la clase.
- Codificación: Asignación de un número para identificar los datos.
- Registro: Anotación ordenada de los datos. Un registro es un conjunto ordenado de datos relacionados con personas, cosas o hechos. Ejemplo: Registro de asistencia de alumnos a clase.
- Archivos: Memoria guardada de los datos seleccionados.
- Archivo de Datos: Es un conjunto de registros, ordenados de una determinada forma. Ejemplos: Archivos de clientes, archivos de proveedores, archivos de mercaderías.
3. Procesamiento de los Datos
Consiste en el trabajo que se realiza con los datos para transformarlos en información.
Etapas del Procesamiento
El procesamiento abarca las etapas de:
- Clasificación: Agrupamiento de los datos según las necesidades del usuario.
- Registro: Anotación en los libros o registros.
- Cálculo: Operaciones matemáticas que se realizan con los datos.
- Almacenamiento: Archivo guardado de los datos utilizados.
4. Salida de Información
La Comunicación: Una vez obtenida la información luego de haber procesado los datos, esta se debe comunicar al nivel superior o directivo para que tomen decisiones con un menor grado de incertidumbre.
La comunicación se realiza mediante informes. La importancia de los informes consiste en que se puede llegar a conclusiones válidas ya que presentan la información en forma ordenada.
Clasificación de la Información
La información puede clasificarse atendiendo a diversos criterios:
Según su Fuente
- Primaria o secundaria.
- Interna o externa.
Según su Alcance
- General o especial.
- Concisa o detallada.
Según su Estructura Temporal
- Pasada/histórica.
- Presente/actual.
- Futura/proyectada.