Fundamentos de la Gestión de Compras y Aprovisionamiento Estratégico en la Empresa

Gestión Estratégica de Compras y Aprovisionamiento

Diferencias Clave entre Aprovisionamiento y Compras

Aunque interconectadas, las funciones de Aprovisionamiento y Compras tienen enfoques distintos dentro de la cadena de suministro:

Aprovisionamiento (Aprov.)

• Predecir necesidades.
• Planificar y gestionar compras.
• Minimizar la inversión en stocks (inventarios).
• Gestionar stocks al menor coste posible.
• Establecer un sistema de información eficiente del inventario.
• Cooperar con el departamento de Compras.

Compras

• Buscar proveedores competitivos.
• Adquirir materiales de calidad.
• Conseguir la mejor relación calidad-precio.
• Encontrar suministros a tiempo.
• Adquirir materiales estándar.
• Cooperar con otras áreas de la empresa.

Funciones Esenciales del Departamento de Compras

1. Recibir solicitudes de artículos y materiales que se deben adquirir, buscar proveedores y gestionar las compras.
2. Analizar tendencias del mercado, anticipándose a cambios, precios, modas y nuevos productos.
3. Estudiar los envíos de los proveedores, haciendo seguimiento de los pedidos y métodos de almacenamiento.
4. Mantener relaciones eficientes con los proveedores para obtener rápidamente el producto solicitado.
5. Buscar soluciones para mejorar costes y actuar en coordinación con los otros departamentos de la empresa.

Objetivos Estratégicos del Departamento de Compras

• Buscar proveedores competitivos.
• Adquirir materiales con la calidad adecuada.
• Conseguir la mejor relación calidad-precio.
• Obtener suministros a tiempo.
• Mantener los inventarios al mínimo.
• Encontrar materiales estándar.
• Colaborar con otras áreas de la empresa.

Fases del Proceso de Compras

1. Planificación de las Compras: Consiste en estudiar las necesidades de la empresa y buscar fuentes de suministro.
2. Análisis de Necesidades: El departamento de Compras o Aprovisionamiento recibe los boletines de solicitud de materiales emitidos por Fabricación, Almacén, Ventas, etc.
3. Solicitud de Ofertas y Presupuesto: Cuando se trata de una compra de alto coste o se adquiere por primera vez un producto, la solicitud de ofertas y presupuesto es un requisito obligado para evitar tomar decisiones que puedan afectar la economía de la empresa.
4. Evaluación de Ofertas Recibidas: Una vez recibidas las ofertas, hay que estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas detalladamente.
5. Selección del Proveedor: Los factores que se comparan durante la fase de selección son el precio, la calidad, el plazo de entrega y las condiciones de pago.
6. Negociación de Condiciones: Se trata de pactar algunos puntos de la oferta que pueden ser negociables, como la cantidad mínima y máxima de venta.
7. Solicitud del Pedido: Cuando el comprador y el vendedor han llegado a un acuerdo, deben formalizar un documento que comprometa a ambas partes.
8. Realizar un Seguimiento del Pedido y Acuerdos: El seguimiento se hace para verificar que se ha recibido todo el material solicitado.

Clasificación de los Tipos de Compras

• Compras Especiales: Se producen cuando se deben adquirir bienes de uso, máquinas o vehículos. La característica general es que la inversión es grande y la decisión de compra se consulta con los usuarios del bien.
• Compras Anticipadas: Son las que se realizan antes de que surja la necesidad. Se pueden realizar en artículos básicos o con ciertas mercancías.
• Compras Estacionales: Productos de temporada. Su fin es atender la demanda estacional de ciertos artículos. La previsión se realiza partiendo de las ventas realizadas en el mismo periodo del año anterior.
• Compras Rutinarias: Compras de pequeñas cantidades, con entrega diaria o semanal de mercancía. Atienden las necesidades del día a día.
• Compras de Oportunidad: Tienen lugar cuando encontramos artículos a precios de ganga. La inversión supone un riesgo, pero si el resultado es positivo, generará beneficio.
• Compras de Urgencia: Se realizan para cubrir necesidades urgentes, como la falta de existencias de unos materiales concretos en el departamento de fabricación.