Fundamentos y Fases del Proceso Administrativo: Planeación, Organización, Dirección y Control

El Proceso Administrativo: Concepto y Fases

El Proceso Administrativo es el conjunto de fases sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración.

Fases del Proceso Administrativo

• Planeación: Determinar escenarios futuros, el rumbo hacia donde se dirija la empresa y los resultados que se esperan obtener para minimizar riesgos, definiendo estrategias.
• Organización: Consiste en el diseño, determinación de estructuras, procesos, funciones y responsabilidades, así como el establecimiento de métodos y la aplicación de técnicas para optimizar el trabajo.
• Dirección: Ejecución de todas las fases del proceso administrativo mediante la conducción y orientación de los recursos y el ejercicio del liderazgo hacia el logro de la misión y visión de la empresa.
• Control: Evaluar los resultados obtenidos con el objetivo de corregir desviaciones, prevenirlas y mejorar continuamente las operaciones.

Etapas de la Organización

1. División del Trabajo

   • Jerarquización: Disposición de las funciones de una organización por orden de mando o grado de importancia.
   • Departamentalización: División y agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas.
   • Descripción de funciones: Incluye el análisis de puestos, la descripción de actividades y responsabilidades.

2. Integración

   • Definición de necesidades y requerimientos de los recursos (estándares de calidad).
   • Determinación de fuentes de abastecimiento.
   • Elección del proveedor más confiable.
   • Selección de recursos de acuerdo con los estándares de calidad.

3. Coordinación

   Sincronización de los esfuerzos para realizar efectivamente una tarea. Los elementos clave son:

   • Recursos humanos.
   • Recursos materiales, financieros y tecnológicos.

Técnicas de la Organización

Organigramas

Son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización.

Organigrama Funcional

Es un organigrama vertical que configura la estructura organizativa a partir de las funciones. Parte de un CEO (Chief Executive Officer) y se divide en áreas o departamentos.

Etapas de Dirección

(Nota: El proceso de dirección se apoya en los siguientes elementos de la planeación estratégica.)

Elementos Clave de la Planeación Estratégica

• Filosofía: Proceso mediante el cual se pretende obtener el máximo desempeño de los trabajadores.
• Misión: La razón de ser de la institución.
• Visión: La imagen que proyecta la institución a largo plazo.
• Valores: Representan las convicciones de la filosofía de la alta dirección que conducirá al éxito.
• Políticas: Principios por los que se rige la institución.
• Presupuestos: Detalle financiero de lo que costará la implementación del plan.

Tipos de Comunicación

1. Vertical: Fluye de un nivel superior a uno menor (ejemplos: quejas y reportes).
2. Horizontal: Ocurre entre niveles semejantes (ejemplos: correspondencia interna, memorandos, juntas).
3. Verbal: Comunicación realizada oralmente.
4. Escrita: Comunicación realizada mediante material escrito.

Técnicas de Planeación

Técnicas Cuantitativas

Se basan en métodos matemáticos o estructurados.

1. FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas): Herramienta de estudio de la situación de una empresa, institución, proyecto o persona, analizando sus características internas y su situación externa.
2. Gráfica de Gantt: Expone el tiempo de dedicación necesario para realizar diferentes tareas.

Técnicas Cualitativas

Herramientas y conocimientos que surgen de la experiencia, el criterio u observación.