Fundamentos de la Facturación y Gestión de Medios de Pago Comerciales

Facturación de Servicios y Devengo de Facturas

La Factura es el documento mercantil que acompaña a una operación de compraventa o de prestación de servicios y que contiene toda la información fundamental referida a esta.

Tipos de Factura

Existen tres tipos principales de facturas:

• Factura Ordinaria: Sirve para documentar cualquier tipo de operación de venta de bienes y servicios.
• Factura Rectificativa: Se emite para corregir errores cometidos en una factura ordinaria o para justificar la devolución de parte o de la totalidad de la mercancía.
• Factura Recapitulativa: Posibilita agrupar en una sola factura varias operaciones realizadas en el mismo mes.

Contenido Obligatorio de la Factura

Toda factura debe incluir la siguiente información fundamental:

• Número de factura correlativo.
• Fecha de expedición.
• Identificación del que expide la factura y del destinatario.
• NIF del que emite la factura.
• Domicilio fiscal del que emite la factura y del destinatario.
• Descripción de la operación.
• Tipo o tipos impositivos aplicados.

La Factura Electrónica

Es el equivalente en formato digital de la factura tradicional. Debe cumplir con todos los requisitos del formato papel, además de garantizar:

• Integridad de contenido.
• Autenticidad de origen.

Ventajas de la Factura Electrónica

• Rapidez en la emisión y entrega.
• Reducción de costes.
• Integración con otros dispositivos electrónicos.

Medios y Documentos de Pago y Cobro

Una operación se cierra en el sentido financiero en el momento en que se efectúa el pago por parte del cliente y el cobro por la parte vendedora. Las condiciones de la operación se pactan en dos aspectos clave: plazo y forma.

Formas del Plazo de Pago

• Pago y Cobro Anticipado: El pago y el cobro se producen antes de la entrega de la mercancía o de la prestación de servicios. Su finalidad fundamental es obtener un compromiso de compra con el vendedor.
• Al Contado: El pago y cobro se producen en el mismo acto de la entrega del producto o del cumplimiento del servicio.
• Diferido: El pago y cobro se producen más tarde que la entrega de la mercancía o del servicio.

Instrumentos Específicos de Cobro y de Pago

Transferencia Bancaria

Es una forma de pago y cobro que consiste en dar las instrucciones precisas a una entidad financiera para que, en nombre propio y con cargo a la propia cuenta, retire la cantidad que se desee transferir y la abone a la persona o empresa destinataria a la cual se desee efectuar el pago.

El Cheque

Es un documento por el cual una persona ordena a una entidad bancaria que, con cargo a su cuenta, entregue una determinada cantidad de dinero a aquel que lo posea y lo presente para su cobro.

Tipos de Cheque

• Cheque al Portador: No se especifica el nombre de quién puede cobrar el cheque.
• Cheque Nominal: Es el cheque dirigido y entregado a una persona determinada.
• Cheque con Cláusula “A la Orden”: En el anverso, debe constar el nombre de la persona que cobrará el importe estipulado.
• Cheque Conformado: Al estar conformado por el banco, garantiza que cuando se vaya a cobrar ese cheque habrá fondos suficientes en la cuenta para cubrir el importe.

Pagaré y Letra de Cambio

Son títulos o documentos que se caracterizan por obligar a pagar una cantidad de dinero a la persona que se indica (o a la orden de esta), en el lugar y vencimiento indicado.

Seguimiento y Control de Cobros y Pagos

Para un control financiero eficiente, se deben cumplir las siguientes condiciones mínimas:

• Control de vencimiento.
• Facilidad de acceso.
• Contabilización automática.
• Flexibilidad.
• Adaptación.