Fundamentos de Excel: Referencias, Fórmulas SI y Tablas Dinámicas | Bases de Datos Relacionales

Conceptos Fundamentales de Microsoft Excel y Bases de Datos Relacionales

I. Referencias y Fórmulas Esenciales en Excel

Tipos de Referencias de Celda

La referencia es una parte fundamental de la hoja de cálculo que sirve para identificar cada una de las celdas, permitiendo así acceder al valor contenido en cualquiera de ellas.

• Referencia Relativa: La columna y la fila cambian automáticamente al mover o copiar la fórmula a otras celdas.
  Ejemplo: A7
• Referencia Mixta: Se fija únicamente una columna o una fila.
  Ejemplo: A$7 (Fila fija) o $A7 (Columna fija)
• Referencia Absoluta: Se fijan tanto la columna como la fila simultáneamente, impidiendo que cambien al copiar la fórmula.
  Ejemplo: $A$7

Utilidades Clave de las Funciones de Excel

Las funciones de Excel son herramientas poderosas que permiten:

• Ordenar datos fácilmente.
• Crear listas y tablas de manera eficiente.
• Filtrar grandes volúmenes de datos.

Funciones Específicas

• CONTARA(): Cuenta las celdas que contienen cualquier tipo de información (texto, números, valores lógicos, etc.).
• AÑO(): Devuelve el año de una fecha específica, independientemente del formato en que esté escrita la fecha.

Estructura de la Función Condicional SI

La función SI permite realizar una prueba lógica y devolver un valor si el resultado es verdadero y otro si es falso.

=SI(Prueba_lógica, [Valor_Si_verdadero], [Valor_si_falso])

Uso de Funciones Lógicas Anidadas (Y, O)

Una función anidada es la conjunción de varias funciones en una sola fórmula. Esto es común al incluir argumentos lógicos como Y u O dentro de la función SI.

Sintaxis con SI y Y:

=SI(Y(valor_lógico1, [valor_lógico2], ...), [Valor_si_Verdadero], [Valor_si_falso])

Sintaxis con SI y O:

=SI(O(valor_lógico1, [valor_lógico2], ...), [Valor_si_Verdadero], [Valor_si_falso])

Ejemplo práctico:

=SI(Y(A4>12, B4>1.7), "Básquetbol", "Vóleibol")

Componentes de una Tabla Dinámica

Las tablas dinámicas son herramientas esenciales para resumir y explorar datos. Se organizan en cuatro áreas principales:

• Etiquetas de Columna: Contiene los campos que se mostrarán como las columnas de la tabla dinámica.
• Etiquetas de Fila: Contiene los campos que determinan las filas de la tabla dinámica.
• Valores: Son los campos que se colocarán en las “celdas” de la tabla dinámica y que serán totalizados (sumados, contados, promediados, etc.) para cada columna y fila.
• Filtro de Informe: Los campos colocados aquí crean filtros para la tabla dinámica, permitiendo restringir la información visible en pantalla.

II. Fundamentos de Bases de Datos Relacionales (BDR)

Definición y Características de una BDR

Una base de datos relacional es un sistema donde los datos se guardan en tablas y se relacionan entre sí mediante claves. Sus características principales son:

• Se compone de varias tablas o relaciones.
• No pueden existir dos tablas con el mismo nombre dentro de la misma base de datos.
• Cada tabla tiene campos (atributos) y registros (filas).
• Cumplen con la integridad de datos.

Proceso para la Creación de una Base de Datos

Para diseñar una base de datos eficiente, se recomienda seguir los siguientes pasos:

1. Inicio y Planificación: Analizar el caso de uso para identificar la finalidad de la Base de Datos (B.D.).
2. Clasificación de la Información: Revisar la información y clasificarla para definir los campos de las tablas.
3. Diseño de Estructura: Identificar los campos clave y diseñar los tipos de datos (número, texto, fecha, etc.).
4. Fin.

Tipos de Relaciones entre Tablas

Las relaciones definen cómo se conectan los datos entre tablas, siendo cruciales para evitar la redundancia y mantener la coherencia.

Relación Uno a Varios (1:N)

Una fila de la Tabla A puede corresponderse con muchas filas de la Tabla B, pero cada fila de la Tabla B solo puede corresponderse con una única fila de la Tabla A.

Ejemplo: Una editorial publica muchos títulos, pero a cada título le corresponde solo una editorial.

Relación Uno a Uno (1:1)

Una fila de la Tabla A no puede tener más de una fila coincidente en la Tabla B, y viceversa.

Ejemplo: A un estudiante le corresponde una sola matrícula, y esa matrícula es única para ese estudiante.

Integridad Referencial

La integridad referencial es una propiedad aplicada a la base de datos para asegurar que los datos sean válidos y seguros entre tablas distintas, manteniendo la coherencia de sus relaciones. Esto generalmente se logra mediante el uso de claves foráneas.

Propósitos de los Componentes de una BDR

Cada componente de la base de datos cumple una función específica:

• Tablas: Organizar y delimitar la información que se colocará en la base de datos.
• Relaciones: Evitar la redundancia de datos y asegurar la coherencia.
• Consultas: Obtener información específica capturada en las tablas.
• Informes: Detectar y presentar los datos de manera estructurada para su impresión o visualización.