Fundamentos y Etapas Clave del Proceso de Administración Empresarial

Fundamentos de la Administración

El Propósito de la Administración

La Administración Racional consiste en la creación de empresas que sean verdaderas fuentes de atención de las necesidades humanas.

El Proceso Administrativo: Conceptos Clave

Definiciones Fundamentales

• Proceso: Es la serie de sucesos o hechos realizados en un lugar en un lapso determinado y que tienen fines identificables.
• Procedimiento: Es la sucesión de pasos realizados para obtener un resultado específico, por lo cual se definen en este todos los detalles de cada paso que se debe seguir.

Fases del Proceso

El Proceso Técnico

1. Planeación
2. Organización
3. Ejecución
4. Control

El Proceso Administrativo Detallado

1. Planeación

Consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo.

Elementos de la Planeación

1. Objetivos: Conjunto de una meta, más la acción correspondiente para conseguirla y el tiempo en que se debe lograr.
2. Políticas: Normas que orientan las acciones gerenciales. Su importancia radica en la orientación que proporcionan a la administración para conquistar el objetivo dentro de los límites de la planeación.
3. Programas: Son listas o gráficas que muestran la interrelación de los recursos humanos, físicos y técnicos, enlazados con el tiempo. Proporcionan la línea de conducta para alcanzar el objetivo.
4. Presupuestos: Se elaboran con base en los programas resultantes de la planeación y se pueden indicar en diferentes unidades (moneda, cantidad de material, etc.).

2. Organización

Es estructurar, dar forma e interrelacionar las partes de un complejo previamente planeado, disponiendo los recursos de la empresa de tal forma que esta pueda funcionar según lo previsto en la planeación.

Elementos de la Organización

1. Puestos: Realizar un análisis de puestos para saber no solo las labores que le corresponden a cada uno de ellos, sino su descripción genérica, el grado de habilidad, esfuerzo, responsabilidad y las condiciones de dichos puestos.
2. Recursos Humanos (Hombres): Obtener la descripción idónea, la cual será utilizada durante la selección de personal.
3. Autoridad: Facultad de conseguir la acción de terceros.
   • Autoridad Formal: Proporcionada por la empresa.
   • Autoridad Informal: Proporcionada por sus subordinados.
   • Autoridad Técnica: Proporcionada por sus conocimientos.
4. Responsabilidad: Obligación que tiene una persona de responder ante sus superiores por su actuación durante el desempeño de sus labores.

3. Integración

Consiste en definir qué personas deben ocupar cada puesto y capacitarse para obtener recursos humanos calificados.

Fases de la Integración

1. Selección: Análisis de personal respecto al manual de descripción de puestos.
2. Orientación o Inducción: Saber cómo y qué realiza la empresa.
3. Adiestramiento: Capacitación del personal.
4. Desarrollo: Programa que permite el desarrollo del personal para ocupar puestos de niveles superiores.

4. Ejecución (Dirección)

Acción del administrativo para que sus subordinados se propongan alcanzar los objetivos establecidos en la planeación.

Elementos de la Ejecución

1. Motivación: La característica más valiosa de un dirigente es que posea atributos para crear en sus subordinados una motivación que los impulse con gusto a la acción.
   1. Necesidades Físicas
   2. Necesidades Psíquicas
2. Comunicación: La capacidad de una persona para transmitir sus sentimientos e ideas a otras.
3. Dirección: Es mostrar el camino para llegar a algún punto.
4. Coordinación: Es lograr que los esfuerzos del grupo estén sincronizados y sean adecuados en tiempo, cantidad y dirección.
5. Control: Es la comprobación de que las personas y los recursos físicos y técnicos estén llevando a cabo lo planeado.

El Manual de Administración

Documento donde reunimos las características provechosas que deben existir y desarrollarse en nuestra empresa.

Pasos para la Elaboración del Manual

1. Crear una pequeña oficina de organización y métodos.
2. Planear la estructura del manual de administración.
3. Recolectar información existente.
4. Analizar la información y establecer prioridades.
5. Elaborar la parte del manual con mayor prioridad.
6. Recabar autorización y enviar a usuarios.
7. Adiestrar en el uso al personal usuario.
8. Vigilar cualquier cambio que se suscite en el manual para actualizar su contenido.

ISO 9000 y la Administración de la Calidad

La serie ISO 9000 establece estándares internacionales relevantes para la gestión y el manual administrativo:

• ISO 9000: Normas de aseguramiento y administración de la calidad.
• ISO 9001, 9002, 9003: Sistemas de calidad.
• ISO 9004: Elementos de administración y sistemas de calidad; lineamientos.