Fundamentos de la Estructura Organizacional: Principios, Herramientas y Definiciones Clave

Principios Organizacionales

Estos principios rigen la correcta conformación y funcionamiento de la estructura de una organización:

1. Unidad de Objetivo: La estructura se considera un conjunto, y cada una de sus partes colabora para el desarrollo integral de los objetivos propuestos por la organización.
2. Eficacia: El cumplimiento del objetivo debe alcanzarse con los mínimos costos posibles.
3. Especialización: Se debe llevar a cabo la división y el agrupamiento de aquellas tareas que son comunes entre ellas.
4. Definición Funcional: Cada puesto dentro de la organización debe estar claramente definido.
5. Autoridad: La línea de autoridad y jerarquía debe estar claramente definida.
6. Responsabilidad: Cada miembro de la organización debe asumir la responsabilidad en cada una de las tareas que desarrolla y, en caso de que delegue las tareas, debe mantener la responsabilidad final.
7. Paridad: La responsabilidad exigida debe ser equivalente a la autoridad asumida.
8. Unidad de Mando: Cada subordinado debe responder órdenes de un solo jefe.
9. Delegación: Asignar a otra persona parte o la totalidad de una actividad.
10. Esfera de Control: Cada puesto jerárquico debe tener establecido el número de subordinados que tiene, de lo contrario, se pierde el control.
11. Economía de Niveles: La cadena de mando debe ser lo más corta posible.
12. Flexibilidad: Toda organización debe estar preparada para adaptarse a los cambios, ya sean internos o externos.
13. Coordinación: Debe haber un máximo nivel de coordinación, ya sea entre los puestos, entre los cargos y entre los niveles inferiores.
14. Equilibrio: Debe existir un alto nivel de equilibrio entre las distintas áreas que conforman la organización.
15. Continuidad: Día tras día, todos los niveles deben procurar que la organización perdure en el tiempo.

Herramientas de Representación Estructural

Organigrama

Definición: Representación gráfica de la estructura organizativa.

Funciones del Organigrama

• Ofrecer de forma inmediata una versión resumida de los distintos puestos de trabajo.
• Permitir observar la articulación que existe entre los puestos de trabajo.
• Brindar una visión definida de la conexión que existe entre ellos.
• Evidenciar defectos en distintos sectores.
• Permitir observar superposiciones de cargos.

Cuando una organización debe confeccionar un organigrama, se reúne una comisión y elabora un listado de los puestos de trabajo.

Cursogramas

Definición: Representación gráfica del recorrido que la información realiza dentro del ámbito de actuación en una organización o empresa.

Todo cursograma se confecciona a través de simbología, lo que permite que el proceso sea sencillo, preciso y, fundamentalmente, con poder de síntesis.

Manuales Organizacionales

Los manuales son documentos esenciales para la estandarización de procesos.

Ventajas

• Elemento de información sobre las prácticas generales y particulares de la organización.
• Facilita la normalización de las actividades.
• Evita discusiones por superposiciones de tareas.

Desventajas

• Son de fácil desactualización.
• Son muy poco flexibles.
• Sistematizan solamente los aspectos formales.

Criterios para Confeccionar un Manual

• Se debe actuar con flexibilidad.
• Su redacción debe ser clara y sencilla.
• Su redacción debe guardar contenidos reales.

Tipos de Manuales

• Organización
• Políticas
• Especialistas
• Funciones
• Normas y procedimientos

Comité

El comité es un cuerpo colegiado utilizado para la toma de decisiones o la coordinación.

Ventajas

• Equilibrio de opiniones diferentes.
• Evita delegar la autoridad en una sola persona.
• Coordina información extraída de toda la empresa u organización.

Desventajas

• La responsabilidad está dividida.
• Hay posibilidades de no encontrar acuerdo.

Tipos de Comités

• Formales
• Informales