Fundamentos de la Estructura Organizacional: Organigramas, Tipos y Principios de Gestión Empresarial

Organigramas: Concepto y Utilidad

Los organigramas son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización.

Información y Propósito

Un organigrama facilita el conocimiento y la comprensión de la estructura. Es una fuente institucional de consulta que proporciona la siguiente información:

• Visión formal: Muestra la estructura oficial de la empresa.
• Nombres de los puestos y sus códigos o números.
• Muestra la departamentalización.
• Define los niveles de jerarquía.

Clasificación de los Organigramas

Por su Naturaleza

• Microadministrativos: Representan una sola organización (ej. Walmart).
• Macroadministrativos: Involucran a más de una organización (ej. Fiesta Americana).
• Mesoadministrativos: Incluyen una o más organizaciones de un mismo sector de actividad (ej. Semper Altius).

Por su Ámbito

• Generales: Muestran toda la estructura jerárquica de la organización, según su magnitud y características.
• Específicos: Se centran en una sola área o departamento de la empresa.

Por su Contenido

• Integrales: Representan la estructura de forma global (ej. Dirección 1.1, 1.2).
• Funcionales: Muestran las principales funciones asignadas a cada unidad (ej. Finanzas: formular el programa anual de financiación).

Por su Representación Gráfica

• Verticales: La jerarquía se representa de arriba hacia abajo.
• Horizontales: La jerarquía se representa de izquierda a derecha.
• Circulares: La jerarquía se representa en círculos concéntricos, donde el centro es la máxima autoridad.
• Mixtos: Combinaciones de representaciones verticales y horizontales.

Tipos de Estructura Organizacional

Las estructuras definen cómo se dividen, agrupan y coordinan formalmente las tareas de trabajo.

• Lineal: Es la más simple y antigua. Se caracteriza por una estructura vertical y una clara línea de autoridad (tiene un director o jefe único).
• Funcional: La autoridad se basa en la especialización. Los empleados dependen de varios jefes, cada uno experto en un área específica (ej. Marketing, Finanzas).
• Línea-Staff: Combina la estructura lineal (autoridad directa) con unidades de apoyo o asesoramiento (staff) que brindan soporte especializado a cualquier directivo.

Principios Fundamentales de la Organización

1. División del Trabajo

Consiste en dividir las tareas complejas entre los trabajadores para lograr una mayor eficiencia.

• Permite que cada persona se especialice en lo que hace.
• Fomenta la comprensión de las tareas de las tareas de los demás.
• Beneficio: Mejora la eficiencia.
• Riesgo: Exagerarla puede causar monotonía y la pérdida de la visión general de la organización.

2. Departamentalización

Proceso de agrupar actividades similares en unidades o departamentos para que cada uno pueda realizar sus funciones eficientemente.

El proceso de departamentalización sigue una serie de acciones:

1. Listar todas las funciones.
2. Clasificarlas.
3. Agruparlas según su orden jerárquico.
4. Asignar actividades a cada área agrupada.
5. Especificar relaciones y responsabilidades.
6. Establecer comunicación efectiva entre departamentos.

El tamaño, la exigencia y el tipo de organización deben relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas del organismo.

3. Jerarquización

Organizar a las personas según su importancia o nivel de autoridad dentro de la empresa.

4. Línea de Mando o Autoridad

El mando recae en una sola persona que toma las decisiones y tiene la principal responsabilidad de dirigir.

5. Unidad de Mando

Principio que establece que un empleado solo debe recibir órdenes de un único superior. Sirve para evitar confusiones sobre a quién debe obedecer el empleado. Aunque parece claro, en la práctica, el empleado a veces se confunde sobre a quién debe seguir.

6. Autoridad

Grado de poder formal que tienen las personas en la estructura organizacional para tomar decisiones y dar órdenes.

7. Tramo de Control

Define el número de personas que un jefe debe supervisar directamente. Se sugiere un máximo de seis subordinados por supervisor para una gestión efectiva.

8. Responsabilidad

Compromiso u obligación que tiene un empleado para llevar a cabo las tareas asignadas por su superior.