Fundamentos de la Estructura Organizacional y el Uso de Organigramas

¿Qué es la Organización?

1. Como entidad: Una organización es un sistema cuya estructura está diseñada para que los recursos humanos, financieros, físicos, de información y otros, trabajen de forma coordinada, ordenada y regulada por un conjunto de normas para lograr determinados fines.
2. Como actividad: La organización es el acto de coordinar, disponer y ordenar los recursos disponibles (humanos, financieros, físicos y otros) y las actividades necesarias, de tal manera que se logren los fines propuestos.

Organización Formal

Es el modo de agrupamiento social que se establece de forma elaborada con el propósito de establecer un objetivo específico. Se caracteriza por las reglas, procedimientos y estructura jerárquica que ordenan las relaciones entre sus miembros; se representa gráficamente en el organigrama.

Organización Informal

Son las relaciones sociales que surgen de forma espontánea entre el personal de una empresa. La organización informal es un complemento a la formal, siempre que los directivos sepan y puedan controlarla con habilidad.

El Organigrama

• Es la representación gráfica de la estructura organizacional de la empresa, donde se especifican las líneas de mando y las relaciones formales entre sectores y los niveles jerárquicos. Sirve para visualizar las relaciones entre sectores y titulares de cargo.
• Debe reflejar la verdadera estructura y mantenerse siempre actualizado.

Tipos de Organigrama

De acuerdo con su diseño

• Vertical: Es una sucesión vertical con líneas verticales; la jerarquía se ubica en la parte superior.
• Horizontal: Presenta líneas horizontales de izquierda a derecha.
• Circular: Se presenta en forma de círculos concéntricos que representan niveles de autoridad en el centro; la jerarquía disminuye hacia la periferia.

De acuerdo a su contenido

1. Estructural: Representa la división del trabajo en sectores y muestra las relaciones formales entre niveles.
2. Distribución de puestos: Muestra los cargos con la calidad y cantidad de Recursos Humanos (RRHH); ayuda a individualizar la formación que requiere cada puesto.
3. Funcional: Describe las principales funciones de cada sector; permite visualizar las tareas primordiales y determinar los recursos financieros.

Ventajas y Desventajas de contar con un Organigrama

Ventajas

1. Permite conocer la estructura formal de la entidad.
2. Facilita identificar los sectores que generan información para la organización.
3. Ayuda a descubrir anomalías (exceso de niveles, subordinación múltiple, duplicación de sectores, exceso o falta de control).
4. Permite conocer el lugar de trabajo exacto en la organización.
5. Ayuda a visualizar los sectores clave que generan información relevante.

Desventajas

1. Muestra solo las relaciones formales, ignorando las informales.
2. Si no se actualizan, pierden toda su utilidad práctica.
3. Puede determinar inflexibilidad, haciendo difícil la adaptación a los cambios del entorno.

Pautas establecidas para el diseño de Organigramas

1. Uso de rectángulos, donde se escriben los nombres de los sectores.
2. Empleo de líneas verticales y horizontales (continuas y discontinuas) de relación.
3. Debe ser simple y sencillo, representando fielmente las áreas y sus relaciones.
4. Pueden ser de carácter general o sectorial.
5. Las líneas de mando y los cuadros principales pueden ser presentados con trazos más gruesos.
6. Las asesorías siempre irán al lado de su autoridad correspondiente.
7. Los sectores de especialidad deben ir debajo de la autoridad.
8. Las asesorías externas se representan con líneas discontinuas.
9. Los proyectos se muestran con rectángulos de líneas discontinuas.
10. Los cargos de vicepresidencia o similares deben ser ubicados debajo o al lado del titular.