Fundamentos de la Estructura Organizacional: Factores, Etapas y Tipología de Poder

ORGANIZACIÓN: CONCEPTOS Y FACTORES CLAVE

La Organización consiste en determinar las funciones necesarias para lograr el objetivo, estableciendo autoridades y asignando responsabilidad a las personas a cargo de estas funciones. Involucra tanto elementos humanos como materiales.

Fundamento Esencial de la Organización

Se manifiesta el principio de la División del Trabajo. Esto explica que las empresas crecen hacia abajo (jerarquía) y difícilmente hacia el lado (expansión horizontal sin estructura).

Factores Determinantes de la Estructura Organizativa

• Estrategia: La planificación determina los objetivos. La estrategia va cambiando en el entorno dinámico, por lo tanto, la organización debe adaptarse a las metas cambiantes.
• Tecnología: Juega un rol destacado en la definición de la estructura organizativa.
• Estabilidad: Aporta mayor solidez a la organización, haciéndola menos permeable y variable.
• Desarrollo Organizacional (DO): Se preocupa de conocer las ciencias de la conducta humana para afrontar de mejor forma el estado de cambio y vencer la natural resistencia que provoca en las personas y en los grupos interactuantes.

ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN

Para establecer una estructura eficiente, se deben seguir las siguientes fases:

1. Determinación del Objetivo: Antes de organizar, se necesita saber para qué hacerlo. El plan constituye un paso necesario y previo a la organización.
2. División del Trabajo Global en Operaciones Parciales: El plan nos lleva a formular un conjunto de actividades necesarias para cumplir los objetivos. Estas deben estar descritas con detalle y desglosadas en operaciones.
3. Agrupación de las Operaciones Parciales en Unidades Administrativas: Se realiza la departamentalización con el fin de lograr mayor coordinación, especialización, mejorar las relaciones humanas, facilitar el control y disminuir costos.
4. Determinar Obligaciones y Responsabilidades: Especificar cargos, deberes y responsabilidades de las personas.
5. Asignación del Personal: Selección del personal adecuado que cumpla con los requisitos para su cargo.
6. Delegación de Autoridad: Al personal asignado se le entrega la autoridad necesaria para que desempeñe sus funciones.

ORGANIZACIÓN FORMAL Y CONCEPTOS ASOCIADOS

La organización formal se apoya en una serie de herramientas y conceptos esenciales:

• Organigrama: Representación gráfica de las relaciones entre los cargos de la organización.
• Responsabilidad: Concepto ligado a la autoridad. Es la acción de responder o rendir cuentas por la ejecución de una tarea.
• Poder: Especie de autoridad ganada o adquirida, ya sea por la especialización o por características personales.
• Comités: Agrupaciones formales de personas que ocupan determinados cargos, los cuales se reúnen para discutir materias específicas.
• Estructura Organizativa: Funciones ambientales manifestadas en unidades y cargos.

Tipología de Poder en la Gestión Empresarial

El poder que ejerce un supervisor o jefe puede clasificarse según su origen:

1. Poder de Recompensa: Es el que inspira el jefe por su capacidad de otorgar recompensas al empleado por su desempeño.
2. Poder Coercitivo: La posibilidad de administrar castigos o recompensas negativas confiere al supervisor esta fuente de poder.
3. (Nota: El número 3 fue omitido en el documento original.)
4. Poder Referencial: Es informal y es dado por el atractivo personal que emana el supervisor.
5. Poder de Experto: Es el poder que surge de los conocimientos, preparación y especialidad del jefe en la materia propia del ámbito de su cargo.

PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DE ORGANIZACIÓN

Estos principios aseguran la eficiencia y claridad en la estructura:

1. División del Trabajo: Dividir el trabajo y asignarlo a las personas más capaces.
2. Jerarquía: Implica varios subprincipios:
   1. Cadena de Mando: Las órdenes de supervisión deben recorrer secuencialmente cada eslabón de la cadena.
   2. Unidad de Mando: Tener solo un jefe para evitar conflictos.
   3. Ámbito de Control: Controlar las actividades y necesidades que la organización ha puesto bajo su responsabilidad.
3. Descentralización de Autoridad: Ocurre cuando un ejecutivo delega parte de su autoridad, pero conserva la responsabilidad final.
4. Uso de Staff: Cargos de línea que disponen de asesores (staff) con el fin de mejorar los resultados en su trabajo.

PROBLEMAS COMUNES EN LA ORGANIZACIÓN

Una estructura mal diseñada o gestionada puede generar los siguientes inconvenientes:

1. Excesiva Centralización: Centralización de autoridad y de estructura que no permite muchas variaciones ni adaptaciones.
2. Descentralización Exagerada: Dificulta el control y el reconocimiento de responsabilidades.
3. Duplicación de Tareas: Se puede dar por una mala definición de los cargos.
4. Áreas de Nadie: Incompleta definición de cargos o la tendencia a asignar el “trabajo sucio” sin responsabilidad clara.
5. Dualidad de Mando o Dirección: Tener más de un jefe o saltarse eslabones en la cadena de mando.
6. Cargos Ambiguos: Algunas empresas se preocupan de organizar una sola vez sin cambiar, sin importar los cambios del entorno.
7. Afán de Pertenencia: La actitud de que “la empresa es mía y hago lo que quiero”.
8. Descentralización Simulada: Con el propósito de aislar una parte de la empresa para evaluar su comportamiento, pero sin otorgar autonomía real.